Marysia Janik
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. Do tego czasu podatnicy korzystają z niego na zasadzie dobrowolności. Platforma, którą udostępnił rząd, służy do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych zgodnych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Są jednak dokumenty związane ze sprzedażą, których nie da się przygotować za pomocą KSeF.
Spis treści
ukryj
Noty korygujące
Specyfika not korygujących wyklucza przygotowywanie ich w postaci ustrukturyzowanej, z tego też względu nie ma opcji wystawiania ich i przesyłania za pośrednictwem KSeF. Specyfika ta wynika z tego, że jest obowiązkowe zaakceptowanie noty korygującej przez wystawcę faktury, której dotyczy korekta. Nie oznacza to wcale, że wdrożenie KSeF uniemożliwi wystawianie not korygujących – można tego dokonywać poza tą platformą na dotychczasowych zasadach.
Duplikaty faktur
Kolejną grupą dokumentów związanych ze sprzedażą, których nie wystawia się i nie przesyła poprzez KSeF, są duplikaty faktur. Jak informuje resort finansów, wystawianie duplikatów do faktur ustrukturyzowanych nie jest konieczne. Każda ustrukturyzowana faktura będzie przechowywana w systemie przez 10 lat. Nie ma opcji zniszczenia jej czy zgubienia, jak miewa to miejsce w przypadku faktur papierowych.
Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej
Dane, jakie obligatoryjnie musi zawierać faktura ustrukturyzowana, wymienione są w art. 106e ustawy o VAT. Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej to takie dokumenty, w których przypadku zakres danych jest węższy, niż ma to miejsce przy fakturach ustrukturyzowanych. W odniesieniu do niektórych z nich nie ma obowiązku uwzględniania numeru NIP sprzedawcy czy danych, dzięki którym możliwa jest jednoznaczna identyfikacja nabywcy. Wykazu tych faktur należy szukać w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. Na tej liście znajdują się m.in. faktury, które dokumentują:
- dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT,
- przejazdy autostradami płatnymi lub przejazdy na dowolną odległość, jakie są wystawiane w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.
Znając wzór faktury ustrukturyzowanej, da się jednoznacznie ustalić, czy podatnik będzie miał możliwość wystawienia faktury przy użyciu KSeF.
Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej
Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej również nie są objęte Krajowym Systemem e-Faktur. Co więcej, podatnicy muszą pamiętać o tym, że wystawiać faktury w taki właśnie sposób będzie można wyłącznie do końca 2024 r.
Faktury VAT RR
Faktura VAT RR jest fakturą, która dokumentuje nabycie produktów rolnych przez czynnego podatnika VAT od dostawcy będącego rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Do 30 czerwca 2024 r. nie ma opcji wystawiania tych faktur za pomocą KSeF.
Faktury pro forma
Faktury pro forma stanowią podstawę do zapłaty. W obrocie gospodarczym stosuje się ją jako dokument, który określa kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru czy usługę. W ten sposób dostawca może też poinformować kontrahenta o wymaganej od niego kwocie zaliczki. Tego typu faktury nie są objęte KSeF.
Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF)
Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych funkcjonują w ramach Platformy Elektronicznego Fakturowania. Są zatem niezależne od faktury ustrukturyzowanych wystawianych przy użyciu KSeF. Tak też wynika z ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Oczywiście faktury do zamówień publicznych muszą posiadać stosowny format, w związku z czym również są fakturami ustrukturyzowanymi. Do ich obsługiwania służy po prostu inna platforma.
Załączniki do faktur ustrukturyzowanych
W omawianym kontekście wypada wspomnieć także o załącznikach do faktur ustrukturyzowanych. Nie jest możliwe dołączanie ich do faktur ustrukturyzowanych, niemniej można je przekazywać poza KSeF. Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby w treści faktury znalazły się do nich linki.
Wypada podkreślić, że przedstawione powyżej informacje Ministerstwo Finansów zamieściło w specjalnej broszurze na czas korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na zasadzie dobrowolności. Zadaniem tej broszury jest pomóc podatnikom zrozumieć działanie KSeF – nie jest ona objaśnieniem podatkowym oraz nie posiada mocy prawnej. Szczegółowe i ostateczne informacje odnoszące się do funkcjonowania KSeF będą zapewne znane w niedalekiej przyszłości – prace nad koncepcją platformy nadal trwają.
