Nazwa „Faktura” konieczna?

Do końca 2012 roku każdy dokument potwierdzający dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem VAT musiał zawierać określenie „Faktura VAT”. Z dniem 1 stycznia 2013 roku zostały wprowadzone w Polsce nowe przepisy dotyczące wystawiania faktur VAT. Czy nadal wymóg odpowiedniego nazewnictwa takich dokumentów obowiązuje podatników?

Zmiany po 2013 roku

W tym roku zaczęły obowiązywać zmiany w zakresie konstruowania dokumentów księgowych. Ustawodawca zmniejszył katalog elementów obowiązkowych wymaganych na fakturach VAT. Z katalogu tego usunięto miano „Faktura VAT”. Nie oznacza to jednocześnie, że przedsiębiorca wystawiający fakturę według starego wzorca stworzy dokument nieważny. Najprościej rzecz ujmując można powiedzieć, że dokument faktury VAT może, ale nie musi zawierać określenia „Faktura VAT”. Nie ma to znaczenia dla jego ważności w świetle obowiązującego prawa o podatku VAT. 2014 rok nie wprowadza w tym zakresie żadnych dodatkowych zmian.

Pojęcie faktury w nowym systemie prawnym

O tym, czy dany dokument jest fakturą decyduje dziś jego zawartość oraz moment wystawienia. Jeśli po stronie przedsiębiorcy pojawia się obowiązek udokumentowania transakcji fakturą VAT, wówczas dokument, jaki wystawia podatnik będzie domniemaną fakturą. Stanie się takim dokumentem, jeśli będzie zawierał obowiązkowe elementy, które wymienia rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wśród obowiązkowych elementów, jakie musi zawierać faktura rozporządzenie to wymienia (§ 5. Ust. 1 rozporządzenia):

1) datę wystawienia,
2) kolejny numer faktury,
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
4) numer identyfikacji podatkowej podatnika,
5) numer identyfikacji podatkowej nabywcy,
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
10) kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
12) stawkę podatku,
13) sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
15) kwotę należności ogółem.

W grupie elementów obowiązkowych, które muszą znaleźć się na fakturze VAT, aby przez organy podatkowe została ona uznana za taki dokument, nie ma miana „faktura VAT”. Oznacza to, że faktura wcale nie musi posiadać takiego nazewnictwa, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik nazwał ją tym określeniem.