Faktura bez NIP — co trzeba zrobić?

Faktura bez NIP nie może stanowić pełnowartościowego dowodu księgowego. Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy wykorzystywany przez przedsiębiorców. Powinien zawierać dane odbiorcy i nabywcy oraz numer NIP. Co, jednak gdy nie ma go na fakturze? Z tego tekstu dowiesz się, co zrobić w takiej sytuacji.

Jednym z najważniejszych dokumentów dla przedsiębiorców jest faktura VAT. Uprawnia ona między innymi do odliczenia podatku. Z tego powodu nie może zawierać błędnych danych, które podlegają potem weryfikacji przez organy skarbowe. Brak niektórych informacji nie jest jednak końcem świata. W pewnych sytuacjach można je skorygować. Dotyczy to np. sytuacji, gdy wystawiona zostaje faktura bez NIP.

Faktura VAT — co powinna zawierać?

Jaka jest definicja faktury VAT? To główny dokument stosowany w obrocie towarami i usługami przez podatników VAT. W przepisach znajdziemy długą listę elementów, które obowiązkowo muszą znaleźć się na tym dokumencie.

Wskazuje je art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Według tego aktu prawnego na kompletnej fakturze VAT musi znajdować się m.in.:

• data wystawienia dokumentu;
• numer jednoznacznie identyfikujący fakturę, nadany w ramach jednej lub więcej serii;
• numer służący do identyfikacji podatnika na potrzeby podatku;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz adresy obu stron;
• numer identyfikujące nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku VAT, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (NIP);
• nazwa lub rodzaj towaru/usługi;
• miara oraz ilość dostarczonych towarów bądź zakres wykonanych usług;
• cena jednostkowa netto towaru lub usługi;
• wartość towarów lub usług będących przedmiotem faktury, bez kwoty podatku
• stawka podatku VAT wyrażona w procentach;
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki oraz sprzedaż zwolnioną z podatku od towarów i usług;
• kwota brutto za towar lub wykonane usługi;

Z ustawy jasno wynika więc, że NIP to element, którego nie może zabraknąć na fakturze VAT. Co, jednak gdy zapomnimy go wprowadzić?

Faktura bez NIP a odliczenie VAT — co zrobić?

W praktyce brak NIPu nabywcy na fakturze oznacza, że… dokument nie jest fakturą VAT. Odliczenie podatku w takim przypadku będzie niemożliwe. Na szczęście da się szybko poradzić sobie z tym problemem.

Jeśli brak NIP nabywcy na fakturze krajowej uniemożliwia zaksięgowanie go, wystarczy wystawić notę korygującą. Nota naprawi wadę techniczną, wyróżnioną w ustawie. Inną możliwością jest zwrócenie się do wystawcy faktury, by ten sporządził nowy dokument lub wystawił fakturę korygującą dane formalne. Trzeba jednak pamiętać, że nie da się tak skorygować faktury uproszczonej, która została wystawiona w ramach paragonu bez NIP.

Sprawa wygląda nieco inaczej, gdy problemem jest brak NIP nabywcy na fakturze zagranicznej. Wtedy jest to traktowane jako błąd formalny, który nie wpłynie na możliwość rozliczenia dokumentu. Brak NIP nabywcy na fakturze WNT nie wyklucza też wystawienia noty korygującej, w której podamy swój numer VAT UE. Dużo bardziej kłopotliwy jest brak NIP sprzedawcy na fakturze zagranicznej. O ile w przypadku handlu wewnątrzkrajowego wystarczy nota korygująca, tak w WNT automatycznie unieważnia to dokument sprzedażowy. Wtedy konieczne jest zgłoszenie się do kontrahenta z prośbą o wystawienie poprawnej faktury.