Faktura sprzedaży to jedna z najczęściej spotykanych w obrocie gospodarczym. Nie popadając w przesadę można powiedzieć, że miał z nią do czynienia niemal każdy przedsiębiorca. Poznaj podstawowe elementy faktury sprzedażowej o zawartości zgodnej z aktualnymi przepisami. Jak powinna wyglądać prawidłowo skonstruowana faktura sprzedaży? Wzór dokumentu musi zawierać:
Dane stron
Na fakturze sprzedaży muszą znaleźć się, jak na każdym dokumencie księgowym, dane stron transakcji. W przypadku, gdy jedną z nich jest:
- osoba fizyczna nieprowadząca firmy – imię, nazwisko, adres z kodem pocztowym, numer PESEL lub NIP, numer dokumentu tożsamości i organ wydania;
- firma, spółka, jednostka organizacyjna – nazwa rejestrowa, adres siedziby z kodem pocztowym, numer NIP, REGON, a w przypadku spółek także KRS i informacje o sądzie prowadzącym rejestr dla strony;
Numer faktury sprzedaży
Każda faktura sprzedażowa musi mieć nadany kolejny numer w ramach jednej lub kilku serii. Numer faktury sprzedaży powinien umożliwiać jej jednoznaczną identyfikację, również po upływie dłuższego czasu. Przy wystawianiu dokumentów potwierdzających sprzedaż towarów czy usług stosuje się różne schematy numeracji. Ich konstrukcja zależy m.in. od wielkości przedsiębiorstwa, jego organizacji, czy częstotliwości wystawiania poszczególnych rodzajów dokumentów. W małych firmach prosta numeracja faktury sprawdza się często najlepiej.
Data wystawienia dokumentu
Data wystawienia to obowiązkowy element każdej faktury sprzedaży. Warto jednak nadmienić, że już w 2025 roku wszystkie faktury wprowadzane do obrotu gospodarczego w Polsce będą przechodziły przez KSeF. Faktury ustrukturyzowane wystawiane przez krajowy system e-faktur otrzymają daty wystawienia zgodne z momentem ich zarejestrowania online.
Uszczelni to system podatkowy i zmniejszy liczbę zgłaszanych do US korekt. Będzie natomiast wymagało od podatników zaopatrzenia się w programy do obsługi fakturowania KSeF i wystawiania faktur w formacie XML. Narzędziem, które już w tym momencie sporządza faktury ustrukturyzowane i obsługuje system jest m.in. faktura VAT 2024 we wszystkich wersjach. Możesz go testować przez 30 dni całkowicie za darmo.
Data sprzedaży
To od niej zależą warunki podlegania pod obowiązek podatkowy i ostateczna data na wystawienie faktury przed 1 stycznia 2025 roku i wprowadzeniem obowiązkowego KSeF. Przy wystawianiu faktur sprzedażowych w programach księgowych, data sprzedaży często odczytywana jest automatycznie, np. ze zintegrowanego z oprogramowaniem systemu e-commerce do obsługi e-sklepu. Zarejestrowane w sklepie internetowym zamówienia automatycznie odczytywane są w narzędziu jako zdarzenia sprzedaży, do których automatycznie wystawiane są faktury z danymi dot. ich wartości, przedmiotu i odbiorców.
Informacje o towarach i/lub usługach
Przedmiot faktury
Faktura sprzedaży musi posiadać także opis przedmiotu sprzedaży, czyli np. w przypadku faktur VAT, towaru lub usługi. Towary oznacza się zazwyczaj przy pomocy nazw handlowych, numerów katalogowych lub magazynowych, czasem także kodami EAN. W odniesieniu do usług, na fakturach sprzedaży stosuje się przeważnie krótkie określenie ich rodzaju zgodne z zawartym w PKWiU lub nazwę własną rozszerzoną o opis zakresu usługi.
Ilość, cena jednostkowa
Na każdej fakturze sprzedaży należy podać także ilość sprzedanych towarów lub usług. W przypadku handlu detalicznego i hurtowego, odpowiedni w tym miejscu będzie wykaz nabytych towarów, ich liczby i cen jednostkowych oraz wartości po przeliczeniu. W przypadku małych i jednorazowych kontraktów między firmami na wykonawstwo robót czy wyświadczenie innej z góry określonej usługi, w przypadku, gdy nie obejmują różnych czynności wg PKWiU, można zastosować ilość jeden.
