Księgowe dokumenty magazynowe – rodzaje

Dokumenty magazynowe potwierdzają przyjęcia, wydania i przesunięcia towarów, materiałów i surowców w obrębie magazynów. Dotyczą zarówno tych związanych z ich sprzedażą podmiotom zewnętrznym, jak i przeniesieniami wewnątrz firmy, czy też pobraniami na jej potrzeby organizacyjne. Zasady dotyczące dokumentowania obrotu towarów i materiałów określa Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. Jakie są dokumenty magazynowe, które zostały w niej wymienione? Poznaj księgowe dokumenty magazynowe –  rodzaje i porady dotyczące ich wystawiania znajdziesz w treści artykułu.

Jakie są dokumenty magazynowe? Rodzaje

Księgowe dokumenty magazynowe identyfikują wszystkie zdarzenia związane z obrotem towarów, materiałów i surowców w obrębie przestrzeni magazynowych firmy.

Zasadniczo, dzieli się je na dwa główne rodzaje. Wyróżnia się dokumenty przychodowe, które dotyczą wszystkiego, co jest przyjmowane w przestrzeni magazynowej (np. z tytułu dostaw), oraz rozchodowe – odnoszące się do tego, co „wychodzi” z niej na zewnątrz (np. do klientów dokonujących zakupów).

Czasem, przyporządkowuje się do nich także dokumenty inwentaryzacyjne, które należy sporządzać obowiązkowo przy każdym remanencie okresowym. 

Dokumenty magazynowe przychodowe

Do dokumentów magazynowych przychodowych należą szerzej opisywane na blogu

• dokument PZ – przyjęcia z zewnętrz, np. dostawy towarów na magazyn;
• dokument PW – przyjęcia wewnętrznego, np. półwyrobów z działu produkcji;
• dokument ZW – zwrotu wewnętrznego, np. w przypadku pobrania zbyt dużej ilości materiałów w stosunku do zapotrzebowania; 
• dokument MM – przesunięcia międzymagazynowego tj. przeniesienia z jednego magazynu/działu wewnątrz firmy, do innego.

W artykułach o poszczególnych rodzajach dokumentów magazynowych podpowiadamy, czym się wyróżniają, kiedy się je wystawia i jakie elementy powinny zawierać.

Dokumenty magazynowe rozchodowe 

Następne, jeśli chodzi o rodzaje dokumentów magazynowych, są dokumenty rozchodowe, do których zaliczają się równie szeroko omówione na blogu:

• dokument WZ – wydania zewnętrznego, np. związanego ze sprzedażą towaru; 
• dokument RW – rozchodu wewnętrznego, np. w wyniku pobrania towarów z magazynu na potrzeby firmy; 
• dokument MM – przesunięcia towaru pomiędzy magazynami wewnątrz firmy.

Dokumentacja inwentaryzacji

Dokumenty obiegu magazynowego sporządza się też przy okazji okresowych inwentaryzacji. Jednym z nich jest np. Spis z natury, wykonywany przez małych i średnich przedsiębiorców zazwyczaj co roku, a w logistyce – znacznie częściej.

Struktura dokumentów przychodowych i rozchodowych

Księgowe dokumenty magazynowe powinny posiadać zgodną z przepisami strukturę i elementy, które wyszczególniono we wspomnianej wcześniej Ustawie. Każdy z nich musi być opatrzony:

• kolejnym numerem z odpowiednim skrótem wskazującym na rodzaj dokumentu;
• datą wystawienia;
• datą przyjęcia/wydania towaru/materiału, a w niektórych przypadkach także datą wydania określonej dyspozycji;
• nazwą towaru/materiału, którego dotyczy;
• ceną jednostkową określoną w walucie krajowej przedsiębiorstwa;
• ilością towaru/materiału podlegającego przyjęciu, wydaniu lub przesunięciu;
• jednostką miary;
• danymi osób wystawiających i uczestniczących w operacji (np. osoby przyjmującej towar na magazynie)
• podpisem osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu;
• podpisami osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy realizacji operacji (np. osoby wydającej towar z magazynu, czy przyjmującej towar na magazynie docelowym)

Wzory dokumentów magazynowych

Teoretycznie, nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, by w oparciu o powyższą listę samodzielnie przygotować wzory dokumentów magazynowych do użytku w firmie. Można to zrobić przecież nawet w edytorze tekstu, czy arkuszu kalkulacyjnym z pakietu biurowego. W praktyce jednak, własnoręczne przygotowywanie tych druków jest całkowicie bezcelowe.

Nie dość, że może zająć dużo czasu, to jeszcze rodzi ryzyko pominięcia niezbędnych elementów. Co więcej, przy wystawianiu dokumentów magazynowych w oparciu o samodzielnie przygotowane wzory, bardzo łatwo o błędy wynikające z pośpiechu przy pracy, takie jak np. pominięcie zmiany numeru dokumentu.

Prowadzenie dokumentacji magazynowej w programie

Większość przedsiębiorców zgadza się co do tego, że zdecydowanie szybciej, łatwiej i wygodniej wystawiać dokumenty magazynowe w programach. Tym bardziej, że oferują one zazwyczaj szereg przydatnych funkcji księgowych i administracyjnych, takich jak np. sporządzanie cenników, czy przygotowywanie i wysyłka JPK.

Przykładem takiego programu jest Faktura 2024 w wersji PRO. Narzędzie oferuje gotowe wzory dokumentów magazynowych, faktur i dokumentów księgowych, które wystarczy uzupełnić danymi. Po właściwym jego ustawieniu, można też cieszyć się całkowicie lub częściowo automatycznym uzupełnianiem księgowych dokumentów magazynowych, np. danymi stałych, zapisanych w bazie programu klientów.

Wygeneruj dokumenty PZ, WZ, MM w programie Faktura 2024!

Faktura 2024 PRO to funkcjonalny i prosty w obsłudze program do fakturowania i gospodarki magazynowej, który pomoże Ci w prowadzeniu dokumentacji obiegu towarów i materiałów w Twojej firmie. Wystawisz w nim księgowe dokumenty magazynowe rozchodowe i przychodowe, a także ustrukturyzowane faktury KSeF, noty księgowe, czy pliki JPK.

Narzędzie posiada też szeroki wachlarz funkcji, które przydadzą Ci się niezależnie od tego, czy posiadasz firmę produkcyjną, czy też np. sklep internetowy. Integracje z popularnymi systemami sprzedaży online, kalendarz, listy klientów i kontrahentów, wyszukiwanie firm po numerze NIP, cenniki, ewidencja towarów i materiałów, to tylko niektóre z jego funkcjonalności.

Pobierz bezpłatną wersję DEMO programu i sprawdź, jak wygodnie wystawia się dokumenty magazynowe w programie Faktura VAT 2024 PRO. Możesz korzystać z niej przez 31 dni!