Wezwanie do zapłaty – wzór i wszystko, co warto wiedzieć

Wezwanie do zapłaty pozwala na ponaglenie kontrahenta lub klienta do uregulowania należności w przypadku, gdy ten spóźnia się z płatnością. Wystawienie takiego dokumentu rozpoczyna proces windykacji. Można spotkać się z trzema rodzajami wezwań do zapłaty – monitem, wezwaniem przedsądowym oraz sądowym. Monit, ponaglenie, czy ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty – co trzeba o nich wiedzieć i jak napisać wezwanie do zapłaty? Wzór, w oparciu o który można je sporządzić, przybliżamy w treści artykułu.

Warunki i podstawy sporządzania wezwań do zapłaty

Wezwanie do uregulowania należności musi odnosić się do wcześniej powstałego obowiązku zapłaty. Na wystawienie wezwania do zapłaty może zdecydować się każdy, kto posiada udokumentowaną podstawę dochodzenia roszczeń. Może nią być np. nieopłacona faktura sprzedaży, ale też zapis z wiążącej strony umowy, z którego wynika obowiązek zapłaty, np. tytułem zaliczki na poczet realizacji kolejnego etapu prac. Nie istnieją żadne normy, które ograniczałyby wachlarz wierzycieli uprawnionych do wystawiania monitów. Tą metodą windykacji mogą posługiwać się nawet osoby fizyczne, które udzieliły prywatnej pożyczki, czy wynajęły nieruchomość, a najemca przestał płacić czynsz.

W przypadku najczęściej spotykanych wezwań do zapłaty wierzycielami są zazwyczaj: 

• banki i firmy pozabankowe udzielające kredytów i pożyczek;
• spółdzielnie mieszkaniowe i inne jednostki zarządzające nieruchomościami;
• dostawcy mediów; usług cyklicznych i abonamentowych; 
• Sądy; rozstrzygające sprawy dłużników i właściwe im kancelarie komornicze; 

Kiedy wystawić wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty jest dokumentem nieuregulowanym, dlatego nie stosuje się wobec niego rygorystycznych zasad dotyczących np. terminów wystawiania. Przyjęło się, że pierwsze wezwanie do zapłaty wysyła się najwcześniej 7. dnia po upłynięciu terminu płatności, której ma dotyczyć. W dobie Internetu, windykację można zacząć od delikatnego przypomnienia mailowego o niezapłaconej fakturze. Po upływie kilku dni od jego wysyłki i braku reakcji ze strony dłużnika, można potraktować to zdarzenie jako zaproszenie do wysyłki pierwszego wezwania do zapłaty listem poleconym. Dopiero po zignorowaniu monitu wysłanego pocztą, można rozważyć

Pierwsze wezwanie do zapłaty – monit 

W myśl przepisów, wierzyciel powinien podjąć przynajmniej jedną próbę mediacji, tj. polubownego rozwiązania sprawy z dłużnikiem. Służy do tego właśnie monit, czyli pierwsze wezwanie do zapłaty o charakterze ponaglenia. Nie jest natomiast określone, ile monitów należy wysłać przed wystosowaniem wezwania przedsądowego. Wszystko zależy od specyfiki sprawy – wieku i wysokości długu, priorytetów i możliwości stron, wewnętrznych regulacji firmowych. W większych firmach, w których funkcjonują całe działy windykacji, stosuje się indywidualnie opracowane polityki odzyskiwania należności. Po wysyłce pierwszego wezwania do uregulowania długu, wysyła się zazwyczaj dodatkowe dwa-trzy monity z propozycjami rozwiązań o charakterze polubownym.

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty

Gdy dłużnik nie reaguje na otrzymywane wezwania, zastosowanie ma ostatecznie przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jest to ostatnie ponaglenie ze strony wierzyciela upominające o możliwości skierowania sprawy na drogę sądową. Na takim wezwaniu należy wskazać nieprzekraczalny termin dokonania płatności. Gdy dłużnik się do niego dostosuje, pozwoli mu to uniknąć poważniejszych konsekwencji finansowych i prawnych. Gdy zaś data zapłaty wskazana przez wierzyciela minie, kieruje się sprawę do najbliższego Sądu Rejonowego. Na tym etapie windykacji wierzyciel musi dostarczyć dowody dotyczące podejmowanych prób odzyskania należności od dłużnika. 

Sądowy nakaz zapłaty 

Kolejny rodzajem wezwania do zapłaty, z jakim można się spotkać, jest sądowy nakaz zapłaty. Takie wezwanie do uregulowania należności sporządza i dostarcza Sąd Rejonowy, który przeprowadził sprawę dłużnika. Wierzyciel otrzymuje kopię dokumentu. Sądowe wezwanie do zapłaty uwzględnia, poza zasądzonym na rzecz wierzyciela długiem, rozliczenie kosztów procesu i windykacji przez kancelarię komorniczą.

Jak napisać wezwanie do zapłaty? Wzór

Niestety, trudno przygotować uniwersalny wzór wezwania do zapłaty, który miałby zastosowanie we wszystkich przypadkach użycia. Poszukiwania takiego wzoru nie mają większego sensu choćby dlatego, że przypomnienie o konieczności dokonania płatności wystawia się za każdym razem w odniesieniu do innego obowiązku zapłaty. To, co powinno znaleźć się w treści takiego monitu, zależy tak naprawdę od wielu czynników. Patrzy się odstawy rozpoczęcia działań windykacyjnych, historii relacji z klientem, czy nawet zwyczajów panujących w branży. 

Podstawowe elementy wezwania do zapłaty 

Wezwanie do zapłaty można sporządzić samodzielnie w dowolnym edytorze tekstu. Choć za podstawę do jego wystawienia można uznać każdą, nawet o jeden dzień opóźnioną płatność, to przyjęło się, że sporządza się go po upływie przynajmniej 7 dni od terminu, w jakim należność powinna zostać uregulowana.

Na wezwaniu do zapłaty muszą znaleźć się obowiązkowo:

• data wystawienia wezwania do uregulowania należności; 
• data sprzedaży lub powstania obowiązku rozliczenia zawartej umowy; 
• data płatności, której podlega ponaglenie;
• dane dłużnika podane przy zawieraniu umowy czy wystawianiu faktury; 
• informacje o podstawie uznania długu w postaci opisu przyczyny jego powstania; 
• kwota należności w walucie krajowej wierzyciela, ujęciu liczbowym i słownym; 
• kwota odsetek naliczonych do dnia wystawienia wezwania do zapłaty; 
• jasne określenie ostatecznego terminu zapłaty.

Z czysto praktycznych względów, wezwanie do zapłaty zawiera zazwyczaj także numer rachunku do dokonania wpłaty. W przypadku dokumentów elektronicznych można spotkać się także z wbudowanym hiperłączem do bramki płatności umożliwiającej uregulowanie należności.

Informacja o zamiarze zgłoszenia do baz dłużników

Ponadto, na wezwaniu do zapłaty informuje się dłużnika o zamiarze zgłoszenia zobowiązania do rejestru KRD, BIK czy BIG Info Monitor. Warto też krótko opisać, z jakimi konsekwencjami wiąże się wpis w jednej ze wspomnianych baz gospodarczych. Osoby, które figurują w nich jako dłużnicy, miewają problemy z dostępem do usług bankowych i abonamentowych oraz płatności odroczonych. Poinformowanie o zamiarze zgłoszenia dłużnika do baz może przyspieszyć proces odzyskiwania długu.