KSeF 2.0 w programie Faktura VAT 2027 — wysyłka, odbiór, tryby offline i UPO

Jak to działa: Faktura VAT 2027 i KSeF Client

Faktura VAT 2027 nie łączy się z KSeF bezpośrednio. Komunikację prowadzi osobny program KSeF Client, instalowany razem z Fakturą VAT: łączy się z serwerami Ministerstwa Finansów, wysyła faktury, pobiera potwierdzenia i faktury zakupowe oraz przechowuje dane uwierzytelniające.

Oba programy wymieniają się plikami w katalogu C:\RAFSOFT\KSEF2027\, dzięki czemu wysyłka odbywa się w tle i nie blokuje pracy — wystawiasz kolejne dokumenty, gdy poprzednie są przetwarzane przez KSeF. Klient może pracować w zasobniku systemowym i synchronizować się automatycznie co zadany odstęp minut.

W kliencie ustawiasz środowisko (produkcyjne albo testowe), NIP, sposób logowania i Tryb KSeF, który blokuje edycję i usuwanie faktur już wysłanych. Osobne foldery wymiany zakładane są dla każdego NIP-u, więc w edycjach STANDARD i PRO każda firma ma własną konfigurację.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Faktury zakupowe czekają w buforze

KSeF działa w obie strony: klient pobiera faktury wystawione na Twój NIP i odkłada je do bufora. Program nie tworzy z nich dokumentów sam. Otwierasz okno zatwierdzania, klikasz wiersz i widzisz fakturę dokładnie w takiej postaci, w jakiej wystawił ją kontrahent — bez otwierania czegokolwiek osobno.

„Importuj zaznaczone” tworzy dokumenty zakupu, „Pomiń zaznaczone” odrzuca je świadomie, „Zamknij” zostawia wszystko w buforze do następnego razu. Nowe faktury wchodzą już zaznaczone, a dostawców oznaczonych jako zaufani rozpoznasz po znaczniku w kolumnie — wiadomo, którym pozycjom przyjrzeć się przed zatwierdzeniem.

Okno pokazuje tylko to, co wymaga decyzji: faktury już zaimportowane nie wracają na listę. Własna faktura sprzedażowa, która wróciła kanałem zakupowym, jest wyszarzona — jej import zawyżyłby VAT naliczony. Po imporcie uzupełniasz to, czego KSeF nie przekazuje: kategorię kosztu, oznaczenia procedur JPK i sposób odliczenia VAT (pełne, częściowe albo brak).

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Faktury sprzedażowe wystawione poza programem

Faktura sprzedaży powstała w Aplikacji Podatnika, w poprzednim programie albo u biura? W KSeF już jest, a w ewidencji jej brak. Program pobierze taką sprzedaż z wybranego okresu — jednorazowo do 3 miesięcy (limit API KSeF), cofając się do 24 miesięcy wstecz — i włączy ją do ewidencji po Twoim zatwierdzeniu.

Zakupy i sprzedaż mają osobne bufory, a sprzedaż zawsze przechodzi przez okno zatwierdzania. Zaimportowany dokument zachowuje numer z KSeF, więc nie zużywa Twojej numeracji, i od razu ma status „wysłana” — nie pojedzie do systemu drugi raz. Faktury, które sam wysłałeś z programu, są rozpoznawane po numerze KSeF i pomijane.

Pobieranie przy każdej synchronizacji włączysz w kliencie przełącznikiem „Pobieraj też faktury sprzedażowe”. Pojedynczą fakturę wczytasz też z pliku XML FA(3) z dysku, bez łączenia z KSeF.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Logowanie tokenem albo certyfikatem

Zakładka Uwierzytelnianie w KSeF Client daje cztery sposoby zalogowania: token KSeF wklejany z portalu MF, certyfikat kwalifikowany lub pieczęć z magazynu Windows, certyfikat z pliku PFX oraz certyfikat wewnętrzny KSeF — wydawany przez sam KSeF i zamawiany prosto z programu, z listą certyfikatów, ich statusem i datą ważności.

Logowanie certyfikatem jest wygodniejsze od tokenu: nie trzeba niczego przepisywać. Token i certyfikaty są zapamiętywane osobno dla każdego środowiska, a certyfikat na karcie lub wymagający PIN-u działa przy logowaniu ręcznym — synchronizacja w tle nie otworzy okna PIN po cichu.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Zakupy z KSeF prosto na magazyn

Faktura zakupowa pobrana z KSeF może wejść na stan magazynowy: program wystawia do niej dokument PZ, zakłada partię z ceną zakupu i podnosi stan. Włączasz to w opcjach magazynu, a po synchronizacji program pyta raz, czy przyjąć faktury teraz.

Dopóki nie klikniesz „Przyjmij zaznaczone”, stan się nie zmienia. W oknie rozwijasz każdą fakturę i widzisz jej pozycje z towarem dopasowanym z Twojej kartoteki — w kolejności: zapamiętane powiązanie → kod GTIN → indeks dostawcy → nazwa. Kolumna „Źródło dopasowania” mówi, którą drogą program trafił, a powiązania zapamiętują się same.

Program mówi wprost, czego nie przyjmie i dlaczego: usługi, towary bez ewidencji stanu, pozycje bez ilości albo w innej jednostce niż kartoteka (karton kontra sztuka). Faktura nie wejdzie na stan dwa razy, a korekty obsługuje osobny mechanizm zwrotu towaru.

Wersja PRO