Rafal Morawski
Faktury w KSeF muszą przejść przez procedury, po których zostaną w systemie zaakceptowane i wysłane do kontrahenta lub odrzucone. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już za kilka miesięcy. Sprawdź, jak prawidłowo przygotować sprzedażowe i zakupowe faktury ustrukturyzowane.
Faktury w KSeF – niezbędna autoryzacja
Krajowy System e-Faktur dla czynnych podatników VAT stanie się obowiązkowy już od 1 lipca 2024 r. Dla pozostałych przedsiębiorców – od 1 stycznia 2025 r. Aby zacząć korzystać z systemu, podatnik musi dokonać weryfikacji w Aplikacji Podatnika KSeF. Gdy to zrobi, zyskuje dostęp do konta, które umożliwi mu wysyłanie faktur sprzedażowych i pobieranie faktur kosztowych w systemie.
Osoba fizyczna w celu autoryzacji może wykorzystać swój Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Z kolei podmioty niebędące osobami fizycznymi wykorzystują w tym celu elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP lub składają zawiadomienie ZAW-FA.
Co istotne, uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych można nadać osobie trzeciej, np. pracownikowi biura rachunkowego lub innemu przedsiębiorcy w ramach umowy o samofakturowaniu.
Faktury sprzedaży w KSeF
Aby rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, należy się do tego odpowiednio przygotować. Faktury w KSeF sprzedażowe przechodzą następujące etapy, zanim trafią do odbiorcy:
- przygotowanie merytoryczne
- przygotowanie techniczne
- autoryzacja użytkownika
- wysyłka faktury do systemu
- przyjęcie lub odrzucenie faktury przez system
- nadanie numeru referencyjnego
Przy czym faktura może zostać odrzucona w przypadku, gdy jej struktura XML nie jest zgodna z aktualnym schematem faktury ustrukturyzowanej.
Nadanie numeru referencyjnego zostaje potwierdzone wystawieniem przez system Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO).
Przygotowanie faktury w KSeF sprzedażowej wymaga uzupełniania wszystkich wymaganych pól schematu XML. Cały proces okaże się łatwiejszy, jeśli przedsiębiorca korzysta z funkcjonalnego oprogramowania zintegrowanego z KseF i na bieżąco aktualizowanego pod kątem m.in. zmian w schematach.
Program sprzedażowy zintegrowanych z KSeF daje też możliwość tzw. buforowania faktur. To nic innego, jak przygotowanie w czasie rzeczywistym zestawu faktur, zweryfikowanie ich, a następnie zbiorcze wysłanie do systemu. Taki model pracy pozwala uniknąć sytuacji, gdy np. wystawiona na szybko faktura ma błędny NIP kontrahenta. W KSeF nie można jej poprawić. Jedynym wyjściem jest skorygowanie dokumentu do zera i wystawienie nowego, co generuje dodatkowy czas pracy odpowiedzialnej za to osoby.
Faktury zakupowe w KSeF
Z Krajowego Systemu e-Faktur można też pobierać faktury zakupowe. Obecnie są tam tylko dokumenty wystawiane przez podmioty, które dobrowolnie zdecydowały się korzystać z KSeF.
Ważne! Zgodnie z brzemieniem znowelizowanych przepisów, dniem otrzymania faktury jest dzień, w którym system KSeF nadał jej numer identyfikujący. Nie ma znaczenia, w jakim dniu przedsiębiorca faktycznie pobrał dokument.
Faktury w KSeF kosztowe podatnik pobiera w formacie plików XML. Odpowiadają one schematowi faktury ustrukturyzowanej, zgodnie z wymogami ustawodawcy. Osoba pobierająca faktury kosztowe musi posiadać uprawnienia dostępu do faktur. Bardzo dużym ułatwieniem zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla współpracujących z nimi biur rachunkowych, jest prosty import dokumentów do systemów księgowych zintegrowanych z KSeF.
Faktury w KSeF – współpraca w programie Faktura VAT 2023
Program do zarzadzania sprzedażą umożliwia szybki i prosty eksport wystawionych wcześniej faktur do systemu KSeF. Aby to zrobić, wystarczy z zakładki „Faktury” wybrać ikonę „Lista dokumentów”, w uzyskanym oknie zaznaczyć odpowiednie dokumenty, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy: „Eksport” -> „Do KSeF FA(2) XML” -> „Wszystkie” lub „Zaznaczone”. Warto przy tym zwrócić uwagę, że program Faktura VAT 2023 eksportuje faktury do KSeF zawsze w aktualnym formacie (obecnie jest to właśnie FA(2)).
