Faktura ustrukturyzowana – czym jest?

Wprowadzenie w Polsce faktury ustrukturyzowanej ma być wielką korzyścią dla biznesu. Po wprowadzeniu tego systemu ma zniknąć konieczność przechowywania faktur i ich udostępniania przez podatników na żądanie do celów kontroli — organy będą mieć stały wgląd w te dokumenty. Przez co ma też zniknąć przesyłanie JPK_FA.

Tego typu regulacje obowiązują już w kilku krajach UE, między innymi w Hiszpanii, Portugalii, Estonii i we Włoszech.

Jak mogą wyglądać faktury ustrukturyzowane w Polsce na przykładzie Włoch?

Włochy to kraj, w którym starano się uszczelnić system podatku VAT-u, tak samo, jak stara się go teraz uszczelnić w Polsce. Faktury ustrukturyzowane zaczęto wprowadzać tam już w 2014 roku. Przy czym, na początku rozwiązanie to było obligatoryjne — tylko w rozliczeniach B2G — z organami administracji centralnej czy samorządowej. Pozostali podatnicy mogli dalej korzystać z tradycyjnej formy fakturowania — zarówno faktur papierowych, jak i faktur elektronicznych.

Największa zmiana odnośnie do faktur ustrukturyzowanych weszła w życie w 2019 r.

Wtedy ten model stał się obowiązkowy dla wszystkich rodzajów transakcji dla podmiotów posiadających siedzibę we Włoszech. Od tego momentu faktury ustrukturyzowane — elektroniczne były przesyłane do organów podatkowych w formacie XML. Dla podatników — rezydentów włoskich, była to duża zmiana, ponieważ pojawił się 3 organ podatkowy, który weryfikował te faktury i dopiero w kolejnym kroku wysyłał je do kontrahenta.

Organ podatkowy weryfikuje dane, zanim je prześle

Jest to znaczące, ponieważ proces weryfikacji trwał wtedy od kilku dni — do nawet całego tygodnia roboczego. Od momentu wdrożenia e-faktur dokumenty wysyłane w formie papierowej lub w formie PDF nie był już dokumentami, które miały rangę faktury.

Źródło: https://pixabay.com/pl/illustrations/faktura-vat-4184607/

Co było wyzwaniem dla Włoch po wprowadzeniu faktur ustrukturyzowanych?

Czego na przykładzie Włoch mogą się spodziewać przedsiębiorcy w Polsce? Co działo się wtedy we Włoszech? Na pewno była to duża zmiana przyzwyczajeń przedsiębiorców i zmiana dotyczącą programów do wystawiania faktur i całego procesu. W niebyt odeszły poprzednie formy fakturowania. Pojawiła się forma faktur ustrukturyzowanych w formacie XML — musiała nastąpić trochę taka zmiana „mentalna”.

Pojawiła się też kwestia zgodności systemu ERP firmy lub systemu księgowego, który musi być w stanie czytać dane z XML — programy te muszą być po prostu dostosowane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych — sczytywania i przesyłania tych danych.

We Włoszech obligatoryjne jest e-fakturowanie dostaw w schematach B2B oraz B2G i B2C. Faktura ustrukturyzowana wysłana jest przez państwową platformę, jak ma to działać w Polsce.

Włoscy podatnicy musieli przygotować się na nowo do wdrożeń rozwiązań w IT i połączyć je z procesami, o których wcześniej wspomnieliśmy. W konsekwencji około 90% podatników było zmuszonych do zaimplementowania zewnętrznych rozwiązań — wdrożenie na nowo systemów księgowych do swoich firm.

Faktura ustrukturyzowana — co to jest i czemu służy?

Czym jest faktura ustrukturyzowana? To nic innego, jak faktura, którą wystawi się przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Taka faktura otrzyma swój numer identyfikacyjny w tym systemie.

Dostęp do tego systemu będą mieć tylko podmioty uwierzytelnione w systemie (potrzebny będzie podpis kwalifikowany/podpis zaufany) i będą posiadać odpowiednie uprawieniania. Podmiotem uprawionym może być pracownik podatnika lub inny upoważniony podmiot np. konkretnie wskazana księgowa, lub pracownicy biura księgowego.

