Faktura VAT 2027 przejmuje powtarzalne wystawianie faktur. Abonament, czynsz albo stałą obsługę opisujesz raz w szablonie, a program przy starcie przypomina, które faktury czekają na wystawienie. Gdy faktur jest dużo naraz, druk seryjny wystawia, drukuje i wysyła je mailem dla całej listy firm. Ty decydujesz, kiedy faktury powstają — program nic nie wystawia za Twoimi plecami.
Automatyzacja · STANDARD i PRO
Mniej klikania przy fakturach, które się powtarzają
Wybierz temat, aby przejść od razu do szczegółów.
Faktury cykliczne — szablon raz, faktury co okres
Zamiast co miesiąc przepisywać tę samą fakturę, zapisujesz ją raz jako szablon: nabywców, usługi z ceną i ilością, formę i termin płatności. Program pamięta, jak często ma powstawać faktura i od kiedy, a z szablonu tworzy zwykłe faktury z kolejnymi numerami.
- częstotliwość: co dzień, tydzień, miesiąc, dwa miesiące, kwartał albo rok,
- data pierwszej faktury i — gdy umowa ma koniec — data ostatniej,
- ceny netto albo brutto, forma płatności, termin zapłaty (albo termin z karty kontrahenta),
- rachunek bankowy i osoba wystawiająca drukowane na fakturach,
- data dostawy liczona od daty wystawienia, np. dzień wcześniej,
- adnotacja o zwolnieniu z VAT, a w wersji PRO także magazyn.
Szablon sprawdza się przy abonamentach, czynszach, najmie, opiece serwisowej, obsłudze biurowej i każdej innej usłudze rozliczanej co okres.
Wersja STANDARD i PRO
„Abonament serwisowy za październik 2026” — sam się dopisze
Klient chce widzieć na fakturze, za jaki okres płaci. W polu Nazwa na fakturze wpisujesz tekst ze zmiennymi, a program przy każdym wystawieniu podstawia właściwy miesiąc i rok według daty wystawienia faktury.
- $MIESIAC — nazwa miesiąca, np. październik,
- $MIESIAC-1 i $MIESIAC+1 — poprzedni i następny miesiąc (usługa za miniony miesiąc albo z góry),
- $ROK — rok, $DZIEN — pełna data,
- wielkość liter nie ma znaczenia, działa też zapis znany z Faktura VAT 2026,
- puste pole = na fakturze zwykła nazwa towaru z kartoteki.
Przykład: „Abonament serwisowy za $MIESIAC $ROK” na fakturze z 1 października 2026 to „Abonament serwisowy za październik 2026”.
Wersja STANDARD i PRO
Jeden szablon dla wielu nabywców — i płatnik, gdy płaci ktoś inny
W zakładce Firmy dodajesz wszystkich nabywców, którzy kupują to samo. Każdy dostaje osobną fakturę z tymi samymi pozycjami — dziesięć abonamentów w tej samej cenie to jeden szablon, a nie dziesięć.
- nabywców wybierasz z kartoteki kontrahentów,
- pole Płatnik — np. firma macierzysta płacąca za oddział albo rodzic za ucznia,
- płatnik trafia na każdą fakturę z szablonu, na wydruk i do KSeF jako Podmiot3,
- dane płatnika program bierze z karty kontrahenta w chwili wystawiania — nowy adres trafi na kolejne faktury, a już wystawionych nie zmieni.
Wersja STANDARD i PRO
Przykład: wspólnota i zarządca
1. Nabywcą usługi jest wspólnota mieszkaniowa — dodajesz ją w zakładce Firmy.
2. Fakturę opłaca firma zarządzająca — wybierasz ją w polu Płatnik.
3. Co kwartał powstaje faktura dla wspólnoty z zarządcą jako płatnikiem, także w KSeF.
Krzyżyk w polu Płatnik usuwa go z szablonu — kolejne faktury powstaną bez niego.
