Dokumenty księgowe i rozliczeniowe, noty księgowe

W obiegu gospodarczym spotykamy się nie tylko z fakturami, ale też innego rodzaju dokumentami o charakterze księgowo-rozliczeniowym. Poznaj dokumenty księgowe, noty księgowe i inne dowody operacji gospodarczych, z jakimi możesz mieć styczność w ekosystemie rozliczeniowym.

Dokumenty księgowe – definicja

Mianem dokumentu księgowego określa się dokument, który stanowi potwierdzenie operacji gospodarczej, a zarazem podstawę księgowania. Warto natomiast wspomnieć, że w odróżnieniu od faktury, dokument księgowy nie musi stanowić np. dowodu sprzedaży. Do dokumentów księgowych zaliczamy:

Dowód wpłaty, czyli KP 

Dokument KP (skrót od “kasa przyjęła”) stosuje się w przypadku operacji przyjęcia gotówki. Poświadcza on otrzymanie wpłaty gotówkowej, np. za towar czy usługę. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Może stanowić dowód poniesionych kosztów po stronie nabywcy, np. do sądu, czy dla pracodawcy. Po stronie sprzedawcy pełni rolę dowodu otrzymania wpłaty i powstania obowiązku jej zaksięgowania.

Konieczność sporządzania druków KP obowiązuje podmioty ewidencjonujące sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej. W przypadku pozostałych, prowadzących KPiR lub Ewidencję przychodów opodatkowanych ryczałtem, druków KP nie trzeba wystawiać. 

Dowód wypłaty, czyli KW

Druk KW (skrót od “kasa wydała”) stosuje się przy przekazaniu i wypłacie gotówki. Podobnie jak wspomniany wyżej druk KP, stanowi podstawę księgowania i ujęcia w księgach rachunkowych. Ten dokument księgowy także sporządza się w dwóch egzemplarzach.

Druki dokumentów KP i KW można kupić w każdym sklepie z wyposażeniem biura. Dostępne są także w większości programów księgowych, w tym w prostym programie do fakturowania Faktura VAT 2024. Narzędzie, które możesz testować przez 30 dni całkowicie za darmo, posiada gotowe wzory druków KP i KW do wypełnienia i wydrukowania.

Noty księgowe 

W rozliczeniach można się spotkać także z tzw. notami księgowymi, które stosuje się, gdy nie zachodzi potrzeba wystawiania faktur VAT, bo rozliczane operacje nie są objęte tym podatkiem. Noty księgowe, opisywane szerzej w dedykowanych im wpisach, pozwalają obciążyć jedną ze stron płatnością z tytułu: 

• odsetek od niezapłaconych zobowiązań; 
• kary umownej (np. za niedotrzymanie terminu realizacji prac); 
• odszkodowania (np. od firmy ubezpieczeniowej) 
• uznania dłużnika kwotą umorzonego długu;
• sprostowania błędów w uprzednio wystawionych dowodach księgowych; 
• przeniesienia opłat skarbowych lub innych kosztów niepodlegających opodatkowaniu VAT; 

Wszystkie noty księgowe ujmuje się obowiązkowo w księgach rachunkowych. Poniżej przedstawiamy 5 rodzajów not księgowych, z jakimi można się spotkać.

Nota obciążeniowa

Kolejna nota księgowa, obciążeniowa, stosowana jest celem naliczenia obciążeń wynikających z treści umowy, np. wspomnianych już wcześniej kar z tytułu niedotrzymania terminów realizacji usług lub dostaw, czy załamania jakichkolwiek innych warunków umownych. 

Nota odsetkowa

Szczególnym typem noty obciążeniowej jest nota odsetkowa. Wystawia się ją, gdy kontrahent lub nabywca nie spłacił zobowiązania względem podmiotu wystawiającego, innymi słowy – opóźnia się z płatnością. W takiej sytuacji nie dokonuje się dodatkowej sprzedaży, dlatego nie ma zastosowania faktura.

Nota uznaniowa

Nota uznaniowa stosowana jest, gdy nalicza się uznanie, tj. płatność lub zwrot na rzecz nabywcy. Taka nota znana jest także jako nota kredytowa, choć ta akurat nazwa może akurat oddalać od zrozumienia jej faktycznego charakteru. Użyte w niej słowo “kredyt” odnosi się do obciążenia wystawiającego względem nabywcy, nie zaś formy udzielonego mu w jakiejkolwiek postaci kredytu. W j. angielskim na taką notę mówi się credit note.

Nota obciążeniowo-uznaniowa

Jest to bodaj najrzadziej spotykany typ noty księgowej, którą stosuje się w sytuacji naliczenia zarówno obciążenia wynikającego z treści umowy (np. kary umownej), jak i uznania na rzecz nabywcy (np. z tytułu zwrotu kosztów przesyłki pocztowej). W księgowości spotyka się z nią stosunkowo rzadko, jednak warto wiedzieć, że taka także istnieje. 

Nota korygująca 

Nota korygująca służy do korekty informacji na fakturze. Może to być np. poprawa jej numeru, daty, nazwy towaru, czy jego ilości – właściwie dowolnego elementu, który nie zmienia kwot transakcji i podatku, a tym samym deklaracji i rozliczeń VAT.  W przypadku, gdy korekcie podlega także wykazana na fakturze kwota do opodatkowania, wystawia się zazwyczaj fakturę korygującą. Więcej odnośnie tego zagadnienia piszemy w artykule Nota korygująca a faktura korygująca

Inne dokumenty księgowe 

Rozliczenie delegacji

Rozliczenie delegacji to dokument księgowy zawierający zestawienie kosztów poniesionych przez pracownika wysłanego w delegację oraz przysługujących mu z tego tytułu zwrotów. Do rozliczenia delegacji dołącza się pobrane przez pracownika dowody kosztowe w postaci faktur i rachunków, np. za bilety, hotel, czy posiłek w podrózy. W przypadku, gdy pracownik nie dostarczy takich dokumentów, w rozliczeniu delegacji stosuje się tzw. diety w wysokości odpowiadającej przypisanym im regulacjom. 

Pozostałe dokumenty rozliczeniowe

Kilometrówka

Kilometrówka sama w sobie nie stanowi dokumentu księgowego, jednak jest często dołączana np. do wyżej wspomnianego rozliczenia delegacji. Warto więc wiedzieć, jak ją przygotować. Tym bardziej, że z koniecznością jej wystawienia może się spotkać dosłownie każdy, kto będzie chciał rozliczyć się za zużycie paliwa podczas wyjazdu firmowego.

Oferta cenowa

Podobnie jak kilometrówka, tak i oferta cenowa nie jest dokumentem księgowym. Taka oferta podlega jednak, o ile w jej treści nie zaznaczono inaczej, przepisom Kodeksu Cywilnego odnoszącym się do regulacji prawnych ofert handlowych w jego rozumieniu.