Jakie koszty ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika?

Zatrudnienie oraz utrzymanie pracownika wiąże się ze znacznie wyższym wydatkiem, niż tylko tym związanym z wypłaceniem mu pensji netto. Na koszt pracy składa się o wiele więcej. Jaki jest koszt pracy dla pracodawcy, od czego zależy i czy można go zredukować?

Co składa się na koszt pracy?

Największy element kosztu pracy to wynagrodzenie brutto. Do niego zaliczamy pensję netto, czyli tak zwaną płacę „na rękę”, zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także składki ZUS. Od ostatnich dwóch elementów istnieją jednak pewne wyjątki. W zależności od wieku pracownika, a także rodzaju umowy i jego statusu, pensja brutto może być jedynie wynagrodzeniem netto.

Koszt pracy to jednak znacznie więcej wydatków. Zaliczamy do niego również różnego rodzaju premie, benefity, wydatki na służbowe delegacje, czy też składki na różnego rodzaju fundusze. Do tego należy doliczyć honoraria, wydatki na kształcenie, doskonalenie oraz przekwalifikowanie kadr, wydatki związane z kwestiami BHP, koszty rekrutacji, ubezpieczeń w trzecim filarze, czy też wypłaty związane z udziałem w zyskach.

Dodatkowo trzeba pamiętać, że pracownicy podlegający ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu w wieku od 18 do 55 lat są automatycznie zgłoszeni do PPK. Są to Pracownicze Plany Kapitałowe, czyli dodatkowy program oszczędzania na emeryturę. Składka ta wynosi 1,5% po stronie pracodawcy, a także 1,5% lub 2,5% po stronie pracownika w zależności od wybranego planu. Niekiedy jest to dodatkowe nawet kilkaset złotych miesięcznie.

Ile wynoszą składki na ZUS i Fundusze

Wysokość składek wpłacanych na Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz przeróżne fundusze jest regulowana prawnie. Podawane są jako część podstawy wymiaru, którą stanowi przychód. Oto wszystkie opłaty, które trafiają do ZUSu:

• ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie zdrowotne – 9% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie rentowe – 8% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia wypadkowe — od 0,67% do 3,33% podstawy wymiaru.

Ubezpieczenie wypadkowe to jedyne, którego wysokość zależy od branży i ryzyka ponoszonego w związku z pracą. Im wyższa szansa na uszczerbek na zdrowiu lub utratę życia, tym wyższa składka.

Poza składkami, które trafiają na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, istnieją również dwie, które trafiają do funduszy. 2,45% podstawy wymiary wpłacane jest na rzecz Funduszu Pracy. 0,10% podstawy wymiaru trafia z kolei do Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Co ważne, koszty niektórych składek dzielone są pomiędzy pracownika a pracodawcę. Niezależnie od tego wliczamy je do kosztu pracy. Płatności, które są regulowane przez pracownika, pochodzą z kolei z jego wynagrodzenia brutto.

Koszt pracy a rodzaj umowy

Jedną z rzeczy, która ma spory wpływ na koszt pracy, jest rodzaj umowy. Jak dokładnie się to kształtuje? W przypadku umowy o pracę zawsze konieczne jest opłacenie składek na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z tego powodu trzeba wliczyć je do kosztu pracy. Dodatkowo trzeba pamiętać o składkach na Fundusz pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku umów cywilnoprawnych. Zaliczamy do nich umowy o dzieło oraz umowy zlecenie. Najtańsza dla pracodawcy jest umowa o dzieło. Wtedy nie musi on regulować składek na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jedyna rzecz, którą należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu to wynagrodzenie brutto pracownika.

Sytuacja podobnie wygląda w przypadku umowy zlecenie. Wtedy mniejsze koszty generuje zatrudnianie uczniów oraz studentów. Jeśli pracownik posiada taki status, również nie trzeba regulować składek na ZUS. Jest to sytuacja korzystna zarówno dla pracownika, który może liczyć na lepsze wynagrodzenie, jak i dla pracodawcy, który ponosi mniejszy koszt pracy.

Jak obliczyć koszt pracy?

W celu obliczenia kosztu pracy należy wziąć pod uwagę wszystkie koszty związane z miesięcznym wynagrodzeniem. Jako przykład może posłużyć osoba, która ukończyła 26. rok życia, ma wynagrodzenie brutto na poziomie 5 000 zł i jest uczestnikiem PPK. Podstawowy koszt to oczywiście 5 tysięcy złotych. Następnie dodajemy do niego składki na PPK – 75 zł to kwota ponoszona przez pracodawcę. Kolejny koszt to składki społeczne. Pracodawca ponosi z ich tytułu wydatek rzędu 896,50 zł. składka na Fundusz Pracy wyniesie 122,50 zł, a na FGŚP 5 zł. Teraz wystarczy dodać wszystkie wyżej wymienione kwoty. Koszt zatrudnienia pracownika zarabiającego 5000 zł na UoP wyniesie więc 6099 złotych.

Jak widać koszt pracy, sporo przekracza wynagrodzenie brutto. Z tego powodu zatrudnienie każdego dodatkowego pracownika to decyzja wymagająca bardzo dobrego przemyślenia przez firmę. Jeśli okaże się, że nie był on potrzebny lub nie przyczynił się do zwiększenia dochodów, to firma może stracić nawet kilka tysięcy złotych w skali miesiąca. Nie można też zapominać, że do powyższych wyliczeń nie wliczono kosztów delegacji, szkoleń, rekrutacji i innych wydatków związanych z pracownikiem.