Program sam przypomni, co trzeba wystawić
Gdy którykolwiek szablon ma zaległy okres, zaraz po uruchomieniu programu pojawia się okno „Faktury cykliczne do wystawienia”. Nie musisz pamiętać, komu i za co — widzisz to na liście.
- każdy wiersz to jeden szablon: częstotliwość, liczba faktur do wystawienia, okres zaległości i data ostatniego wystawienia,
- gdy program nie był uruchamiany przez kilka miesięcy, lista obejmuje wszystkie zaległe okresy,
- zaznaczasz wybrane i klikasz Wystaw zaznaczone — faktury powstają dopiero wtedy,
- opcja Wyślij mailem wysyła wystawione faktury od razu do klientów,
- wystawione szablony znikają z listy, więc ponowne kliknięcie niczego nie zdubluje,
- bez zaległości okno się nie pokazuje; całkiem wyłączysz je w Konfiguracja → Inne.
Wersja STANDARD i PRO
Wystawione, wydrukowane i wysłane za jednym razem
Na liście faktur cyklicznych zaznaczasz szablony i klikasz Wystaw Fakturę. W grupie Generowanie Faktur ustawiasz, co program ma zrobić z każdą nową fakturą — bez otwierania jej i dodatkowych pytań.
- Eksportuj do PDF — zapis faktury do pliku,
- Automatyczne drukowanie — wydruk bez dodatkowego okna,
- Wyślij mailem — każda faktura w PDF idzie do swojego kontrahenta, z tematem i treścią z szablonu e-mail,
- maile wychodzą po wystawieniu całej serii; na koniec program podaje, ile wysłał, i wymienia faktury bez wysyłki (np. klient bez adresu e-mail),
- takie faktury wyślesz później z Listy dokumentów przyciskiem Wyślij mailem zaznaczone,
- ustawienia są zapamiętywane — działają też w oknie przypomnienia przy starcie.
Wysyłka mailem korzysta z wbudowanego modułu poczty — wystarczy raz wpisać dane serwera SMTP w Konfiguracja → Internet.
Wersja STANDARD i PRO
Seria faktur w trzech krokach
1. Zaznaczasz szablony na liście albo w oknie przypomnienia.
2. Program wystawia faktury z kolejnymi numerami, zapisuje PDF i drukuje — według zaznaczonych opcji.
3. Po całej serii wysyła maile i pokazuje podsumowanie: ile faktur wyszło i które czekają na wysyłkę.
Wystawione faktury od razu widać na Liście dokumentów [F5].
Pod kontrolą: kto dostał fakturę i ile okresów zostało
Automatyzacja nie może wystawić faktury komuś, kto już nie jest Twoim klientem. Dlatego program wystawia faktury cykliczne tylko na Twoje polecenie i pilnuje danych, z których korzysta szablon.
- kontrahent nieaktywny albo zablokowany nie dostaje kolejnych faktur — pozostali z tego samego szablonu dostają je normalnie, a program wymienia pominiętych,
- nieaktywny towar albo płatnik wstrzymuje szablon z komunikatem, zamiast wystawić fakturę z wycofaną usługą,
- pod każdym szablonem rozwiniesz listę wystawionych z niego faktur — numer, data, kontrahent, wartość,
- kolumna Ostatnio wystawiona i kolumna Pozostało — ile okresów zostało do daty końcowej umowy,
- eksport listy szablonów do XLSX, PDF i CSV.
Wersja STANDARD i PRO
Druk seryjny — faktury dla całej listy firm [F6]
Druk seryjny (abonament) wystawia wiele faktur jednocześnie — po jednej dla każdej firmy z listy. Przydaje się, gdy listę klientów i usług dostajesz co okres z innego programu albo gdy każda firma kupuje coś innego.
- lista firm z pliku skryptu (zwykły plik tekstowy, np. z Notatnika), z pliku CSV albo z kartoteki kontrahentów,
- w każdym wierszu własne kody towarów i ilości; przycisk Wstaw towary dopisuje towar do zaznaczonych wierszy,
- wspólne ustawienia serii: rodzaj dokumentu, data, forma i termin płatności, konto, ceny netto albo brutto, uwagi,
- wszystkie faktury z jedną datą albo z kolejnymi dniami,
- opcja Oznacz jako zapłacone — program zapisuje wpłatę całej kwoty,
- polskie litery wczytują się poprawnie z plików UTF-8, Windows-1250 i ISO-8859-2.