Na fakturze sprzedaży należy także wskazać cenę jednostkową towaru lub usługi w wybranej jednostce miary. W odniesieniu do niektórych przedmiotów faktury sprzedaży można zastosować np. rozliczenie za każdą godzinę obsługi, wykupiony pakiet usług, czy też np. stronę wykonanego maszynopisu lub metr sześciennych zakończonych prac murarskich. Cena jednostkowa na fakturze VAT powinna być ujęta w netto w walucie krajowej – chyba, że mamy do czynienia ze sprzedażą zagraniczną, wobec której stosuje się faktury w walutach innych krajów.
Wartość sprzedaży i rozliczenie podatku
Na fakturze sprzedaży należy podać całkowitą wartość transakcji przeliczoną w oparciu o wskazaną ilość towarów lub usług przemnożone przez ich ceny jednostkowe. Dokument powinien wskazywać także stawkę podatku VAT odpowiednią dla danej usługi lub towaru. W razie, gdy jest to konieczne, na fakturze sprzedaży należy umieścić także podstawę prawną korzystania ze zwolnienia z VAT lub stosowania określonych stawek.
Adnotacja dotycząca podstawy prawnej zastosowania stawki VAT na fakturze sprzedaży jest konieczna w przypadku, gdy z opisu towaru lub usługi nie można jednoznacznie wywnioskować, jakiej stawce VAT mogą podlegać. Poza wymienionymi elementami faktury sprzedaży, umieszcza się na niej też informacje o naliczonym podatku VAT do zeznania i rozliczenia z Urzędem Skarbowym. Oczywiście, dla podatników zwolnionych z VAT jego wartość będzie wynosiła zero.
Własny wzór faktury sprzedaży
O ile faktura posiada wymienione elementy formalne, niezbędne do uznania jej za prawomocny dokument księgowy i podstawę opodatkowania, nic nie stoi na przeszkodzie, by przygotować jej własny wzór. Faktury sprzedaży wystawiane według indywidualnego wzoru mają charakter fakultatywny, ale prezentują się zdecydowanie lepiej, niż proste faktury rozliczeniowe. Można na nich umieścić także indywidualne elementy faktury o charakterze opcjonalnym, w tym:
- logo i inne formy wdrożeń identyfikacji marki;
- informacje rozliczeniowe, np. termin płatności i różne możliwości jej dokonania;
- dodatkowe grafiki, np. reklamy produktów czy usług;
- zaproszenie do dalszej współpracy;
- dane kontaktowe;
Wystawiając takie faktury, można być lepiej zapamiętanym przez nabywców i kontrahentów. Firma, która wystawia faktury sprzedaży według indywidualnego wzoru, prezentuje się też bardziej profesjonalnie od takiej, która sporządza je w oparciu o nudne szablony.
Jak stworzyć indywidualny szablon faktury sprzedażowej?
Już od 2025 roku, wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez KSeF. Krajowy System e-faktur będzie rejestrował je tylko w ciągu 24h od chwili wystawienia. Dokumenty będą musiały posiadać określoną strukturę i być sporządzone w formacie XML typu arkuszowego. Niektóre faktury personalizowane będzie trzeba więc przynajmniej przekonwertować. W pewnych przypadkach może się to okazać niemożliwe, przez co staną się bezużyteczne. Czy to oznacza konieczność rezygnacji z personalizacji faktur? Absolutnie nie!
Przygotowanie wzoru faktury sprzedaży w programie
Indywidualny wzór faktury sprzedaży najlepiej przygotować od razu w programie do wystawiania faktur dostosowanym do wymogów KSeF. Przykładem takiego narzędzia może być prosty program faktura VAT 2024 zgodny z najnowszymi przepisami dotyczącymi e-faktur. Oprogramowanie oferuje nie tylko łatwe wystawianie faktur sprzedaży zgodnych z najnowszymi wytycznymi, czy obsługę wszystkich rejestrów podatkowych i księgowych, ale także możliwość personalizacji faktur wysyłanych klientom.
