Zdecydowanie najpopularniejszym rodzajem faktury w obrocie gospodarczym jest faktura sprzedaży. Jak sugeruje jej nazwa, taka faktura dokumentuje sprzedaż towarów lub usług i dokonaną na tym polu transakcję między dwoma podmiotami. Faktura sprzedaży może być zarówno fakturą VAT, jak i fakturą podatnika zwolnionego z tego podatku. Czym się wyróżnia i jakie elementy muszą się na niej znaleźć? W jaki sposób rozliczać faktury sprzedaży? Księgowanie ich podlega zasadom, które przybliżamy w treści artykułu.
Faktury sprzedaży, czyli jakie?
Do faktur sprzedaży należą wszystkie spotykane w obrocie gospodarczym, które dotyczą zbycia towarów i//lub rozliczeń za usługi. Zazwyczaj, takie faktury wiążą się z powstaniem obowiązku podatkowego w obszarze VAT, tj. przymusu rozliczenia i odprowadzenia tego podatku w kraju, w którym mu podlegają. Ujmowane są więc w księgach rachunkowych, KPiR, czy innego typu ewidencjach sprzedaży, jakie musi prowadzić potencjalny płatnik podatku.
Do faktur sprzedaży zaliczamy zarówno faktury VAT zgodne z przepisami polskimi, jak i przewidziane dla transakcji międzynarodowych. Przykładowe faktury sprzedaży, z jakimi można mieć styczność to między innymi:
- faktura VAT;
- faktura VAT podatnika zwolnionego;
- faktura RR rolnika ryczałtowego;
- faktura WDT wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów; czyli tzw. faktura unijna b2b;
- faktura WSTO, czyli wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość w ramach pakietu e-commerce b2c i procedury VAT OSS.
Jakie dokumenty nie spełniają definicji faktury sprzedaży
Nie wszystkie rodzaje faktury w firmie można nazwać sprzedażowymi. Definicji sprzedaży nie podlegają np. operacje potwierdzane przy pomocy faktur pro forma. Takie dokumenty wystawia się, gdy nie ma się pewności co do tego, czy sprzedaż zostanie sfinalizowana. Z tego względu, pro form nie ujmuje się w księgach rachunkowych.
Trzeba to robić natomiast w przypadku faktur korygujących, choć i one nie podlegają definicji faktur sprzedaży. Nie dokumentują w końcu dodatkowej sprzedaży, a zmianę warunków już dokonanej. Definicji faktury sprzedaży nie spełniają także noty księgowe. Nota obciążeniowa na przykład, wystawiana jest celem poświadczenia operacji gospodarczych nie podlegających VAT i nie dotyczących operacji sprzedaży.
Faktury sprzedaży księgowanie
Zasady księgowania faktur sprzedaży determinują dane, jakie zostały umieszczone na dokumentach. Największe znaczenie mają data wystawienia faktury, data sprzedaży i rodzaj wykonanej czynności (w przypadku usług) lub przekazanego towaru. To od nich zależy termin wystawienia faktury sprzedaży i powstania obowiązku podatkowego. Podstawowe faktury VAT podlegają regulacjom z art 106e ust. 1 ustawy o VAT. Poszczególne dokumenty sprzedaży księguje się natomiast zgodnie z regułami przewidzianymi dla ich rodzajów.
Korekta faktur sprzedażowych
Zdarza się, że faktura sprzedaży zostanie wystawiona błędnie. Gdy zachodzi konieczność zmiany danych na wadliwej fakturze w zakresie:
- nazwy towaru lub usługi;
- Ilości (np. z uwagi na rezygnację z części zamówionego towaru po stronie nabywcy);
- ceny jednostkowej (np. z uwagi na udzielenie rabatu na usługę),
- daty sprzedaży, wykonania usługi, dostawy towarów;
- daty wystawienia faktury,
należy dokonać korekty faktury sprzedaży. Faktura korygująca wystawiona w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, zapobiega konieczności dodatkowej korekty deklaracji VAT.
Inne błędy na fakturach
W przypadku, gdy błędy na fakturze sprzedaży nie mają charakteru istotnego z perspektywy podatkowej, do dokonania korekty faktury sprzedaży wystarczy wystawić noty korygującej.
Rozliczanie faktur w KSeF – przygotuj się na zmiany!
Od stycznia 2025 roku obowiązkowe wystawianie faktur sprzedaży przez KSeF obejmie wszystkich podatników. Nie ominie nawet prowadzących sprzedaż zwolnioną z VAT w ramach działalności nierejestrowanej. Krajowy System e-Faktur będzie wymagał od podatników wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Faktury sprzedaży, ale też korygujące, unijne, czy noty księgowe i dokumenty magazynowe, wystawisz wygodnie w niedrogim programie do fakturowania zgodnym z KSeF. Wypróbuj już dziś program faktura VAT 2024 bez żadnych zobowiązań! Możesz testować go przez 30 dni za darmo.
