Polska jest światowym liderem we wdrażaniu cyfrowych wymogów podatkowych. W Polsce istnieje już wiele zobowiązań w zakresie e-podatków, w tym SAF-T (w szczególności JPK_V7), „Biała Lista” oraz elektroniczne sprawozdania finansowe. Kolejna wejdzie w życie w 2022 r., wraz z wprowadzeniem w Polsce ustrukturyzowanego e-fakturowania i e-faktury. Początkowo fakturowanie elektroniczne będzie dobrowolne, ale ma stać się obowiązkowe w 2023 r.
Polska e-podatkowa podróż
Zanim zagłębimy się w szczegóły e-fakturowania, warto przypomnieć sobie e-podatkową podróż Polski, w tym jej najważniejsze etapy.
Cyfrowa rewolucja podatkowa w Polsce rozpoczęła się w 2016 roku
Kiedy to dla dużych podatników wprowadzono JPK. Został podzielony na pięć struktur obejmujących:
- magazyn,
- księgę główną,
- faktury,
- wyciągi bankowe oraz dowody VAT.
Dowody VAT (rejestry) musiały być składane co miesiąc, natomiast inne struktury były dostarczane na żądanie organów podatkowych. W 2017 i 2018 r. przedsiębiorstwa średnie, małe i mikro zostały objęte obowiązkiem JPK.
Zmiany podatkowe w 2019 roku
Rok 2019 przynosi kolejny rozwój podatków w Polsce z istotnym czynnikiem elektronicznym. Co najważniejsze, weszły w życie obowiązkowe podzielone płatności, które zastąpiły lokalny mechanizm odwrotnego obciążenia. Dodatkowo od września 2019 r. polscy podatnicy muszą dokonywać płatności na rzecz dostawców wyłącznie z kont bankowych zarejestrowanych w tzw. Białej bazie.
Przełom w polskich podatkach w 2020 roku
Prawdziwy przełom w polskiej sprawozdawczości VAT nastąpił w 2020 r., kiedy to zniesiono standardową deklarację VAT i w całości zastąpiono ją znowelizowanym plikiem JPK_V7, który obejmował łączne dane z dawnego JPK_VAT i deklaracji VAT (formularz VAT-7). W ten sposób Polska stała się jednym z pierwszych krajów, które przestały korzystać z typowej sprawozdawczości VAT.
Co przyniesie rok 2022 i 2023 w podatkach? Zmiany i e-fakturowanie
2022 i 2023 przyniosą kolejną cyfrową rewolucję w polskich obowiązkach VAT. Początkowo oczekiwano, że dobrowolne e-fakturowanie wejdzie w życie w 2021 r. Później zdecydowano o przesunięciu wprowadzenia e-faktur do 2022 r. Dlatego od stycznia 2022 r. polscy podatnicy mogą zdecydować się na przystąpienie do krajowego systemu e-fakturowania i rozpocząć przesyłanie e-faktur. W tej „fazie pilotażowej” otrzymywanie e-faktur będzie wymagało akceptacji klienta.
Fakturowanie elektroniczne ma stać się obowiązkowe w 2023
Polska zwróciła się już do Komisji Europejskiej o zgodę (lub „odstępstwo” w języku UE) na wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur elektronicznych.
Zarys techniczny polskiego e-fakturowania – e-faktury obowiązek
Polska wprowadza e-fakturowanie według modelu rozliczeń, który jest stosowany m.in. we Włoszech. Oznacza to, że istnieje centralny system e-fakturowania, w którym e-faktury są wystawiane, odbierane, przechowywane i zatwierdzane. Polski krajowy system e-fakturowania nosi nazwę Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jest utrzymywany przez krajowe organy podatkowe.
Większość faktur przesyłanych obecnie między polskimi podatnikami ma charakter elektroniczny
Mogą jednak mieć różne formaty i układy. Dlatego Polska wdraża standaryzowanego formatu e-faktur nazywanych„fakturą ustrukturyzowaną”. Faktura strukturalna to faktura wystawiona w KSeF z unikalnym identyfikatorem nadanym przez system do tej faktury. Nic dziwnego, że formatem faktury strukturalnej jest XML.
Ministerstwo Finansów opublikuje bezpłatne aplikacje umożliwiające wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF
Jednak firmy emitujące duże ilości faktur powinny rozważyć podłączenie swoich systemów ERP z centralnej infrastruktury e-fakturowania z wykorzystaniem dedykowanego API (application programming interface). Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF będzie wymagało autoryzacji podpisem kwalifikowanym lub „Profilem Zaufanym” przeznaczonym dla małych podatników.
