Kiedy i jak wysłać ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Jednoznaczny termin wysyłki wezwania do zapłaty nie jest precyzyjnie określony żadnymi przepisami. Dotyczy to zarówno pierwszego monitu (ponaglenia o charakterze polubownym), jak i dokumentu, jakim jest ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Polityka windykacyjna w każdym przedsiębiorstwie jest nieco inna. Jej kształt zależy w dużej mierze od branży i rodzaju zobowiązań, które występują w niej najczęściej. Trudno zatem precyzyjnie określić, kiedy i jak wysłać wezwanie do zapłaty. Istnieją różne podstawy jego wystawienia i w przypadku każdej z nich istnieją inne formy dochodzenia roszczeń oraz okresy oczekiwania na zapłatę ze strony dłużnika. Jak wygląda w praktyce ta kwestia? 

Podstawa wystawienia wezwania do zapłaty

Za podstawę wystawienia wezwania do zapłaty po stronie wierzyciela może służyć między innymi: 

• niezapłacona faktura lub rachunek, np. za usługi takie jak dostawy mediów; 
• udzielona dłużnikowi pożyczka lub kredyt, jeśli dłużnik opóźnia się z płatnością określonych w warunkach finansowania rat;
• przysługujące jakiejś osobie prawo do zachowku;
• brak zapłaty wynagrodzenia z umowy o pracę, umowy zlecenia albo umowy o dzieło,
• zdarzenie, które wywołało szkodę (w przypadku wezwania do zapłaty odszkodowania lub wypłaty zadośćuczynienia).

Kiedy i jak wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty należności można wystawić nawet w dniu, w którym świadczenie stało się wymagalne. W praktyce, tak wczesne wystawianie wezwań do zapłaty jest zazwyczaj bezzasadne, więc pojawia się w obrocie gospodarczym stosunkowo rzadko. Zatem kiedy i jak wysłać wezwanie do zapłaty? Zależy to chyba najbardziej od tego, czego dotyczy. Jeśli monit odnosi się do: 

Usługi – wykonanej lub abonamentowej

Wezwanie do zapłaty faktury za wykonaną już (skończoną, sprzedaną) lub świadczoną w modelu abonamentowym usługę (np. dostęp do Internetu, serwisu VOD, oprogramowania online), to jest to ponaglenie, które wystawia się stosunkowo szybko. Pierwszy monit o charakterze polubownym wysyła się zazwyczaj po upływie tygodnia od terminu płatności.

Należy w tym miejscu podkreślić, że pierwsze wezwanie do zapłaty powinno mieć charakter polubowny. Co ciekawe natomiast, nie musi być wysłane w żadnej z góry określonej formie. Za próbę polubownego rozwiązania sprawy wierzyciel może uznać np. wykonany do klienta telefon, mail, czy nawet SMS z przypomnieniem o konieczności dokonania płatności.

Odszkodowania i zadośćuczynienia

W przypadku, gdy sporządza się wezwanie do zapłaty odszkodowania wynikającego z treści umowy, np. ubezpieczenia NW czy zadośćuczynienia, np. z tytułu dokonania zniszczeń o pracę, ponaglenie dłużnika należy sporządzić w terminie wskazanym w dokumencie. Może być w nim określony też z góry przewidziany sposób zgłoszenie.

Jeśli podstawy i procedury przydzielania odszkodowań nie zostały wyszczególnione w umowie, stosuje się przepisy ogólne KC (czyli możliwość wystawienia monitu w momencie, gdy należność stanie się wymagalna). Mogą też obowiązywać dodatkowe regulacje dla poszczególnych rodzajów uposażeń. 

Pożyczki lub kredytu

W odniesieniu do kredytów bankowych, w tym hipotecznych, stosuje się wielostopniowe procedury windykacyjne obejmujące nawet kilkanaście etapów. Ustawa o kredycie hipotecznym i inne regulacje pozwalają na rozwiązanie sprawy w sposób korzystny dla obu stron, np. poprzez aneksowanie umowy kredytowej. 

