Wezwanie do zapłaty – wzór i  wszystko, co warto wiedzieć

Wezwanie do zapłaty pozwala na ponaglenie kontrahenta lub klienta do uregulowania należności w przypadku, gdy ten spóźnia się z płatnością, np. za wykonaną na jego rzecz usługę. Wystawienie takiego dokumentu rozpoczyna proces windykacji, w którym można spotkać się z trzema rodzajami wezwań do zapłaty. Monit, znany też jako ponaglenie, czy ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty – wzór i wszystko, co trzeba o nich wiedzieć?

Warunki i podstawy sporządzania wezwań do zapłaty

Wezwanie do uregulowania należności musi odnosić się do wcześniej powstałego obowiązku jej zapłaty. Na wystawienie wezwania do zapłaty może zdecydować się każdy, kto posiada udokumentowaną podstawę dochodzenia roszczeń od dłużnika. Może nią być np. wystawiona wcześniej faktura sprzedaży, czy też umowa zawarta między stronami. 

Nie istnieją żadne normy ograniczające wachlarz wierzycieli uprawnionych do wystawiania monitów. Mogą być nimi nawet osoby prywatne, o ile posiadają udokumentowaną podstawę dochodzenia należności, np. z tytułu niespłaconych pożyczek prywatnych czy opóźnienia płatności za najem. Nie ulega natomiast wątpliwości, że wierzycielami są najczęściej: 

• banki i instytucje finansowe udzielające kredytów i pożyczek; 
• spółdzielnie mieszkaniowe i firmy zarządzające nieruchomościami;
• dostawcy mediów; usług cyklicznych i abonamentowych; 
• Sądy; rozstrzygające sprawy dłużników i właściwe im kancelarie komornicze; 

Kiedy wystawić wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty jest dokumentem nieuregulowanym i nie stosuje się wobec niego rygorystycznych zasad dotyczących terminów wystawiania. Przyjęło się, że pierwsze wezwanie do zapłaty wysyła się najwcześniej 7. dnia po upłynięciu terminu płatności, której dotyczy. 

W dobie Internetu, windykację można zacząć od delikatnego przypomnienia mailowego o niezapłaconej fakturze. Po upływie kilku dni od jego wysyłki i braku reakcji ze strony dłużnika, można potraktować to zdarzenie jako wysyłkę pierwszego wezwania do zapłaty, określanego też mianem monitu lub ponaglenia. 

Pierwsze wezwanie do zapłaty – monit, ponaglenie dłużnika

W myśl przepisów, wierzyciel powinien podjąć przynajmniej jedną próbę mediacji, tj. polubownego rozwiązania sprawy z dłużnikiem. Służy do tego właśnie monit, czyli pierwsze wezwanie do zapłaty o charakterze ponaglenia. Nie jest natomiast określone, ile monitów należy wysłać przed wystosowaniem wezwania przedsądowego. 

Wszystko zależy od specyfiki sprawy – wieku i wysokości długu, priorytetów i możliwości stron, wewnętrznych regulacji firmowych. W większych firmach, w których funkcjonują całe działy windykacji, stosuje się indywidualnie opracowaną politykę odzyskiwania należności. Zazwyczaj po wysyłce pierwszego wezwania do zapłaty, wysyła się dodatkowe dwa-trzy monity z propozycjami rozwiązań o charakterze polubownym.

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty

Gdy dłużnik nie reaguje na otrzymywane wezwania, zastosowanie ma ostatecznie przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jest to ostatnie ponaglenie upominające o możliwości skierowania sprawy na drogę sądową, które ma charakter podstawowego dowodu w sprawie. 

Na takim wezwaniu należy wskazać dłużnikowi nieprzekraczalny termin dokonania płatności. Gdy zaś data zapłaty wskazana przez wierzyciela minie, kieruje się sprawę do najbliższego Sądu Rejonowego. Ostateczne wezwanie do zapłaty stanowi dowód dotyczący podejmowanych prób odzyskania należności od dłużnika. 

By ostateczne wezwanie do zapłaty było skuteczne, należy wystawić je przed końcem biegu przedawnienia – w przeciwnym wypadku dłużnik uchyli się od spłaty. Istnieje też kilka innych sytuacji, w których można zastosować odwołanie od wezwania do zapłaty

Przeczytaj: Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?

W artykule podpowiadamy co zrobić, gdy otrzyma się nieważne wezwanie do zapłaty, a także jak rozpoznać fałszywy monit, by nie dać się złowić oszustom. Sprawdź, w jakich przypadkach możesz uchylić się od spłaty należności.

Sądowy nakaz zapłaty 

Kolejny rodzajem wezwania do zapłaty, z jakim można się spotkać, jest sądowy nakaz zapłaty. Takie wezwanie do uregulowania należności sporządza i dostarcza Sąd Rejonowy, który przeprowadził sprawę dłużnika. Wierzyciel otrzymuje kopię dokumentu. Sądowe wezwanie do zapłaty uwzględnia, poza roszczeniami wierzyciela, rozliczenie kosztów procesowych i komorniczych, a czasem także zadośćuczynienie. 

Jak napisać wezwanie do zapłaty? Wzór

Niestety, trudno przygotować uniwersalny wzór wezwania do zapłaty, który miałby zastosowanie we wszystkich przypadkach użycia. Poszukiwania takiego wzoru nie mają większego sensu choćby dlatego, że przypomnienie o konieczności dokonania płatności wystawia się za każdym razem w odniesieniu do innego obowiązku zapłaty. To, co powinno znaleźć się w treści takiego monitu, zależy tak naprawdę od wielu czynników, np. podstawy rozpoczęcia działań windykacyjnych, historii relacji z klientem, czy nawet zwyczajów panujących w branży. 

Podstawowe elementy wezwania do zapłaty 

Wezwanie do zapłaty można sporządzić samodzielnie w dowolnym edytorze tekstu. Choć za podstawę do jego wystawienia można uznać każdą, nawet jeden dzień opóźnioną płatność, to przyjęło się, że dokument taki sporządza się po upływie powyżej 7 dni od terminu, w jakim należność powinna zostać uregulowana. Na wezwaniu do zapłaty muszą znaleźć się obowiązkowo:

• data wystawienia wezwania do uregulowania należności; 
• data sprzedaży lub powstania obowiązku rozliczenia zawartej umowy; 
• data płatności, której podlega ponaglenie;
• dane dłużnika podane przy zawieraniu umowy czy wystawianiu faktury; 
• informacje o podstawie uznania długu w postaci opisu przyczyny jego powstania; 
• kwota należności; 
• kwota odsetek naliczonych do dnia wystawienia wezwania do zapłaty; 
• jasne określenie ostatecznego terminu zapłaty ; 
• informacje o sposobie zapłaty – numer konta do wpłat; 
• odręczny podpis wierzyciela na przygotowanym wydruku;.

Ponadto, na wezwaniu do zapłaty informuje się dłużnika o zamiarze zgłoszenia zobowiązania do rejestru KRD, BIK czy BIG Info Monitor. Warto też krótko opisać, z jakimi konsekwencjami wiąże się wpis w jednej z nas gospodarczych. Osoby, które figurują we wspomnianych bazach jako dłużnicy, miewają problemy z dostępem do usług bankowych i abonamentowych oraz płatności odroczonych.

Odpowiedź na wezwanie do zapłaty

Sam otrzymałeś wezwanie do zapłaty? Sprawdź, czy i w jaki sposób udzielić na nie odpowiedzi, by zyskać szansę polubownego rozwiązania sprawy z werzycielem.