Wystawianie rachunków – jak zrobić to szybko i wygodnie?

Wystawianie rachunków jest obowiązkowe dla podatników, na których przepisy nie nakładają obowiązku wydania klientowi faktury. W praktyce sprzedawcy często korzystają np. z wzoru dokumentu przygotowanego w arkuszu kalkulacyjnym. Zdecydowanie efektywniejszym rozwiązaniem okazuje się jednak wybór oprogramowania do wystawiania rachunków.

Wystawianie rachunków – dla kogo jest obowiązkowe?

Podstawowym dowodem sprzedaży dokumentujący dokonanie transakcji na rzecz innych podmiotów gospodarczych jest faktura. Natomiast osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym zasadniczo należy wystawić paragon z kasy fiskalnej.

Od tych ogólnych zasad są jednak pewne wyjątki. Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury. Zwolnienie obejmuje m.in. podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Faktur nie muszą też wystawiać osoby prowadzące działalność nierejestrowaną.

Wystawienie rachunków lub faktur jest dla nich obowiązkowe tylko wtedy, gdy z takim żądaniem wystąpi nabywca. Ma na to 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Jeśli żądanie nastąpiło przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, podatnik ma 7 dni na wystawienie rachunku – licząc od dnia dostarczenia towaru lub świadczenia usługi. Jeśli nastąpiło po tym zdarzeniu, dokument należy dostarczyć nabywcy w ciągu 7 dni od dnia żądania.

Jaki powinien być program do rachunków?

Zakres danych na rachunku jest bardzo uproszczony. Dokument taki musi zawierać:

• Imiona i nazwiska (nazwy albo firmy) sprzedawcy i kupującego (lub wykonawcy i odbiorcy usługi)
• Adresy obu stron
• Datę wystawienia
• Numer kolejny rachunku
• Określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług
• Ceny jednostkowe
• Ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie

Jak widać, rachunek nie zawsze musi zawierać numeru NIP sprzedawcy. Jeśli dostawcą towaru lub świadczącym usługi jest osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną lub zleceniobiorca, nie ma konieczności podawania numeru identyfikacyjnego.

Wystawianie rachunków przy użyciu oprogramowania komputerowego jest wygodną alternatywą dla ręcznego wypełniania druków, a nawet uzupełniania przygotowanej wcześniej tabelki w excelu. Najważniejsze, aby program taki był intuicyjny i prosty w obsłudze. Dzięki temu wystawianie rachunków okaże się szybkie i proste nawet dla osoby, która nie ma dużego doświadczenia w pracy z systemami sprzedaży.

Kolejna kwestia to zgodność z aktualnymi wymogami ustawodawcy. Przepisy prawa podatkowego nieustannie się zmieniają. Aby program do wystawiania rachunków zachował swoją funkcjonalność, musi być na bieżąco aktualizowany pod kątem bieżących regulacji.

Wystawianie rachunków w programie Faktura VAT 2024

Ceniony przez mikroprzedsiębiorców program Faktura VAT 2024 umożliwia proste i szybkie wystawiania wszystkich możliwych dokumentów sprzedażowych. Za pomocą tego oprogramowania wystawisz też rachunek. Aby to zrobić, z górnego menu wybierz „Faktury” -> „Nowy” -> „Dokument sprzedaży”, a następnie z dostępnych ikon wybrać „Rachunek”. System od razu uzupełni numer kolejny dokumentu, a także doda opis „Faktura podatnika zwolnionego z VAT”:

Po kliknięciu „OK” pojawi się czytelny, uproszczony edytor, w którym wystarczy wprowadzić wymagane dane. Program umożliwia też prowadzenie kartotek danych – klientów, towarów i usług, co znacznie usprawnia cały proces wystawiania rachunków.