Co nowego w fakturach elektronicznych?

Rok 2013 przyniósł ze sobą zmiany dotyczące nie tylko ogólnego wyglądu faktur, ale również zmiany związane z fakturami elektronicznymi. Jeszcze do niedawna spędzały one sen z powiek przedsiębiorcom. Tak naprawdę nie wiadomo było czy przesyłanie faktur drogą mailową bez podpisu jest zgodne z prawem, czy też nie, itd. Na szczęście zasady wystawiania faktur zostały uproszczone w efekcie dostosowania polskiego prawa z przepisami obowiązującymi w Unii Europejskiej.

Wystawianie e-faktur przed zmianami

Każdy przedsiębiorca, który zamierzał wystawić fakturę elektroniczną, musiał uzyskać zgodę klienta (pisemną lub e-mailową) na otrzymywanie tego rodzaju dokumentów. Taką zgodę trzeba było uzyskać jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury elektronicznej.

Elektroniczne faktury po zmianach

Od 1 stycznia 2013 roku, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 11 grudnia 2012 r. zniknął obowiązek wyrażania pisemnej lub elektronicznej zgody na otrzymywanie e-faktur. Wprowadzona została bowiem tzw. domniemana zgoda na wystawianie faktur elektronicznych - co oznacza, że opłacenie faktury jest zarazem zgodą na otrzymywanie dokumentów w takiej formie. Jednocześnie klient w każdym momencie może poprosić o wydanie faktury papierowej.

Zmiany dotyczą również sposoby przesyłania e-faktur. Od 2013 roku nie ma obowiązku przesyłania dokumentów na adres e-mail. Istnieje możliwość udostępnienia faktur na serwerze przedsiębiorcy. Klient musi jednak uzyskać prawo dostępu oraz możliwość pobierania dokumentów.

Jakie warunki musi spełniać e-faktura?

Rozporządzenie Ministra dokładnie opisuje warunki, jakie muszą zostać spełnione, by elektroniczna faktura była pełnoprawnym dokumentem.

Koniecznością jest występowanie na e-fakturze następujących pozycji:

  • data wystawienia,
  • numer identyfikujący dokument,
  • nazwa podatnika i dane nabywcy łącznie z adresami,
  • numer identyfikacji podatkowej podatnika i nabywcy,
  • data zakończenia dostawy towarów / świadczenia usług,
  • nazwa towaru / usługi,
  • miara i ilość dostarczanych towarów / wykonywanych usług,
  • cena jednostkowa netto,
  • wartość dostarczonych towarów / wykonanych usług,
  • stawka podatku VAT,
  • suma wartości sprzedaży netto
  • kwota podatku VAT,
  • kwota należności ogółem.

Istotne znaczenie ma także zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury. Chodzi o zagwarantowanie autentyczności tożsamości wystawcy faktury / strony dokonującej dostawy towarów lub świadczącej usługi. Kolejnym warunkiem jest zagwarantowanie czytelności faktury, a także zapewnienie integralności treści (dane zawarte w dokumencie muszą być poprawne).

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Rozporządzenie Ministra Finansów określa również sposób przechowywania faktur elektronicznych. Bardzo ważne jest, by e-dokumenty przechowywać z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe. Sposób przechowywania powinien pozwolić również na łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym. Oznacza to, że e-faktury można wydrukować lub pozostawić w formie elektronicznej.

E-faktury można przechowywać również poza terytorium kraju. Ważne jest jednak to, by - w razie kontroli Urzędu Skarbowego - organ podatkowy miał dostęp online do faktur.

Czy to się opłaca?

Statystyki pokazują, że zaledwie 10% przedsiębiorców zrezygnowało z papierowych dokumentów na rzecz e-faktur. A szkoda, ponieważ jest to rozwiązanie niezwykle korzystne.

Po pierwsze faktury wystawiane w formie elektronicznej pozwalają na redukcję wydatków. Odchodzą bowiem koszty związane z zakupem papieru, tuszu oraz koszty usług pocztowych lub kurierskich. Odliczyć należy również wydatki związane z przechowywaniem dokumentów w wynajętych archiwach.

Po drugie - wystawianie faktur elektronicznych pozwala na szybsze dostarczenie ich do klientów. Dzięki temu przedsiębiorca znacznie krócej oczekuje na płatność.

Po trzecie - przedsiębiorca korzystający z faktur elektronicznych jest dba o środowisko. Jest sprzymierzeńcem ekologicznych rozwiązań, ponieważ nie produkuje sterty makulatury.

Sprawdź nasz program do faktur.