Faktury VAT trzeba wystawiać najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ta zasada nie zmieniła się od lat — ale w 2026 roku zmieniło się coś równie ważnego: od momentu wejścia do Krajowego Systemu e-Faktur datą wystawienia faktury nie jest już data, którą wpiszesz na dokumencie, tylko moment nadania numeru KSeF. Poniżej znajdziesz aktualne terminy, wyjątki od reguły oraz wyjaśnienie, jak KSeF wpływa na ustalenie daty wystawienia.
Termin wystawienia faktury VAT — zasada ogólna
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
W praktyce oznacza to, że za sprzedaż z 3 marca fakturę możesz wystawić do 15 kwietnia. Za sprzedaż z 31 marca — również do 15 kwietnia. Data sprzedaży i data wystawienia to dwie różne pozycje na dokumencie i nie muszą być tożsame.
Ta sama zasada dotyczy faktur zaliczkowych — wystawia się je do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania całości lub części zapłaty. Termin liczy się tu od daty wpłaty, a nie od daty wykonania usługi.
Data wystawienia faktury w KSeF — co się zmieniło
To najważniejsza zmiana dla wszystkich, którzy wystawiają faktury po wejściu do systemu. Poza KSeF datą wystawienia jest data wskazana przez sprzedawcę na dokumencie. W KSeF datą wystawienia jest moment nadania fakturze numeru KSeF, czyli chwila skutecznego przesłania dokumentu do systemu.
Konsekwencja jest praktyczna: samo przygotowanie faktury w programie 15. dnia miesiąca nie wystarczy — dokument musi w tym terminie trafić do systemu. Data nadania numeru KSeF wpływa też na moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy oraz na prawo do odliczenia VAT po stronie nabywcy.
Wyjątkiem jest tryb offline. Jeśli w ostatnim dniu terminu nie możesz wysłać faktury — na przykład z powodu awarii lub niedostępności systemu — dokument wystawiasz offline, a do KSeF przesyłasz go niezwłocznie po ustaniu przeszkody. Ustawowy termin uznaje się wtedy za zachowany.
Od kiedy faktury trzeba wystawiać w KSeF
- 1 lutego 2026 — obowiązek objął największych podatników, u których wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 — obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców.
- do końca 2026 roku — trwa okres przejściowy: opóźnienia w przesłaniu faktury do KSeF nie są sankcjonowane.
- od 1 stycznia 2027 — za spóźnione przesłanie faktury do systemu grożą kary.
Okres przejściowy nie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur w systemie — łagodzi jedynie skutki opóźnień w ich wysyłce.
Inne terminy wystawienia faktury VAT — wyjątki od reguły
Art. 106i ustawy o VAT przewiduje kilka sytuacji, w których obowiązuje termin inny niż 15. dzień kolejnego miesiąca:
- usługi budowlane i budowlano-montażowe — 30 dni od dnia wykonania usługi;
- dostawa książek drukowanych — 60 dni od dnia wydania towaru;
- drukowanie książek i czasopism — 90 dni od dnia wykonania czynności;
- dostawa energii, usługi telekomunikacyjne, najem, dzierżawa, leasing, ochrona osób i mienia, stała obsługa prawna i biurowa — z upływem terminu płatności.
W tej ostatniej grupie termin wystawienia faktury jest powiązany nie ze sprzedażą, lecz z terminem zapłaty ustalonym w umowie — dlatego faktury za media czy najem wystawia się cyklicznie, zgodnie z okresami rozliczeniowymi.
Jak wcześnie można wystawić fakturę?
Termin działa w obie strony. Fakturę można wystawić nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi albo otrzymaniem zapłaty. Ograniczenie to nie dotyczy faktur za media, najem i pozostałe czynności rozliczane w okresach rozliczeniowych — tam wcześniejsze wystawienie jest dopuszczalne, o ile dokument zawiera informację, jakiego okresu dotyczy.
