Katarzyna Tadla
Przenoszenie danych księgowych do chmury obliczeniowej staje się coraz bardziej popularne wśród biur rachunkowych. Rozwiązanie to oferuje liczne korzyści, takie jak dostępność danych z dowolnego miejsca, automatyzacja procesów oraz redukcja kosztów związanych z infrastrukturą IT. Jednakże, aby w pełni wykorzystać potencjał chmury i zapewnić bezpieczeństwo danych, biura rachunkowe muszą sprostać określonym wyzwaniom i przestrzegać obowiązujących przepisów prawnych.
Wyzwania związane z przechowywaniem danych księgowych w chmurze
1. Bezpieczeństwo danych
Przechowywanie wrażliwych informacji finansowych w chmurze wymaga zapewnienia ich ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy uszkodzeniem. Biura rachunkowe powinny wybierać dostawców usług chmurowych, którzy stosują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Ważne jest również, aby dostawca posiadał certyfikaty potwierdzające zgodność z normami bezpieczeństwa, takimi jak ISO 27001 czy ISO 27018.
2. Zgodność z przepisami
W Polsce biura rachunkowe muszą przestrzegać Ustawy o rachunkowości oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO). Oznacza to konieczność zapewnienia, że dane przechowywane w chmurze są chronione zgodnie z obowiązującymi standardami prawnymi. Przykładowo, zgodnie z art. 71 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w sposób chroniący je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
3. Integracja systemów
Wdrożenie chmury wymaga integracji z istniejącymi systemami księgowymi. Należy upewnić się, że nowe rozwiązania są kompatybilne z dotychczasowymi narzędziami, co pozwoli na płynne przejście i uniknięcie problemów operacyjnych. Ważne jest również, aby systemy chmurowe były elastyczne i mogły dostosować się do specyficznych potrzeb biura rachunkowego.
Zasady, które muszą spełniać biura rachunkowe korzystające z chmury
1. Wybór odpowiedniego dostawcy usług chmurowych
Kluczowe jest, aby dostawca posiadał certyfikaty potwierdzające zgodność z normami bezpieczeństwa, takimi jak ISO 27001 czy ISO 27018. Dodatkowo, umowa z dostawcą powinna precyzyjnie określać zakres odpowiedzialności oraz procedury w przypadku zakończenia współpracy, w tym sposób zwrotu lub usunięcia danych.
2. Szkolenie pracowników
Personel biura rachunkowego powinien być odpowiednio przeszkolony w zakresie korzystania z nowych technologii oraz świadomy zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem. Regularne szkolenia pomogą w minimalizacji ryzyka błędów ludzkich.
3. Monitorowanie i audyt
Regularne monitorowanie systemów oraz przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa pozwala na wczesne wykrycie potencjalnych zagrożeń i podjęcie odpowiednich działań zapobiegawczych. Warto również wdrożyć systemy monitorowania dostępu do danych oraz rejestrowania wszelkich prób nieautoryzowanego dostępu.
Praktyczne przykłady wdrożeń chmury w biurach rachunkowych
1. Automatyzacja procesów
Biura rachunkowe korzystające z chmury mogą automatyzować wiele rutynowych czynności, takich jak księgowanie faktur czy generowanie raportów finansowych, co przekłada się na oszczędność czasu i redukcję błędów. Przykładowo, oprogramowanie dla biur rachunkowych wspiera elektroniczny obieg dokumentów oraz pozwala tworzyć schematy księgowe, co zapewnia powtarzalność procesów i automatyzuje wiele czasochłonnych czynności.
2. Zdalny dostęp do danych
Dzięki chmurze pracownicy biura oraz ich klienci mają możliwość dostępu do danych księgowych z dowolnego miejsca i urządzenia. Zwiększa to elastyczność i efektywność współpracy. Oprogramowanie chmurowe do księgowości umożliwia dostęp do dokumentacji również z poziomu smartfona czy tabletu, co pozwala na pracę nawet w podróży.
3. Integracja z systemami klientów
Nowoczesne rozwiązania chmurowe umożliwiają integrację z systemami finansowo-księgowymi klientów. Pozwala to na bieżące monitorowanie sytuacji finansowej i szybkie reagowanie na ewentualne problemy. Przykładowo, programy księgowe w chmurze oferują bogatszy zestaw funkcji niż ich desktopowe odpowiedniki, co pozwala na lepszą integrację z systemami klientów.
