Elementy faktury VAT i bez VAT – co warto wiedzieć?

Faktura jest jednym z najważniejszych i najczęściej wystawianych dokumentów księgowych, które umożliwiają prowadzenie rejestru dochodów i rozchodów. Zawartość faktury może być nieco inna w zależności od tego, czy będzie ona uwzględniać podatek VAT. Osoby przymierzające się do założenia własnej działalności gospodarczej powinny sprawdzić, jakie elementy są niezbędne na fakturze i jak prawidłowo wystawić taki dokument.

Jakie elementy ma faktura?

Każdy dokument jest podzielony na określone elementy faktury, np. w lewym górnym rogu zwyczajowo umieszcza się sprzedawcę, natomiast w prawym górnym rogu nabywcę. W praktyce jednak, firmy korzystają z różnych programów do automatycznego generowania faktur, a co za tym idzie, wygląd tych dokumentów może się nieco różnić. Każda faktura jest jednak podzielona na pewne sekcje, których na tym dokumencie po prostu nie może zabraknąć.

Są to wspomniane już dane sprzedawcy i nabywcy, wykaz produktów i usług wraz z cenami (netto, brutto), a także krótkie podsumowanie obejmujące całkowitą kwotę do zapłaty. Jeśli jest to faktura VAT, pod wykazem produktów i usług dostępna będzie także sekcja uwzględniająca podatek VAT. Część firm sygnuje faktury pieczątką i podpisem na dole kartki, ale w dobie elektronicznego podpisu elementy faktury tego typu się zmieniają, a ustawa nie przewiduje już konieczności umieszczania pieczątki oraz podpisu kontrahenta.

Warto także wspomnieć o tym, że od nowego roku obowiązują nowe przepisy. Zmiany od 2022 roku i e-fraktury opisaliśmy w naszym obszernym artykule.

Co powinna zawierać faktura VAT w 2022 roku?

Wśród obowiązków elementów faktury na pewno należy uwzględnić:

• dane sprzedawcy i dane nabywcy,
• wykaz zakupionych usług lub towarów,
• wyliczenie podatku VAT (jeśli jest to faktura VAT),
• a także krótkie podsumowanie.

Elementy faktura VAT – ustawa wymaga oczywiście umieszczenia stawki VAT wraz z kwotą podatku. Obowiązkowe elementy faktury podatnika zwolnionego z VAT to jedno, ale przyglądając się przykładowym fakturom łatwo dostrzec, że często zawierają one znacznie więcej informacji. Jak się okazuje, spora część z nich nie jest obowiązkowa. Takie dane mogą być jednak wymagane przez niektórych kontrahentów, którym zależy na pełnym porządku w papierach.

Sprawdź nasz poprzedni wpis i zmiany od 2022 roku i e-faktury – jak wyglądało to wcześniej

Dobrym przykładem jest tutaj nazwa dokumentu, która niemal zawsze widnieje na górze strony. W praktyce, od 2013 roku nie trzeba jednak umieszczać nazwy, ponieważ uznano, że faktura staje się dokumentem za sprawą samej zawartości, a nie nazwy. To również jasno wyznacza, jakie są obowiązkowe elementy faktury zgodnie z ustawą. Nie trzeba także umieszczać, czy jest to oryginał, czy kopia (faktury zawsze wydaje się w dwóch egzemplarzach), niemniej jednak wiele firm prosi o zawarcie takie adnotacji o oryginale lub kopii. Na fakturze obowiązkowym elementem nie jest nawet nr konta, na który należy przelać należność, ale jak łatwo się przekonać, nr rachunku widnieje niemal na każdym dokumencie. Faktura nie musi również zawierać podpisu i pieczątki. Powyższe elementy na fakturze nie są wymagane prawnie, ale wielu kontrahentów może prosić o ich umieszczenie.

Jakie dane do faktury są obowiązkowe?

Od nowego roku warto wiedzieć, jakie elementy faktury zwolnionej z VAT należy umieścić na dokumencie. Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, sprawdź artykuł – zwolnieni z VAT też wystawią faktury. Co za tym idzie, warto sprawdzić jak prezentuje się elementy faktury ustawa o rachunkowości. Najlepszym rozwiązaniem będzie sprawdzenie tego, co mówi nam obowiązująca ustawa. Mianowicie, w art. 106e elementy faktury ust. 1 pkt 8-15 prezentują się następująco:

• Data wystawienia,
• Numer faktury zgodnie z przyjętą numeracją,
• dane osobowe i adresowe sprzedawcy i nabywcy,
• Numer NIP sprzedawcy i nabywcy,
• Data dokonania/zakończenia dostawy, wykonania usługi, otrzymania zapłaty,
• Nazwa towaru lub usługi,
• Ilość sprzedanych towarów i usług,
• Cena jednostkowa,
• Kwoty rabatów,
• Wartość sprzedaży netto,
• Stawka VAT i wartość podatku
• Kwota podatku z uwzględnieniem stawek
• Łączna kwota należności.

Większość z wyżej wymienionych elementów to także obowiązkowe elementy faktury do paragonu. Obowiązujące przepisy ściśle precyzują, jak powinien wyglądać dokument księgowy.

Faktura VAT – co musi zawierać i jak wystawić?

Czy osoba wystawiająca fakturę musi koniecznie wiedzieć, jakie są obowiązkowe elementy faktury VAT, a także, jakie elementy faktury obowiązują przedsiębiorców zwolnionych z tego podatku? Absolutnie nie, ponieważ z pomocą przychodzą profesjonalne programy, takie jak FAKTURA VAT 2022. Przedsiębiorcy mogą zdecydować się na wypróbowanie programu za darmo, ponieważ pierwsze 30 dni księgowania i e-fakturowania nie wymaga ponoszenia dodatkowych opłat.

Tym samym, nie musisz sobie zaprzątać głowy ustawami, a także detalami, które decydują o tym, czym różni się faktura zaliczkowa i końcowa. Możesz wybrać zautomatyzowany i wygodny program, który uwzględnia obowiązujące przepisy i wie, jakie są obowiązkowe elementy faktury bez VAT, a także, jakie elementy powinna zawierać faktura VAT. Program jest na bieżąco aktualizowany, a zatem nawet jeśli elementy faktury ustawa o VAT ulegną zmianie, program zostanie zaktualizowany, tak, aby wciąż wystawiać aktualne i prawidłowe dokumenty księgowe.