Data sprzedaży a data wystawienia — nie myl tych pól
To najczęstsze źródło pomyłek przy ustalaniu terminu. Na fakturze występują dwie odrębne daty i każda pełni inną rolę:
- data sprzedaży (data dokonania dostawy lub wykonania usługi) — decyduje o momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli o tym, w którym okresie rozliczysz VAT;
- data wystawienia — decyduje o dochowaniu ustawowego terminu, a w KSeF jest to moment nadania numeru przez system.
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą sprzedaży, a nie z chwilą wystawienia faktury. Dlatego przesunięcie wystawienia dokumentu na kolejny miesiąc nie przesuwa rozliczenia VAT.
Terminy wystawienia faktury — przykłady
Przykład 1. Sprzedaż towaru. Towar wydano 8 maja. Fakturę można wystawić najpóźniej 15 czerwca, ale VAT rozliczasz w deklaracji za maj — niezależnie od tego, czy dokument wystawisz w maju, czy w czerwcu.
Przykład 2. Zaliczka. Klient wpłacił zaliczkę 27 maja, usługę wykonano 10 lipca. Fakturę zaliczkową wystawiasz do 15 czerwca (termin liczony od wpłaty), a fakturę końcową — do 15 sierpnia.
Przykład 3. Usługa budowlana. Prace odebrano 20 maja. Termin nie wynosi tu 15 czerwca, lecz 30 dni od wykonania usługi, czyli mija 19 czerwca.
Przykład 4. Najem. Umowa przewiduje płatność czynszu do 10. dnia każdego miesiąca. Fakturę wystawiasz z upływem terminu płatności, a nie do 15. dnia kolejnego miesiąca.
Korekta faktury w KSeF — jaki termin obowiązuje
Od 1 lutego 2026 roku jedynym dopuszczalnym sposobem poprawienia błędu na fakturze ustrukturyzowanej jest wystawienie ustrukturyzowanej faktury korygującej przez sprzedawcę. Nie ma tu znaczenia charakter pomyłki — nota korygująca przestała być dostępną ścieżką.
Zasady rozliczenia korekty obniżającej podstawę opodatkowania (in minus) uprościły się:
- sprzedawca ujmuje korektę w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF — czyli w którym dokument otrzymał numer KSeF;
- nabywca obniża podatek naliczony w miesiącu otrzymania korekty, a za datę otrzymania uznaje się dzień nadania numeru KSeF;
- odpadł obowiązek gromadzenia dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z nabywcą — sam fakt wystawienia korekty w systemie jest wystarczający.
To istotne uproszczenie względem stanu sprzed KSeF, gdy warunkiem obniżenia podstawy opodatkowania było posiadanie potwierdzenia uzgodnień z kontrahentem.
Wystawienie faktury po terminie
Spóźnienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia dokumentu — fakturę trzeba wystawić także wtedy, gdy termin już minął. Co istotne, opóźnienie nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego. Podatek VAT rozlicza się za okres, w którym doszło do dostawy towaru lub wykonania usługi, niezależnie od tego, kiedy faktycznie wystawiono fakturę. Jeśli sprzedaż nie została ujęta we właściwej deklaracji, konieczna będzie korekta rozliczenia.
Nieterminowe wystawianie faktur może być również potraktowane jako naruszenie obowiązków ewidencyjnych na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.
Szczególny przypadek — faktura do paragonu
Odrębne zasady obowiązują przy fakturach wystawianych do wcześniej wydanego paragonu. Kluczowe znaczenie ma tam numer NIP nabywcy umieszczony na paragonie oraz termin zgłoszenia żądania przez kupującego. Szczegóły opisaliśmy w osobnym artykule: warunki i termin wystawienia faktury do paragonu.
Pilnowanie terminów, numeracji i wysyłki dokumentów do systemu przejmuje program do faktur z obsługą KSeF — faktura trafia do systemu od razu po wystawieniu, a program zachowuje nadany numer KSeF wraz z datą.
