Jak księgować zakup samochodu osobowego?

Samochód w firmie staje się coraz częściej niezbędnym narzędziem pracy. Zależnie od profilu działalności i wielkości przedsiębiorstwa wybiera się różnego typu środki transportu, niekiedy służące do przewozu towarów, w innych wypadkach do transportu osób. W wielu sytuacjach nawet, jeśli praca nie jest bezpośrednio związana z dojazdami do klientów lub transportowaniem towarów, samochód bywa potrzebny dla celów zaopatrzeniowych albo wizyt w różnych instytucjach. Niestety pojazd to spory wydatek, często bardzo obciążający budżet, dlatego warto pomyśleć o jak najkorzystniejszym wliczeniu jego zakupu w koszty prowadzenia firmy.

Kategoria pojazdu a podatki

Przepisy prawa drogowego oraz podatkowe rozróżniają dwie kategorie pojazdów samochodowych. Jedne z nich to samochody do 3,5 tony ładowności, drugie - to wszystkie przekraczające tę wartość. Tu trzeba zwrócić uwagę na fakt, że w pierwszej kategorii znajdzie się nie tylko osobowa skoda, ale również samochód dostawczy zabudowany, którym można przewozić całkiem spore ładunki. Warunkiem jest jednak określenie ładowności poniżej wskazanej w przepisach wartości.

Minister finansów dokładnie określił w przepisach, że samochody o ładowności do 3,5 t są zwolnione z opłaty podatku od środków transportu. Takim pojazdem można również przewozić pasażerów, pod warunkiem, że jest on do tego dostosowany, a więc prowadzenie firmy organizującej lokalne przewozy pasażerskie, albo wyjazdy na trasach zagranicznych kupując pojazd o ładowności do 9 osób również można uniknąć podatku od środków transportu.

  • Księgowanie samochodu osobowego

Kupując samochód osobowy na rzecz firmy, trzeba go koniecznie wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Taki obowiązek ciąży na każdym właścicielu w terminie maksymalnie do końca miesiąca od dnia wpisania na listę. Zgodnie z przepisami podatkowymi pojazd tego typu odlicza się od dochodów firmy na zasadzie odpisu amortyzacyjnego. Jest on rozkładany na pięć lat, czyli wynosi 20% rocznie. Nie wszystko jednak można wliczyć w koszty.

Przepisy mówią wyraźnie, ze odliczeń amortyzacyjnych można dokonywać tylko w obrębie wartości początkowej 20 tysięcy € po kursie w momencie zakupu. Jeśli pomimo tych ograniczeń dokona się zakupu busa pasażerskiego 8-osobowego, formalnie mieszczącego się w I kategorii pojazdów, to i tak 5-letniemu odliczaniu jego kosztów będzie podlegać 20 tysięcy euro, a nie cała wartość pojazdu. Z tego wynika, że im tańszy samochód kupujemy, tym więcej z niego odzyskamy w okresie tych pięciu lat. Najkorzystniejszy byłby taki zakup, który w momencie transakcji stanowiłby dokładnie tę kwotę 20 tysięcy euro. Bowiem wówczas cały wydatek by się zwrócił i do tego maksymalną z możliwych do odzyskania kwot.

  • Księgowanie samochodu ciężarowego

Nieco innym prawom podlega zakup samochodu o ładowności powyżej 3,5 tony lub busa powyżej 9 osób, oraz tzw. samochodów specjalnych określonych dodatkowymi punktami przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r., w tym wielozadaniowych vanów. Wspólną cechą jest konieczność umieszczenia pojazdu na liście środków trwałych firmy w miesiącu jego zakupu. Również pojazdy z tej kategorii podlegają odpisom amortyzacyjnym, dokonywanym każdego roku w systemie miesięcznym, kwartalnym lub rocznym.

Podobnie, jak w przypadku samochodów osobowych, tak i tu roczna stawka amortyzacyjna wynosi 20% wartości początkowej pojazdu. I tu pojawia się ważna różnica, ponieważ w przypadku małych podatników możliwie jest odliczenie takiej amortyzacji jednorazowo w pierwszym miesiącu od umieszczenia na liście środków trwałych przedsiębiorstwa. Różni się także maksymalna kwota odliczenia, która może wynieść do 50 tysięcy euro po kursie NBP. Z tej możliwości wyłączeni są podatnicy, którzy w okresie dwóch poprzednich lat prowadzili już działalność gospodarczą samodzielnie lub w spółce.

Księgowanie VAT-u

Osoba zakładająca firmę może być VAT-owcem lub nie, dlatego również zakup samochodu firmowego wiąże się z rozstrzygnięciem kwestii podatku VAT. Dokonując zakupu można nabyć pojazd na podstawie faktury VAT lub umowy kupna sprzedaży. W pierwszym wypadku na fakturze widnieje cena brutto, w drugim na umowie obowiązuje cena netto. Płacąc VAT przy zakupie można go również odliczyć od podatku, jednak istnieją pewne bariery, które wyznaczają wartość tych odliczeń.

Jeśli jest to samochód osobowy maksymalną kwotą odliczenia jest 60% dopłaconego VAT-u. W przypadku pojazdu o udźwigu powyżej 3,5 tony, autobusu lub pojazdu specjalnego wartość VAT wraz z kosztami transportu, ubezpieczenia na czas przewozu, opłat urzędowych i innych kosztów dodatkowych można odliczyć w 100%.

Sprawdź więcej porad z kategorii podatki.