Rafal Morawski
Zastanawiasz się, jak nadać uprawnienia do KSeF księgowemu lub innej osobie fizycznej bądź firmie? Przepisy dotyczące faktury ustrukturyzowanej dają taką możliwość. Biuro rachunkowe może w dalszym ciągu mieć dostęp do Twoich elektronicznych dokumentów, a nawet wystawiać w Twoim imieniu faktury. Sprawdź, jak nadać uprawnienia do KSeF księgowemu z biura rachunkowego!
Uprawnienia do KSeF – komu można je nadać?
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wraz z fakturą ustrukturyzowaną wpłynie na codzienność przedsiębiorców. W większości przypadków będzie to jednak wpływ pozytywny, ze względu np. na zniesienie obowiązku archiwizowania dokumentów czy wysyłki plików JPK_FA na żądanie organu podatkowego.
Ze względu na nadmiar obowiązków, wiele firm zleca wystawianie faktur podmiotom lub osobom z zewnętrz, np. księgowemu z biura rachunkowego. Po wprowadzeniu wymogu korzystania z KSeF również będą mogli to robić.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, uprawnienia do KSeF można nadać:
- Osobie fizycznej wskazanej przez podatnika
- Podmiotowi wskazanemu przez podatnika
- Osobie fizycznej wskazanej przez ww. podmiot
Warto też pamiętać, że w określonych okolicznościach uprawniania do KSeF otrzymują m.in. organy egzekucyjne i komornicy sądowi.
Jak nadać uprawnienia do KSeF księgowemu?
Uprawnienia do KSeF księgowemu, biuru rachunkowemu lub innej osobie bądź podmiotowi można nadać na dwa sposoby:
Elektronicznie – w tym celu należy skorzystać z przygotowanego przez resort finansów oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl). System ten pozwala na nadanie, zmianę lub odebranie uprawnień do KSeF zgodnie z danymi przekazanymi przez podatnika.
Papierowo – podatnicy i podmioty niebędące osobami fizycznymi, którzy nie posiadają elektronicznej pieczęci, mogą złożyć we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na druku ZAW-FA.
Zakres uprawnień
Uprawnienia do KSeF mogą obejmować:
- Wystawianie faktur ustrukturyzowanych lub dostęp do nich
- Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu KSeF
- Wystawianie faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (dot. m.in. WDT i WNT)
Dostęp dla księgowego lub biura rachunkowego
Uprawnienia do KSeF mogą zostać nadane zarówno własnym pracownikom, jak i przedstawicielom zewnętrznych firm. Zasada ta jest ważna w szczególności ze względu na obsługę dokumentów w biurze rachunkowym.
Zgodnie z omawianym przepisami, uprawnienia do KSeF można nadać zarówno konkretnej osobie fizycznej, jak i podmiotowi. Oznacza to, że np. z KSeF może w imieniu podatnika korzystać zarówno wskazana imiennie osoba, jak i firma, która już we własnym zakresie wyznacza pracownikom zadania związane z obsługą faktur.
Jak wskazano w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów, nie ma potrzeby każdorazowego nadawania uprawnień poszczególnym pracownikom biura rachunkowego. Podatnik sam decyduje, czy nada je konkretnej osobie, czy firmie.
Łatwiejsza księgowość z KSeF
Jako korzyści z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur resort finansów podaje przede wszystkim skrócony okres oczekiwania na zwrot z VAT czy zniesione obowiązki archiwizacyjne. Jednak faktura ustrukturyzowana niesie też ze sobą znaczne ułatwienia w komunikacji na linii biuro rachunkowe – podatnik. Przede wszystkim e-faktury o ujednoliconej strukturze są zdecydowanie łatwiejsze do rozliczania niż nawet tradycyjne dokumenty elektroniczne, wystawiane np. w PDF. Rozwiązanie to pozwoli na zautomatyzowanie wielu procesów, oszczędzając czas i skracając np. okres oczekiwania na wyliczenia otrzymane z biura rachunkowego.
Faktura ustrukturyzowana w programie Faktura VAT 2023
Ceniony przed przedsiębiorców oraz biura rachunkowe program Faktura VAT 2023 r. jest przygotowany na obowiązkowe korzystanie z systemu KSeF. Program umożliwia szybkie i wygodne importowanie oraz eksportowanie dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur.
Aby eksportować faktury do KSeF, wystarczy kliknąć znajdującą się w górnym panelu ikonę „Lista dokumentów”. Następnie zaznaczyć wybrane faktury, kliknąć prawnym przyciskiem myszy, wybrać „Eksport” -> „Eksport KSeF XML” -> zgodnie z zapotrzebowaniem „Wszystkie” lub „Zaznaczone”.
