Rafal Morawski
Rok 2013 przyniósł ze sobą zmiany dotyczące nie tylko ogólnego wyglądu faktur, ale również zmiany związane z fakturami elektronicznymi. Jeszcze do niedawna spędzały one sen z powiek przedsiębiorcom. Tak naprawdę nie wiadomo było czy przesyłanie faktur drogą mailową bez podpisu jest zgodne z prawem, czy też nie, itd. Na szczęście zasady wystawiania faktur zostały uproszczone w efekcie dostosowania polskiego prawa z przepisami obowiązującymi w Unii Europejskiej.
Wystawianie e-faktur przed zmianami
Każdy przedsiębiorca, który zamierzał wystawić fakturę elektroniczną, musiał uzyskać zgodę klienta (pisemną lub e-mailową) na otrzymywanie tego rodzaju dokumentów. Taką zgodę trzeba było uzyskać jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury elektronicznej.
Elektroniczne faktury po zmianach
Od 1 stycznia 2013 roku, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 11 grudnia 2012 r. zniknął obowiązek wyrażania pisemnej lub elektronicznej zgody na otrzymywanie e-faktur. Wprowadzona została bowiem tzw. domniemana zgoda na wystawianie faktur elektronicznych – co oznacza, że opłacenie faktury jest zarazem zgodą na otrzymywanie dokumentów w takiej formie. Jednocześnie klient w każdym momencie może poprosić o wydanie faktury papierowej.
Zmiany dotyczą również sposoby przesyłania e-faktur. Od 2013 roku nie ma obowiązku przesyłania dokumentów na adres e-mail. Istnieje możliwość udostępnienia faktur na serwerze przedsiębiorcy. Klient musi jednak uzyskać prawo dostępu oraz możliwość pobierania dokumentów.
Jakie warunki musi spełniać e-faktura?
Rozporządzenie Ministra dokładnie opisuje warunki, jakie muszą zostać spełnione, by elektroniczna faktura była pełnoprawnym dokumentem.
Koniecznością jest występowanie na e-fakturze następujących pozycji:
- data wystawienia,
- numer identyfikujący dokument,
- nazwa podatnika i dane nabywcy łącznie z adresami,
- numer identyfikacji podatkowej podatnika i nabywcy,
- data zakończenia dostawy towarów / świadczenia usług,
- nazwa towaru / usługi,
- miara i ilość dostarczanych towarów / wykonywanych usług,
- cena jednostkowa netto,
- wartość dostarczonych towarów / wykonanych usług,
- stawka podatku VAT,
- suma wartości sprzedaży netto
- kwota podatku VAT,
- kwota należności ogółem.
Istotne znaczenie ma także zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury. Chodzi o zagwarantowanie autentyczności tożsamości wystawcy faktury / strony dokonującej dostawy towarów lub świadczącej usługi. Kolejnym warunkiem jest zagwarantowanie czytelności faktury, a także zapewnienie integralności treści (dane zawarte w dokumencie muszą być poprawne).
Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Rozporządzenie Ministra Finansów określa również sposób przechowywania faktur elektronicznych. Bardzo ważne jest, by e-dokumenty przechowywać z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe. Sposób przechowywania powinien pozwolić również na łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym. Oznacza to, że e-faktury można wydrukować lub pozostawić w formie elektronicznej.
E-faktury można przechowywać również poza terytorium kraju. Ważne jest jednak to, by – w razie kontroli Urzędu Skarbowego – organ podatkowy miał dostęp online do faktur.
Czy to się opłaca?
Statystyki pokazują, że zaledwie 10% przedsiębiorców zrezygnowało z papierowych dokumentów na rzecz e-faktur. A szkoda, ponieważ jest to rozwiązanie niezwykle korzystne.
Po pierwsze faktury wystawiane w formie elektronicznej pozwalają na redukcję wydatków. Odchodzą bowiem koszty związane z zakupem papieru, tuszu oraz koszty usług pocztowych lub kurierskich. Odliczyć należy również wydatki związane z przechowywaniem dokumentów w wynajętych archiwach.
Po drugie – wystawianie faktur elektronicznych pozwala na szybsze dostarczenie ich do klientów. Dzięki temu przedsiębiorca znacznie krócej oczekuje na płatność.
Po trzecie – przedsiębiorca korzystający z faktur elektronicznych jest dba o środowisko. Jest sprzymierzeńcem ekologicznych rozwiązań, ponieważ nie produkuje sterty makulatury.
Sprawdź nasz program do faktur.
