Sprzedaż bezrachunkowa – jak prowadzić ją zgodnie z przepisami?

Sprzedaż bezrachunkowa to transakcje, które nie wymagają potwierdzenia zawarcia, np. za pomocą faktury czy paragonu z kasy fiskalnej. Oczywiście brak dokumentu nie oznacza, że sprzedaży nie było i nie trzeba za nią zapłacić podatku. Aby dopełnić obowiązków księgowych i rozliczeniowych, konieczne jest prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

Sprzedaż bezrachunkowa – w jakich sytuacjach?

Sprzedaż bezrachunkowa to dostawa towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nieudokumentowana paragonem fiskalnym. Taka sytuacja ma miejsce, gdy podatnik korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Niektórzy przedsiębiorcy mogą z takiej preferencji korzystać, np. gdy prowadzą sprzedaż wysyłkową lub ich roczne obroty nie przekraczają 20.000 zł netto (pod warunkami określonymi w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kas rejestrujących).

Sprzedaż bezrachunkowa bywa też nazywana sprzedażą nieudokumentowaną. Faktycznie – do takich transakcji nie wystawia się ani paragonów, ani faktur. Przy czym mogą ją prowadzić zarówno podatnicy zwolnieni z podatku od towarów i usług, jak i czynni podatnicy VAT. Ze względu na brak dokumentów sprzedażowych, konieczne jest prowadzenie innego rejestru takiej sprzedaży.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

Podatnicy mogą ewidencjonować sprzedaż bezrachunkową na dwa sposoby:

• Wystawiając i księgując każdego dnia dowód księgowy.
• Prowadząc ewidencję sprzedaży bezrachunkowej – w takim wypadku przychód do KPiR wprowadza się tylko raz w miesiącu.

W pierwszym wypadku dowód księgowy należy wystawić na koniec każdego dnia – nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu kolejnym. W drugim przypadku należy dokonać jednego zapisu na koniec miesiąca, nie później niż 20. dnia miesiąca kolejnego.

Codzienne wystawianie dowodu księgowego to praktyka przedsiębiorców, którzy sami prowadzą swoją księgowość. Natomiast ewidencja sprzedaży bezrachunkowej to opcja dla podatników korzystających z usług biura rachunkowego, które przechowuje KPiR.

Jak powinna wyglądać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej to prosty dokument, który powinien zawierać następujące elementy:

• Numer strony;
• Data uzyskania przychodu;
• Wartość przychodu brutto;
• Liczba porządkowa wpisów;
• Podsumowanie wartości przychodu z danego dnia.

Najczęściej prowadzi się ją w formie broszury, choć przepisy nie określają jej sformalizowanego wzoru.

Ważne! Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, sprzedaż bezrachunkowa musi być rozdzielona na stawki podatku. Prowadzona ewidencja musi umożliwiać wyliczenie prawidłowych wartości VAT.

W ewidencji należy ująć wyłącznie sprzedaż nieudokumentowaną. Jeśli więc osoba fizyczna zażądała wystawienia faktury do swojego zakupu, nie ujmujesz takiej transakcji w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. W przeciwnym razie mogłoby dojść do podwójnego naliczenia podatku, a co za tym idzie konieczności jego korygowania.

Ewidencję sprzedaży bezrachunkowej przechowuj w miejscu prowadzenia sprzedaży. Wprawdzie rejestru takiego nie trzeba zgłaszać do organu podatkowego, jednak w razie kontroli pozwala on przedsiębiorcy udowodnić, że prowadzi swoją działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej dla sprzedaży wysyłkowej

Warunkiem korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej jest m.in. otrzymywane zapłaty na rachunek. Dokumentem potwierdzającym przychód będzie w takim wypadku wyciąg bankowy, z którego jednoznacznie wynika, jakiej transakcji dotyczy przelew. Jeśli taka identyfikacja nie jest możliwa, przedsiębiorca powinien prowadzić dodatkową ewidencję sprzedaży wysyłkowej.

Sprzedaż bezrachunkowa a JPK_V7

Czynni podatnicy VAT muszą każdego miesiąca wysyłać do organu podatkowego plik JPK_V7. W części ewidencyjnej tego pliku należy wykazać sprzedaż nieudokumentowaną z dodatkowym oznaczeniem „WEW”. Oznaczenie to stosuje się do dokumentów wewnętrznych innych niż faktury, na podstawie których zmieniła się podstawa opodatkowania VAT.