Faktura ustrukturyzowana wzór – jak powinna wyglądać?

Już od stycznia 2025 roku, absolutnie wszystkie faktury wprowadzane do obiegu gospodarczego w Polsce będą musiały przechodzić przez Krajowy System e-Faktur. Wprowadzenie obowiązkowej rejestracji faktur w ramach systemu KSeF zmusi podatników do zmian w odniesieniu do dotychczas stosowanych przez nich szablonów faktur.  Faktura ustrukturyzowana XML – jak powinna wyglądać? Pokazujemy, jak prezentuje się przykładowa faktura KSeF. 

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna – co to takiego?  

Faktura zgodna z wymaganiami stawianymi w związku z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur to tzw. faktura ustrukturyzowana. Wzór takiej faktury ma oszczędny, a zarazem uniwersalny charakter. Rozumiany przez większość programów księgowych format XML,
w jakim przygotowuje się elektroniczne faktury ustrukturyzowane, umożliwia poprawne rejestrowanie danych w systemie online. Czytelna, wielopoziomowa struktura kodowania informacji, pozwala na wypełnienie dokumentu pokaźnym ich zestawem. 

Od kiedy e-faktury ustrukturyzowane? 

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna stanowi wygodną formę rozliczenia VAT online dla podatników z wielu branż, m.in. usług zdalnych tłumaczeń, czy cateringu dietetycznego. Z tego względu, z ustrukturyzowanych e-faktur KSeF można korzystać opcjonalnie jeszcze przed wprowadzeniem obowiązkowej ich rejestracji. Jest to dobry sposób na to, by przygotować się na obowiązkowe fakturowanie przez system – większość podatników obejmie już od 1 lipca 2024 roku. W 2025 roku tylko w ten sposób będą mogły trafiać do obiegu jakiekolwiek faktury.

Jednolity standard e-faktury 

E-faktura ustrukturyzowana KSeF jest objęta jednolitym standardem. Wystawia się XML. Informacje przypisuje się w nim do pól tabeli, które podzielone są na grupy odpowiadające zbiorom danych, np. sprzedawcy i nabywcy, czy wartości netto, brutto i podatku VAT. Niektóre z danych do faktury ustrukturyzowanej mają charakter obowiązkowy, inne przypisane są tylko do określonych operacji gospodarczych i przypadków podatkowych. Każdy typ informacji posiada indywidualny numer zgodny z wykazem dostępnym w broszurze informacyjnej GOV. 

Warto pamiętać, że przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych: 

• kwoty podawane są z dokładnością do 2 miejsca po kropce; 
• datę i czas podaje się wg wzoru RRRR-MM-DDTGG:MM:SS

Faktura ustrukturyzowana wzór 

Faktura ustrukturyzowana XML zawiera informacje mające odniesienie do najważniejszych kwestii, jakie powinna regulować w kontekście podatkowym i administracyjnym. 

Podstawowa struktura informacji na takiej fakturze zakłada podział danych na następujące grupy:

• Nagłówek – dane dot. czasu wystawienia faktury, czy nazwy systemu teleinformatycznego, z którego korzysta podatnik;
• Podmiot 1 – dane podatnika (sprzedawcy);
• Podmiot 2 – dane nabywcy towaru lub usługi.
• Podmiot 3 – dane innego podmiotu, np. dostawcy
• Podmiot Upoważniony – dane podmiotu upoważnionego;
• Fa – Dane faktury wynikające z treści przepisów, jak również dotyczące m.in. rozliczenia, płatności oraz warunków transakcji. 
• Stopka – Pozostałe informacje na fakturze, w tym numer KRS, REGON, stopkę faktury. 

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana jest pozbawiona akcentów ozdobnych, wyróżniających i sekcji indywidualnych, które mogłyby zaburzać strukturę, w jakiej zapisane są na niej informacje. Tego typu faktura opiera się o precyzyjnie ustrukturyzowane dane, bez żadnych z perspektywy systemu KSeF niepotrzebnych modyfikacji w sposobie ich prezentacji.

Wzory faktur nie podlegające strukturze XML

Po wprowadzeniu fakturowania online w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, pozostaną w obrocie gospodarczym wciąż faktury niewymagające struktury XML. Nie trzeba będzie jej stosować na przykład w odniesieniu do faktury pro forma, której nie ujmuje się w księgach rachunkowych. Faktura ustrukturyzowana XML nie będzie miała też zastosowania w odniesieniu do faktur wystawianych w ramach procedury OSS.

Wzory faktur odpowiadające wymogom KSeF – gdzie znaleźć?

Faktury ustrukturyzowane XML zgodne z KSeF najłatwiej wystawiać od razu w programie do fakturowania obsługującym Krajowy System e-Faktur. Prosty interfejs i wiele przydatnych narzędzi dodatkowych, w tym integracje z Allegro, czy systemami sprzedaży e-commerce i magazynowymi, to tylko kilka cech, których powinno się wymagać od takiego programu, Niedrogim, i w pełni funkcjonalnym narzędziem do wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest Faktura 2024. Ten program do fakturowania dostosowany do KSeF możesz testować do 30 dni całkowicie za darmo, by świadomie zdecydować, czy dobrze Ci się z nim pracuje.