Wersja STANDARD i PRO
Wyślij i Drukuj — cała seria w jednym podglądzie
Gdy lista jest gotowa, jednym przyciskiem wystawiasz wszystkie faktury. Kolumna Wystaw decyduje, dla których wierszy faktury powstaną, a po wystawieniu w kolumnie Numer pojawiają się ich numery.
- Wyślij i Drukuj — wystawia faktury i pokazuje je wszystkie w jednym podglądzie wydruku,
- Wprowadź do ewidencji — tylko wystawia, bez drukowania,
- Wyślij dokumenty mailem (PDF) — każda faktura do swojej firmy, adres z kartoteki albo z kolumny E-mail,
- Nadruk adresów — etykiety, listy, koperty i potwierdzenia nadania dla zaznaczonych firm,
- podsumowanie po serii: ile faktur powstało, ile maili wysłano i co się nie udało (np. nieznany kod towaru).
Firmę z wiersza program odnajduje po NIP-ie; tej, której nie ma w kartotece, dopisuje do kartoteki — warto więc przed wystawieniem sprawdzić nazwy.
Wersja STANDARD i PRO
Faktury cykliczne czy druk seryjny?
Faktury cykliczne — punktem wyjścia jest szablon dokumentu. Pozycje są zapisane w szablonie, a program pamięta częstotliwość i datę końcową. Najlepsze przy stałych umowach powtarzanych co okres.
Druk seryjny — punktem wyjścia jest lista firm z pliku albo z kartoteki. Każdy wiersz może mieć inne towary i ilości, a serię uruchamiasz, kiedy chcesz. Najlepszy, gdy listę klientów i usług dostajesz z zewnątrz.
Obie funkcje tworzą zwykłe faktury z kolejnymi numerami, widoczne na Liście dokumentów [F5].
Import z Faktura VAT 2026, KSeF i JPK
Faktury z automatu niczym się nie różnią od tych wystawionych ręcznie — trafiają tam, gdzie każda inna faktura.
Szablony z Faktura VAT 2026
Kreator importu przenosi szablony faktur cyklicznych z pozycjami, częstotliwością, datą końcową, rachunkiem i terminem płatności. Faktury wystawione z nich w programie 2026 zostają podpięte, więc przypomnienia zaczynają się od następnego okresu.
KSeF
Faktury z szablonów i z druku seryjnego wysyłasz do KSeF tak samo jak każdą inną fakturę. Płatnik z szablonu trafia do KSeF jako Podmiot3. Więcej na stronie KSeF 2.0.
Ewidencja VAT i JPK
Wystawione faktury trafiają na Listę dokumentów [F5], do ewidencji VAT i do pliku JPK_V7 za swój miesiąc. Nie trzeba ich nigdzie przepisywać.
Dla kogo jest automatyzacja faktur?
Dla właściciela małej firmy, który co miesiąc wystawia te same faktury: za abonament, najem, serwis, obsługę biura, opiekę informatyczną albo zajęcia. Faktury cykliczne oszczędzają przepisywania i pilnują terminów, a druk seryjny pozwala w kilka minut wystawić i rozesłać faktury dla kilkudziesięciu firm. Obie funkcje są w wersjach STANDARD i PRO — szczegóły w porównaniu wersji.
Więcej o tym, jak działają faktury cykliczne, przeczytasz we wpisach Faktury cykliczne i Automatyzacja księgowości, a krok po kroku — w dokumentacji: Faktury cykliczne i Druk seryjny (abonament).
Ważne: program nie wystawia faktur samoczynnie w tle — zawsze potwierdzasz wystawienie. Dzięki temu nie powstanie faktura dla klienta, który wypowiedział umowę.