Cały proces może natomiast rozpocząć się wysyłką powiadomienia w aplikacji mobilnej banku, czy SMS’a z przypomnieniem o płatności.Tego typu przypomnienie może pojawić się już na drugi dzień po tym, w którym nie odnotowano wpłaty na konto, choć była już wymagana. W procesie windykacyjnym bierze udział często kilka działów, monity wysyłane są wszystkimi możliwymi drogami. 

Kiedy i jak wysłać ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty? 

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty wysyła się, gdy dłużnik nie reaguje na otrzymywane monity o charakterze polubownym. Takie wezwanie typu ostrzegawczego, nadaje się zazwyczaj listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, podobnie jak inne przesyłki rangi urzędowej. Termin wystawienia ostatecznego wezwania do zapłaty zależy jednak od indywidualnej polityki windykacyjnej firmy, czy też charakteru konkretnej sprawy. Należy natomiast pamiętać, by zrobić to przed terminem przedawnienia wezwania do zapłaty. 

Wezwanie do zapłaty – termin przedawnienia

Samo wezwanie do zapłaty można wystawić w dowolnym terminie, jednak będzie nieskuteczne, jeśli roszczenie się przedawni. Ogólny termin przedawnienia roszczeń według  Kodeksu Cywilnego to odpowiednio: 

• 6 lat – dla roszczeń majątkowych; 
• 3 lata – dla dotyczących świadczeń okresowych (np. czynszu najmu, abonamentu RTV), a także roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej; 
• 2 lata – dla roszczeń z tytułu sprzedaży; 
• rok od wykrycia wady – w przypadku zadośćuczynienia z tytułu rękojmi;

Przedawnienie następuje w ostatnim dniu roku kalendarzowego, jeśli jego termin jest krótszy niż dwa lata – w innym przypadku liczy się pełen rok kalendarzowy od daty wymagalności należności. By wezwanie do zapłaty mogło być skuteczne, należy wystawić je przed terminem przedawnienia.

Ostateczne wezwanie do zapłaty wzór 

Tak naprawdę trudno jest znaleźć jednolity wzór wezwania do zapłaty, ponieważ w każdym przypadku odnosi się ono do innego rodzaju należności. Warto zatem zapoznać się ze wskazówkami dotyczącymi tego, jak wystawić taki dokument, które umieściliśmy w dedykowanym artykule.

Kiedy skierować sprawę do sądu?

Gdy dłużnik nie reaguje na przesłane mu wezwania, w tym ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, pozostaje zgłoszenie sprawy do sądu. Do wniosku sądowego należy dołączyć dowód wymagalności należności oraz potwierdzenie podejmowania prób jej odzyskania. 

• Dowodem wymagalności należności może być: 
  • niezapłacona faktura
  • umowa mówiąca o zadośćuczynieniu lub karze naliczanych w określonych w jej treści przypadkach; 
  • zestaw dokumentów potwierdzających prawo do zachowku itd.;
  • umowa 
• Dowodem potwierdzającym podejmowanie prób odzyskania należności będzie najczęściej ostateczne wezwanie do zapłaty z potwierdzeniem odbioru. Zdarza się jednak, że do wniosku do sądu dołącza się też inne dowody zebrane w procesie windykacyjnym, np. potwierdzenia wysyłki monitów mailowych i SMS’owych, jeśli te mogą zostać uznane za istotne. 

Z koniecznością skierowania sprawy na drogę sądową można spotkać się w przypadku wielu transakcji gospodarczych, więc już na etapie sporządzania umowy warto zadbać o zapis o miejscu rozstrzygania sporów. Najwygodniej z perspektywy wierzyciela jest ustalić je właściwym dla miejsca jego zamieszkania. Zazwyczaj sądem właściwym wyznacza się ten, który odpowiada stronie sporządzającej umowę.