Magdalena Pytlas
Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca wystawia pracownikowi, którego umowa o pracę wygasła lub została rozwiązana. Kiedy konieczne jest jego wręczenie? Co musi zawierać świadectwo pracy i dlaczego jest ono potrzebne?
Świadectwo pracy — co to dokładnie za dokument?
Świadectwo pracy to dokument obowiązkowy, który musi zostać wystawiony przez pracodawcę po zakończeniu stosunku pracy z danym pracownikiem. Jego kształt regulowany jest przez przepisy Kodeksu pracy, a także rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Co musi zawierać świadectwo pracy?
Aby dokument został uznany przez innego pracodawcę za świadectwo pracy, musi zawierać informacje dotyczące wielu kwestii związanych z zatrudnieniem. Są to dane konieczne do wyliczenia uprawnień pracowniczych wynikających np. ze stażu pracy czy też uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Na świadectwie pracy muszą więc znaleźć się takie dane jak:
- liczba dni urlopu wypoczynkowego wykorzystana przez pracownika w trakcie roku kalendarzowego, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy,
- wykorzystanie urlopu ojcowskiego i podstawa prawna jego udzielenia,
- wykorzystanie urlopu wychowawczego i podstawa prawna jego udzielenia,
- wykorzystanie urlopu rodzicielskiego i podstawa prawna jego udzielenia,
- okres korzystania z urlopu bezpłatnego wraz z podstawą prawną jego udzielenia,
- wykorzystanie dodatkowego urlopu, bądź innego świadczenia, czy też uprawnienia przewidzianego w przepisach prawa pracy,
- okres odbytej czynnej służby wojskowej bądź form zastępczych,
- okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy),
- okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia, które są uwzględnianie przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
- wykonywanie pracy tymczasowej, jeśli miała miejsce wraz z wyszczególnieniem podmiotu, dla którego realizowane były zadania oraz okres jej trwania,
- inne informacje zamieszczane na żądanie pracownika.
Poza tym w dokumencie trzeba umieścić okres zatrudnienia pracownika, wymiar jego czasu pracy, rodzaj wraz z zajmowanym stanowiskiem oraz tryb i podstawę prawną wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy.
Kiedy należy wystawić świadectwo pracy?
Obecnie obowiązujące przepisy stanowią, że świadectwo pracy musi zostać wydane pracownikowi najpóźniej w ostatnim dniu stosunku pracy. Na przykład w razie istnienia okresu wypowiedzenia, dokument wystawia się dopiero w trakcie trwania jego ostatniego dnia. Jeśli umowa rozwiązywana jest ze skutkiem natychmiastowym, świadectwo pracy należy z kolei wystawić wraz z oświadczeniem o rozwiązaniu omowy o pracę. Co ważne pracownik nie musi w żadnym stopniu upominać się o otrzymanie świadectwa pracy. Przygotowanie go oraz wręczenie to w pełni obowiązek pracodawcy.
Istnieją sytuacje, gdy świadectwo pracy może trafić do pracownika później niż w ostatni dzień stosunku pracy. Dzieje się tak wtedy, gdy nie ma możliwości osobistego przekazania dokumentu. Wtedy świadectwo pracy może zostać wysłane tradycyjną pocztą na adres zamieszkania pracownika. Co ważne pracodawca nie może oczekiwać zarówno stawienia się osobiście po dokument, jak i opłacenia kosztów wysyłki świadectwa pracy. W razie skorzystania z usług tradycyjnej poczty dokument powinien trafić do pracownika maksymalnie w ciągu 7 dni od wygaśnięcia umowy o pracę.
Niedostarczenie świadectwa pracy upoważnia pracownika do upomnienia się o swoje prawa. Jest to dokument, bez którego nie może on rozpocząć nowej pracy. Dlatego w razie, gdy świadectwo pracy nie zostanie dostarczone na czas, pracownik może upominać się o odszkodowanie. Ma ono formę wynagrodzenia za okres, w którym nie mógł podjąć nowej pracy.
Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błędy?
Przy przygotowywaniu dokumentu zawsze wkraść mogą się błędy. Nie inaczej jest w przypadku świadectwa pracy. Te można jednak skorygować. Jeśli zostaną zauważone w ciągu 14 dni, pracownik może zgłosić się do pracodawcy w celu poprawy świadectwa. W razie odmowy sprawa powinna trafić do sądu pracy, który zadba o to, by dokument został poprawiony. Przekroczenie terminu 14 dni nie sprawia jednak, że nie da się poprawić świadectwa pracy. Zauważone błędy można skorygować nawet po kilku latach od wystawienia dokumentu.
Co ważne każda korekta musi wiązać się z wystawieniem dokumentu z nową, faktyczną i bieżącą datą, a także z przygotowaniem dodatkowego pisma. Na nim należy zawrzeć dokładny opis wszystkich korekt wprowadzonych w świadectwie pracy.
Po co potrzebne jest świadectwo pracy?
Dokument, jakim jest świadectwo pracy ma na celu ochronę pracownika i jego praw. Może ono służyć na przykład jako dowód w trakcie postępowania sądowego. W trakcie ubiegania się o odprawę lub odszkodowanie, świadectwo pracy poświadcza, że osoba była zatrudniona przez określony czas w firmie. Jest to także bardzo ważny dokument w kontekście otrzymania świadczeń z ZUS, czy też zasiłku dla bezrobotnych. Okazanie świadectwa jest bardzo ważne, gdyż ma ono wpływ na wysokość otrzymywanych świadczeń.
Świadectwo pracy jest również cennym dokumentem dla pracodawcy. Ten, zanim zdecyduje się na zatrudnienie pracownika, może zapoznać się z jego doświadczeniem zawodowym i nie tylko. Dowie się on także o częstotliwości urlopów zdrowotnych, czy też innych cennych w kontekście rekrutowania pracowników informacjach.
