Jaka będzie data sporządzenia faktury w KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) już niedługo obejmie podatników prowadzących działalność gospodarczą. Miało to nastąpić z dniem 1 lipca 2024 r., ale 19 stycznia Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie tego terminu. Póki co używanie KSeF jest dobrowolne. Jedna z kwestii, jakie pojawiają się przy tej okazji, dotyczy daty sporządzenia faktury.

Faktury ustrukturyzowane a KSeF

Jak wynika z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana to taka, która została wystawiona za pośrednictwem KSeF. Każdy taki dokument posiada przydzielony numer identyfikujący. Faktury można wystawiać zarówno bezpośrednio za pomocą komercyjnych programów finansowo-księgowych, jak i bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Należą do nich Aplikacja Podatnika KSeF oraz zaktualizowana e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z platformą. Oprócz tego resort nosi się z zamiarem uruchomienia specjalnej aplikacji mobilnej.

Faktury ustrukturyzowane – zasady wystawiania

KSeF jest platformą, która służy m.in. do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a także do dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania ich numerem identyfikującym. Ponadto za pośrednictwem platformy korzystające z niej podmioty są powiadamiane o:

• dacie i czasie wystawienia faktury i identyfikującym ją numerze oraz o dacie i czasie jego przydzielenia,
• dacie i czasie odrzucenia faktury, jeśli nie jest ona zgodna z wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• braku możliwości wystawienia faktury – w sytuacji, kiedy KSeF nie jest dostępny.

Jak wynika z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana musi zawierać takie informacje jak m.in. data jej wystawienia i kolejny numer, jaki został nadany w ramach jednej lub więcej serii – bardzo istotne jest to, aby numer ten pozwolił na jednoznaczną identyfikację dokumentu. Odbiorca faktury ustrukturyzowanej wystawionej przy użyciu KSeF ma obowiązek zaakceptowania jej.

Data wystawienia faktury w KSeF

Art. 106na ust. 1 ustawy o VAT stanowi, iż faktura ustrukturyzowana uważana jest wystawioną w dniu, w którym została przesłana do KSeF. W praktyce oznacza to dokładnie tyle, iż data wygenerowania dokumentu wcale nie musi pokrywać się z datą jej wystawienia. Jednym z pól struktury XML faktury ustrukturyzowanej jest P_1 dotyczące daty wystawienia dokumentu. Pole musi być uzupełnione w chwili wysyłania faktury do KSeF. Niezwykle ważne jest o, żeby w strukturze XML podać rzetelne dane. Wypełnienie pola P_1 jest warunkiem niezbędnym do tego, aby system przyjął fakturę. Wypada również nadmienić, iż informacja o dacie przesłania faktury ustrukturyzowanej znajduje się zarówno w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru), jak i w numerze nadanym przez KSeF. Data wystawienia faktury określona zgodnie z obowiązującymi przepisami ma kluczowe znaczenie w kontekście weryfikacji terminowości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Data wystawienia faktury a data wydania UPO z KSeF

Jak już zostało powyżej zaznaczone, faktura będzie uznana za ustrukturyzowaną m.in. wtedy, gdy będzie posiadała specjalny numer identyfikujący nadawany przez Krajowy System e-Faktur. Nadanie jest potwierdzone w formie UPO. Uwaga: może się zdarzyć tak, że KSeF odrzuci wysłaną fakturę. Przyczyną mogą być np. błędy w strukturze XML. W takiej sytuacji dokument nie będzie uznany za wystawiony – pomimo że podmiot zlecił jego wysyłkę do systemu. Konieczne jest dokonanie poprawek i ponowne zlecenie wysyłki. Po otrzymaniu UPO z KSeF data wystawienia faktury traktowana jest jako data ponownego zlecenia wysyłki już prawidłowo wystawionego dokumentu.

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej a obowiązek podatkowy VAT

Co do zasady faktury powinny być wystawiane do 15. dnia miesiąca, jaki następuje po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Nie jest jednak zalecane, aby z wysyłką faktury do KSeF czekać do ostatniej chwili. Jeżeli bowiem wskutek błędów w strukturze XML dokument system nie przyjmie dokumentu, podatnikowi grożą konsekwencje z tytułu nierzetelnego wystawienia faktury po terminie. Data wystawienia faktury w KSeF odgrywa też ważną rolę w przypadku, kiedy obowiązek podatkowy VAT powstaje na zasadach szczególnych. Mówi o nich art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT. Chodzi tutaj o obowiązek podatkowy powstający w dacie wystawienia faktury. W interpretacji indywidualnej z 14 czerwca 2022 r. o sygn. 0112-KDIL1-2.4012.169.2022.1.PM odnoszącej się do tej kwestii Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje wyraźnie, iż: „za dzień powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczonych przez Wnioskodawcę usług wynajmu obudów do wykopów ziemnych należy uznać dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur”.

Odliczenie podatku VAT możliwe jest w dacie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, jednak nie wcześniej aniżeli w dacie otrzymania faktury. Data wystawienia dokumentu jest decydująca co do okresu odliczenia VAT z danej faktury, o ile obowiązek podatkowy u sprzedawcy nie powstał po tej dacie.