Marysia Janik
Od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawianie faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur stanie się faktem. KSeF powstał on po to, aby ułatwić oraz uporządkować kwestie związane z wystawianiem, przechowywaniem i udostępnianiem faktur elektronicznych. W tym kontekście pojawia się sporo pytań, m.in. o sposób postępowania w razie awarii systemu.
Jak ustalić datę wystawienia faktury w KSeF?
Jak wynika ze znowelizowanej ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za wystawioną w tym dniu, w którym została przesłana do KSeF. Jest to równoznaczne z tym że data wygenerowania faktury wcale nie musi być jednoznaczna z datą jej wystawienia. Podatnicy powinni ponadto pamiętać o tym, że: po pierwsze – od 1 lipca 2024 r. faktura niewystawiona w KSeF nie będzie stanowić dowodu księgowego, po drugie – faktura odrzucona przez system nie będzie uznana za wystawioną. Wystawienie faktury przesłanej do KSeF musi zostać potwierdzone wystawionym przez KSeF Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru. Co więcej, każda faktura ustrukturyzowana wystawiona za pomocą KSeF wymaga zaakceptowania jej przez odbiorcę, co powinno się odbyć poza systemem. Na wystawienie faktury podatnik ma termin do 15 dni miesiąca, jaki następuje po miesiącu, w którym wykonana została dostawy towaru, usługa lub otrzymano zaliczkę z tytułu danej transakcji.
Awaria KSeF – co to oznacza?
Poprzez określenie takie jak awaria KSeF należy rozumieć sytuację, kiedy system nie jest w stanie zapewnić korzystającym z niego podatnikom dostępu do przechowywanych w nim i udostępnianych za jego pośrednictwem danych. Przyczyny awarii KSeF mogą być różne, niemniej do tych najczęstszych zaliczają się: awaria serwera, awaria oprogramowania obsługiwanego przez system, utrudnienia po stronie dostawcy usług telekomunikacyjnych oraz ataki hakerów. Uwaga: informacja o awarii KSeF oraz o jej zakończeniu musi pojawić się w Biuletynie Informacji Publicznej. Za jej opublikowanie odpowiada Minister Finansów. W takiej sytuacji podatnik ma prawo wystawić fakturę poza KSeF, nie zapominając o odpowiednim jej formacie – musi być to XML, a także o oznaczeniu jej kodem QR. Co się tyczy sposobu przekazania tak wystawionej faktury do nabywcy, to strony transakcji powinny tę kwestię ustalić między sobą. Jeśli pojawi się konieczność skorygowania faktury, to można to uczynić dopiero po usunięciu awarii systemu.
Czym jest niedostępność systemu? Co robić, gdy KSeF jest niedostępny?
Niedostępność Krajowego Systemu e-faktur wynika przeważnie z prac serwisowych, które przeprowadza resort finansów. Jak stanowi art. 106nh ust. 3 ustawy o VAT, sposób postępowania przez podatnika i nabywcę jest w razie niedostępności KSeF jest taki sam, jak w przypadku awarii systemu. Faktura musi mieć format XML i oznaczenie w postaci kodu QR.
Czy brak dostępu do KSeF może wynikać z winy podatnika?
Brak dostępu do KSeF może być także efektem trudności, jakie wystąpiły po stronie podatnika. Awaria komputera z zainstalowanym oprogramowaniem do obsługi KSeF czy awaria internetu to w omawianym kontekście główne powody. Oprócz tego wspomnieć trzeba o kłopotach ze skonfigurowaniem systemu i innych przyczynach natury technicznej oraz o braku podpisu zaufanego lub kwalifikowanego. Ustawodawca przewidział jednak i takie sytuacje. Dozwolone jest wtedy wystawienie faktury poza KSeF, przy czym musi ona spełniać wymogi obowiązujące w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych, włącznie z podpisem kwalifikowanym lub zaufanym i kodem QR.
Kiedy należy wysłać fakturę do KSeF w razie awarii?
W opisanych powyżej okolicznościach ustawodawca przewidział trzy terminy dostarczenia faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, a mianowicie:
- w wypadku awarii systemu krajowego wystawiona faktura powinna zostać wysłana do KSeF w przeciągu 7 dni,
- w razie niedostępności systemu czas na przesłanie do niego faktury to 1 dzień po ustąpieniu niedostępności,
- w przypadku problemu technicznego, jaki pojawił się po stronie podatnika, termin na wysłanie faktury do KSeF to 1 dzień po ustąpieniu danego problemu.
Jeżeli dojdzie do awarii KSeF lub niedostępności systemu niewynikających z winy podatnika, warto trzymać rękę na pulsie i na bieżąco odwiedzać Biuletyn Informacji Publicznej, gdzie będą zamieszczane stosowne komunikaty. Podatnicy nie muszą się martwić o to, czy w przedstawionych przypadkach faktury nie będą mieć mocy prawnej – zostanie ona w pełni zachowana. Ministerstwo Finansów zakłada, że KSeF będzie działać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku. Niemniej w razie awarii systemu przewidziana jest refundacja z tego tytułu. Resort zapewnia, iż jest całkowicie przygotowany na przyjmowanie i archiwizowanie dużej ilości faktur.
W tym miejscu wypada przypomnieć, że do 1 lipca 2024 r. podatnicy korzystają z KSeF na zasadzie dobrowolności – wdrożenie systemu w firmie nie jest póki co obligatoryjne. Do tego czasu podatnicy mają prawo wystawiać faktury poza Krajowym System e-Faktur na takich zasadach, jakie aktualnie obowiązują.
