Faktura VAT, Faktura pro-forma

Faktura VAT to dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży i zakupu towarów lub usług. Obowiązkowo muszą ją wystawić podmioty gospodarcze, które są podatnikiem VAT i zawierają transakcję z drugą firmą. Faktura VAT powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach i zawiera podstawowe informacje o transakcji m.in. data zawarcia, dane sprzedawcy i nabywcy, konkretne rodzaje towarów lub usług, ich ilość i zakres, ceny netto i stawkę podatku VAT. Najpóźniej należy wystawić fakturę do 15. dnia następnego miesiąca po zawarciu transakcji. Faktura VAT jest wiążąca dla stron i powoduje obowiązek podatkowy, nawet w przypadku wystawienia pustej faktury – więcej dowiesz się we wpisie Pusta faktura – co to jest?

Faktura pro-forma z kolei zawiera wszystkie elementy faktury VAT, z tą różnicą, że jest wystawiana wyłącznie w celach informacyjnych czy ofertowych. Pełni podobną rolę jak kosztorys czy wycena. Nie jest rejestrowana, nie powoduje obowiązku zapłaty ani żadnych skutków podatkowych – dlatego nie jest tym samym dokumentem wiążącym dla stron.

Kiedy należy wystawić fakturę pro-forma?

Faktura pro-forma nie jest prostym wzorem faktury czy cennikiem sprzedawcy. Dokument sporządza się w ramach składania oferty, na przykład negocjacji lub nawet wtedy, gdy klient zobowiązał się już do zakupu. Faktura pro-forma sporządzana jest imiennie i dla konkretnej transakcji, choć stanowi jedynie propozycję wyrażoną w kształcie faktury VAT. Fakturę pro-forma strony mogą dowolnie modyfikować do momentu wystawienia wiążącej faktury. Fakturę pro-forma trzeba jednak wystawić by zamknąć kurs wymiany, gdy doszło do przedpłaty albo gdy zaistniały warunki mające akredytywę. Więcej na ten temat we wpisie – Co to jest faktura pro-forma?

Jak wystawić fakturę pro-forma w programie Faktura VAT 2022?

Wystawienie faktury pro-forma jest łatwe.

• W głównym oknie programu, w polu Nowy Dokument wybieramy Sprzedaży lub wciskamy F2.
• W nowym oknie wybieramy pozycję Faktura pro-forma.

• Pojawi się okno wprowadzania danych. Musimy uzupełnić wszystkie dane transakcji i dodać towary lub usługi.

• Zaglądamy do zakładki Podsumowanie i w lewym górnym rogu programu klikamy Zapisz. Faktura pro-forma jest gotowa i zapisana w Liście dokumentów.

Jak wystawić fakturę VAT w programie Faktura VAT 2022?

Stworzenie faktury VAT wygląda podobnie.

• W głównym oknie programu, w polu Nowy Dokument klikamy na Sprzedaży lub wciskamy F2.

• W nowym oknie wybieramy pozycję Faktura.

• Pojawi się okno wprowadzania danych. Musimy uzupełnić wszystkie dane transakcji i dodać towary lub usługi.

• Zaglądamy do zakładki Podsumowanie i w lewym górnym rogu programu klikamy Zapisz. Faktura VAT jest gotowa i zapisana w Liście dokumentów.

Zmiana faktury pro-forma na fakturę VAT

W programie Faktura VAT 2022 można łatwo stworzyć fakturę VAT na podstawie pro-forma. Pod warunkiem, że faktura pro-forma jest już sporządzona.

• W zakładce Faktury wybieramy Lista dokumentów.

• W nowym oknie, po lewej stronie wybieramy Faktury pro-forma.

• Wybieramy z listy odpowiednią pozycję, klikamy PPM i z menu wybieramy faktura pro-forma -> faktura VAT.

Program zapyta, czy uzupełnić luki w numeracji i automatycznie przekonwertuje fakturę pro-forma w fakturę VAT, z zachowaniem wszystkich wymaganych prawnie elementów.