Opublikowano już środowisko testowe, w którym podatnicy i deweloperzy mogą zweryfikować swoje rozwiązania i umożliwić korzystanie z infrastruktury KSeF.
Treść faktur strukturalnych jest bardzo szczegółowa. Istnieją pola, które pozwalają na podanie informacji nie tylko o obowiązkowych elementach faktury, ale również o dodatkowych danych często podawanych na fakturach. Na przykład istnieją pola obejmujące dane o zamówieniach zakupu, Incoterms i przewoźnikach transportowych.
E-faktury, od kiedy? E-faktury od 2022
Warto również wspomnieć, że niektóre elementy są zgodne z JPK_V7. Przykładowo JPK_V7 wymaga podania kodów GTU (dla konkretnych dostarczanych produktów), co nie jest obowiązkowym elementem faktury. Faktury strukturalne również nie nakładają na to obowiązku, chociaż istnieje pole „GTU”, gdzie takie informacje można podać bezpośrednio na fakturze. Taka logika może być pomocna przy mapowaniu danych z faktur do różnych raportów podatkowych, w tym JPK_V7.
Z kolei pola zawierające wartości mają nazwy takie same lub podobne do faktur JPK (JPK_FA). Dlatego, choć JPK_FA ostatecznie nie będzie już potrzebny, niektóre mapowania już wykonane na potrzeby faktur JPK mogą być również wykorzystane przy tworzeniu rozwiązania dla KSeF.
Korzyści płynące ze zorganizowanego e-fakturowania – e-faktury gov
Istnieje wiele korzyści wynikających z krajowego systemu e-fakturowania opartego na ustrukturyzowanych e-fakturach. Jednym z największych jest ustandaryzowany (ustrukturyzowany) format faktur. Jest to ważny warunek wstępny automatyzacji procesów AP/AR, ponieważ każda faktura ma dokładnie ten sam format. Obecnie istnieje wiele różnych układów faktur. Nawet zaawansowane rozwiązania nie są idealne do automatyzacji przetwarzania faktur.
Faktury wystawione w KSeF nie mogą zostać utracone, dzięki czemu nie będzie już konieczne wystawianie duplikatów faktur. Ponadto faktury strukturalne są przechowywane i archiwizowane centralnie przez 10 lat. Dzięki temu firmy nie muszą inwestować w dodatkowe rozwiązania archiwizacyjne.
Możliwość szybszego uzyskania zwrotu podatku VAT dzięki e-fakutrom
Istnieją już również konkretne zachęty, które mają zachęcić podatników do przystąpienia do systemu KSeF w 2022 roku. Najbardziej podkreślaną korzyścią wydaje się możliwość szybszego uzyskania zwrotu podatku VAT, w ciągu 40 dni zamiast 60. Istnieje jednak bardzo niski limit zwrotu podatku VAT, który można uzyskać w ciągu 40 dni. Limit ten kształtuje się na poziomie 3000 zł (około 600 euro). Niestety, takie „korzyści” nie wpłyną na decyzje przedsiębiorców o dobrowolnym wejściu do KSeF w 2022 roku. Liczymy na to, że ten konkretny limit zostanie zniesiony lub przynajmniej zmieniony do rozsądnego poziomu, ponieważ sama idea tego bodźca jest świetna. Ma to duży potencjał.
E-faktury przepisy i noty kredytowe
Kolejną korzyścią wartą rozważenia jest możliwość ominięcia skomplikowanych polskich przepisów dotyczących raportowania not kredytowych. Krótko mówiąc, firmy wystawiające noty kredytowe w KSeF nie muszą analizować dokumentacji wymaganej do obniżenia podstawy opodatkowania. Wreszcie podatnicy wystawiający e-faktury ustrukturyzowane nie będą już musieli przesyłać faktur JPK (JPK_FA), ponieważ organy podatkowe będą już miały informacje o fakturach w systemie KSeF.
E-faktury obowiązkowe od 2023
W 2022 roku wystawianie i otrzymywanie ustrukturyzowanych e-faktur elektronicznych nie jest obowiązkowe. Jednak nadal warto rozważyć przystąpienie do KSeF w fazie pilotażowej w 2022 r., nie tylko ze względu na podręczne potencjalne korzyści, ale także jako sprawdzian gotowości przed wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania w 2023 r.
Jeśli na tem moment potrzebujesz programu do wystawiania e-faktur, możesz skorzystać z darmowego oprogramowania (darmowej wersji, z której możesz korzystać przez 30 dni) – program do faktur – Faktura VAT 2022. Zapraszamy do kontaktu z nami!
Sprawdź też interesujące wpisy, takie jak:
