Czy zwrot towaru bez paragonu jest zgodny z przepisami? Jak rozliczyć VAT?

Zwrot towaru bez paragonu to sytuacja dopuszczalna przez przepisy, jednak wymaga dopełnienia pewnych ważnych formalności. Sprawdź, jak prawidłowo korygować sprzedaż zarejestrowaną na kasie fiskalnej i w jaki sposób rozliczyć VAT.

Zwrot towaru bez paragonu – co na to przepisy

Kasy fiskalne nie dają technicznej możliwości skorygowania sprzedaży bezpośrednio w pamięci urządzenia. Nie pozbawia to jednak podatnika prawa do dokonania korekty takiej transakcji. Zmiany wartości sprzedaży muszą zostać odnotowane w oddzielnej ewidencji – poza kasą fiskalną. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1625) znajdujemy rozróżnienie dwóch takich ewidencji: zwrotów i reklamacji oraz oczywistych pomyłek.

Zwroty towarów i uznanie reklamacji skutkujące zwrotem całości lub części należności oraz oczywiste pomyłki popełnione przy ewidencjonowaniu mają wymagania formalne do dokonania korekty. Ze względu jednak na specyfikę oczywistych pomyłek, które zostają skorygowane najczęściej od razu przesz kasjera, brak paragonu takich sytuacji nie dotyczy.

Zwrot towaru bez paragonu wzbudza wątpliwości podatników. Wszystko przez wymóg, zgodnie z którym ewidencja korekt w tym przypadku powinna zawierać „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”.

Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży – czy to tylko paragon?

Ewidencja zwrotu towarów i uznanych reklamacji powinna zawierać dane wymienione w § 3 ust. 3 rozporządzenia, czyli:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego jest paragon fiskalny. W powyższym przepisie nie wskazano jednak wprost na paragon. Czy w takim razie zwrot towaru bez paragonu jest możliwy z innym dokumentem?

W praktyce bowiem zdarza się, że konsument chcący towar zareklamować lub zwrócić paragonu nie posiada, ponieważ go zgubił lub wyrzucił. Przepisy nie pozbawiają go jednak możliwości odzyskania swoich pieniędzy. Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży może być bowiem np. wydruk z terminala płatniczego wskazujący na zapłatę, dokument gwarancyjny towaru, umowa itp. Nawet brak tego typu dowodów nie pozbawia nabywcy prawa do zwrotu – może on wtedy sporządzić krótkie oświadczenie o zgubieniu paragonu. Taki dokument podatnik dołącza do ewidencji zwrotów i reklamacji. Zasadniczo chodzi o to, by sprzedawca bezspornie wykazał, że zwrot został dokonany i obejmuje towar wcześniej u niego nabyty.

Prawidłowość takiej procedury postępowania potwierdzają organy podatkowe. Wskazuje na to np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 stycznia 2022 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.780.2021.1.JKU).

Zwrot towaru bez paragonu wymaga posiadania dokumentów potwierdzających jego dokonanie. To m.in. dowody rozliczeń finansowych związane ze zwrotem środków nabywcy, np. oświadczenie o otrzymaniu gotówki bądź wyciąg z terminala.

Jak rozliczyć korektę paragonu

Wpis w ewidencji zwrotów i reklamacji stanowi podstawę do korekty wartości sprzedaży i kwoty podatku należnego. Zwrot towaru bez paragonu akceptowany jest wtedy, gdy podatnik posiada inną dokumentację. Korektę sprzedaży ujmujemy na bieżąco – w rozliczeniu za okres dokonania zwrotu.

Warto przy tym podkreślić, że przepisy inaczej traktują korektę sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej w przypadku tzw. oczywistej pomyłki. Jak wskazuje § 3 ust. 4 rozporządzenia, ewidencja korekt musi zawierać dołączony oryginał paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży. To jednak specyficzna sytuacja, w której błąd zostaje rozpoznany najczęściej od razu, np. klient orientuje się, że zamiast 2 pączków kasjer zarejestrował 20. Wraca wtedy z paragonem do sprzedawcy i prosi o korektę i zwrot pieniędzy.