Fakturowanie online a awaria ksef – co wtedy?

Systemy teleinformatyczne nie są idealne i choć nie odczuwamy tego osobiście na co dzień, często ulegają awariom. Co, jeśli po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, będą przez jakiś czas niedostępne? Kto poniesie odpowiedzialność za niewystawione w tym czasie faktury?
W jaki sposób przeprowadzić fakturowanie online w czasie rzeczywistym bez dostępu do Internetu? Właśnie takie pytania zadają sobie przedsiębiorcy, których czeka obowiązkowy KSeF. Awaria KSeF – co wtedy? Sprawdźmy!

Fakturowanie online w czasie rzeczywistym – co to oznacza?

Częściowo ze szczytnych, ekologicznych pobudek, a poniekąd celem uszczelnienia systemu podatkowego, przedsiębiorcy będą musieli zaakceptować przejście na fakturowanie online na stałe. Faktury KSeF w formacie XML będą rejestrowane przez Internet w czasie rzeczywistym, natychmiast trafiając do drugiej strony transakcji i US, niezależne od fizycznego położenia stron. 

Co ważne, pozostałe faktury, do których się przyzwyczailiśmy, w tym wszystkie papierowe, po 1 stycznia 2025 roku stracą ważność i nie będzie można się nimi posługiwać. Moc prawną będzie posiadała jedynie faktura ustrukturyzowana KSeF w formacie XML o z góry określonej budowie, którą będzie można wystawić w jednym z programów rządowych lub do fakturowania online. 

Awaria KSeF – co wtedy?

Obowiązkowe fakturowanie w KSeF budzi wiele emocji wśród przedsiębiorców. Zastanawia ich między innymi to, co się stanie, gdy wystąpi tymczasowa niedostępność lub awaria KSeF. Co wtedy, jeśli nie da się zarejestrować faktury w czasie rzeczywistym, choćby ze względu na problemy z łączem sieciowym?

Jak czytamy na oficjalnej stronie rządowej, jeśli fakturowanie online w czasie rzeczywistym nie będzie możliwe ze względu na:

• Niedostępność systemu, czyli tymczasową, zapowiedzianą w BIP przerwę w działaniu KSeF, np. z uwagi na przeprowadzane w nim prace techniczne:
  
  Podatnik wystawia fakturę XML i przesyła ją do kontrahenta. Próbę rejestracji w systemie powinien podjąć na następny dzień po wystąpieniu niedostępności. 
  
  
• Awaria KSeF, czyli usterka po stronie systemu o charakterze nagłym, niemożliwym do przewidzenia :
  
  Jak wyżej, podatnik wystawia fakturę ustrukturyzowaną i przesyła drugiej stronie. Jedyna różnica jest taka, że na rejestrację faktury w KSeF po awarii systemu podatnik ma 7 dni liczonych od dnia jej wystawienia. 
  
  
• Problemy techniczne po stronie podatnika, spowodowane np. awarią komputera, połączenia sieciowego itp.:
  
  Procedura postępowania po awarii jest taka sama, jak w przypadku dwóch pozostałych przypadków, tylko na przesłanie faktury do KSeF podatnik ma jeden dzień od usunięcia problemów technicznych po jego stronie.

Obsługa KSeF bez usterek i awarii 

Krajowy System e-faktur działa już od 2022 roku. Do tej pory korzystał z niego jednak niewielki odsetek chętnych podatników. Na szczęście, nie odnotowali poważnych awarii, czy przedłużających się przerw w jego dostępności. Gdy fakturowanie online w czasie rzeczywistym przez KSeF stanie się obowiązkowe, najwięcej problemów technicznych wystąpi prawdopodobnie po stronie podatników adaptujących się do systemu. Taki scenariusz miał już miejsce w odniesieniu do e-Pit i innych wdrożeń z zakresu cyfryzacji.

By zabezpieczyć się przed wystąpieniem problemów technicznych uniemożliwiających prawidłowe rejestrowanie faktur w KSeF, warto zainwestować w sprawdzony program do fakturowania online od zaufanego wydawcy. Oryginalne, legalnie nabyte oprogramowanie, będzie regularnie aktualizowane, a więc zgodne z KSeF oraz normami, przepisami i wzorami, które będą wprowadzane w przyszłości. Wydawca będzie też usuwał występujące w nim usterki i awarie.

Takim oprogramowaniem jest Faktura VAT 2024 – możesz je testować przez 30 dni całkowicie za darmo!