W jakich przypadkach stosowanie KSeF nie będzie konieczne?

Wdrożenie KSeF – czyli Krajowego Systemu e-Faktur – jest co do zasady obowiązkowe, co wynika ze znowelizowanej ustawy o VAT oraz z paru innych ustaw. Niemniej ustawodawca przewidział wyjątki od tej zasady i wyszczególnił sytuacje, gdy stosowanie KSeF nie jest konieczne.

Sposoby fakturowania – co obowiązuje w tym zakresie?

Obecnie funkcjonują w Polsce trzy sposoby fakturowania. Są one od siebie niezależne. Mowa tutaj o fakturowaniu:

• papierowym,
• „zwykłym” elektronicznym,
• elektronicznym ustrukturyzowanym za pośrednictwem KSeF.

Te metody fakturowania będą obowiązywać jeszcze do końca czerwca 2024 r. Aktualnie podatnik ma prawo do łączenia ze sobą różnych sposobów wystawiania faktur – przepisy nie narzucają mu odgórnie jednego konkretnego rozwiązania w odniesieniu do wszystkich faktur. Jednakże taki stan rzeczy ulegnie zmianie, począwszy od 1 lipca 2024 r.

Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Wystawianie faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obligatoryjne od 1 lipca 2024 r. Nieco na czasie zyskają podatnicy, którzy:

• są zwolnieni z VAT,
• do wystawiania faktur stosują kasy rejestrujące,
• wystawiają faktury uproszczone.

W ich przypadku stosowanie KSeF stanie się obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r. Do końca 2024 r. mogą oni za zasadzie dobrowolności wystawiać faktury ustrukturyzowane – z wyjątkiem paragonów fiskalnych, które są uznawane za faktury. Jeśli natomiast chodzi o faktury wystawiane za pomocą kas rejestrujących, to  od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. będą ujmowane w ewidencji VAT w tym okresie rozliczeniowym, w którym je wystawiono. Nie zwiększą one ani wartości sprzedaży, ani podatku należnego za okres, w którym ujęto je w ewidencji VAT – tak zresztą jest obecnie i nic się w tym temacie do końca 2024 r. nie zmieni.

Faktury poza KSeF – które z nich będzie można wystawiać w dowolnej formie?

Ustawodawca wyróżnił pięć przypadków, kiedy będzie możliwe wystawianie faktur poza KSeF w dowolnej formie. Dotyczą one faktur:

1. Wystawianych przez podatnika, który nie posiada siedziby firmy ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Przy tej okazji trzeba jednak wspomnieć o kilku istotnych sprawach. Jeżeli wspomniany powyżej podatnik będzie świadczył swoje usługi na terenie Polski, wówczas nabywca

– posiadający siedzibę na terenie kraju oraz

– przejmujący obowiązek wystawienia faktury z tytuły tej usługi w porozumieniu z usługodawcą

będzie musiał rozliczać wynikający z tego podatek, a także wystawiać faktury – również ustrukturyzowane – przy pomocy KSeF. Podmioty zagraniczne będą mogły korzystać ze specjalnej metody uwierzytelnienia w KSeF, w związku z czym nie będzie problemu z wystawieniem w imieniu sprzedawcy faktury ustrukturyzowanej. Oprócz tego da się też „odfiltrować” faktury wystawione w ramach samofakturowania bez uprzedniego pobierania wszystkich faktur.

• Wystawianych przez podatnika, który:

– nie posiada siedziby działalności na terytorium Polski,

– posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie kraju, ale miejsce te nie bierze udziału w dostawie towarów lub świadczeniu usług będących przedmiotem faktury.

• Wystawianych przez podatnika, który korzysta z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach.

• Wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

• Uproszczonych, o ile są uznane za takowe według rozporządzenia wykonawczego.

Oczywiście wystawienie faktury poza KSeF nie zwalnia podatnika z obowiązku zachowania jej w dokumentacji. Podmiot, który w Polsce nie posiada ani swojej siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności, powinien uzgodnić z nabywcą, jaka forma przekazania faktury będzie w danej sytuacji najlepszym rozwiązaniem.

Dostarczanie faktur osobom prywatnym i podmiotom zagranicznym

Rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT określi sposób oznaczania faktur elektronicznych dostarczanych osobom prywatnym. W momencie wizualizacji faktura zostanie opatrzona kodem weryfikacyjnym, ale nabywca będzie miał prawo zwolnić podatnika z tego obowiązku. Po zeskanowaniu QR kody nabywca będzie mógł szybciej zweryfikować fakturę pod kątem zgodności z KSeF zawartych w niej danych.

Co się z kolei tyczy faktur dostarczanych podmiotom zagranicznym, to polscy podatnicy VAT wystawiający takie dokumenty na rzecz podmiotów zagranicznych będą zobligowani do korzystania z KSeF. Niemniej ustawodawca dopuszcza możliwość dostarczania tych faktur poza KSeF. Obowiązkiem polskiego podatnika będzie oznaczenie faktury ustrukturyzowanej kodem QR, jeżeli:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju albo terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej znajduje na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Z kolei w sytuacji, kiedy polski podatnik upoważni do wystawiania faktur podmiot spoza terytorium kraju, podmiot ten będzie musiał korzystać z KSeF.