Takie faktury mają być testowane już na początku października 2021 r. W tej pierwszej fazie przedsiębiorcy będą mogli dobrowolnie korzystać z tego systemu — będzie on jedną z dopuszczalnych form dokumentacji. Jednak ma się to zmienić w obowiązek.

Faktura ustrukturyzowana ma być wystawiana i otrzymywana:

• w formie elektronicznej;
• przez oprogramowanie interfejsowe;
• zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego.

Faktura będzie uznawana za wystawioną i otrzymaną w dniu, w którym system przydzieli jej numer identyfikacyjny.

Źródło: https://pixabay.com/pl/photos/biznesmen-za%c5%82o%c5%bcenie-finansowanie-3300891/

Obowiązek elektronicznego fakturowania

Obowiązek ten łączy się ze zmianami, jakie wprowadza się przy pakiecie SLIM VAT 2. Nie trzeba będzie przy wystawianiu duplikatu faktury zamieszczać tego oznaczenia. Nie będzie też obowiązku umieszczania na fakturach wyrazów takich jak „faktura korygująca” lub „korekta” i wskazywanie ich przyczyn.

Faktura ustrukturyzowana — jakie są zalety i cel zmian?

Na początku lutego 2021 MF przedstawiło projekt zmian do ustawy o podatku od towaru i usług oraz niektórych innych ustaw, który ma wprowadzić do polskiego porządku prawnego możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Konsekwencją wprowadzonych zmian będzie utworzenie Krajowego Systemu e-Faktur. Co do zasady powinno przyczynić się do wielu uproszczeń. Krajowy System e-Faktur ma zacząć działać w styczniu 2022 roku.

Ministerstwo Finansów wymienia następujące zalety faktury ustrukturyzowanej i cel zmian formy fakturowania w KSeF:

• szybkość zwrotu VAT-u;
• bezpieczeństwo;
• przyspieszenie działania biznesu — dzięki pośrednictwu MF będzie wiadome, że faktura trafiła do adresata;
• rozliczanie faktur stanie się prostsze;
• faktury będą przechowywane 10 lat w systemie;
• ograniczenie nieuczciwej konkurencji;
• mniej danych do przesyłania.

Wdrożenie takiego rozwiązania to przykład cyfryzacji usług fiskusa. Najważniejszą z korzyści jest to, że ten system ma przyczynić się do wykrywania prób wyłudzenia podatku, a przez to ma poprawić bezpieczeństwo uczciwych firm.

Źródło: https://pixabay.com/pl/photos/biznesmen-p%c5%82aci%c4%87-kalkulator-2953856/

Od kiedy zacznie obowiązywać faktura ustrukturyzowana?

Posługiwanie się fakturami ustrukturyzowanymi ma być możliwe od 1 października 2021 roku. Początkowo posługiwanie się tą formą fakturowania ma być dobrowolne, po akceptacji przez odbiorcę faktury. Jednak do roku 2023 podatnicy mają być zobowiązani do obligatoryjnego obrotu wyłącznie fakturami ustrukturyzowanymi.

Więcej informacji na ten temat będzie dostępnych w projektowanym jeszcze art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Jak podatnicy powinni przygotować się na korzystanie z faktur ustrukturyzowanych?

W pierwszym kroku należy przygotować dokument bezpośrednio w programach finansowo-ksieowych. Po uwierzytelnieniu się w KSeF podatnik będzie mógł przesłać te faktury do walidacji, żeby mogły zostać uznane za wystawione. Istotną informacją dla mikro przedsiębiorców jest to, że MF planuje odpowiednie dostosowanie aplikacji Mikro Firma tak, żeby umożliwić mniejszym podatnikom również korzystanie z KSeF.

Walidacja przesłanych plików — faktury w systemie

Jeśli dany plik jest zgodny z formatem i zostanie uznany za prawidłowy, taki dokument dostanie swój numer identyfikacyjny. Jeśli plik zostanie uznany za niepoprawny, system pokaże nam komunikat o błędzie.

Do systemu będzie mieć wgląd podatnik lub podmiot upoważniony. Pliki będzie można pobierać również w formie PDF.

Chcesz poprawnie i szybko wystawiać faktury? Zobacz nasz program do faktur.