Zakładanie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wypełnienia szeregu czynności obowiązkowych, które nakłada na przyszłego przedsiębiorcę wiele przepisów prawnych. Począwszy od kwestii podatkowych, ubezpieczenia społecznego czy problemów związanych z zatrudnianiem pracowników jednym z takich obowiązków jest posiadanie kasy fiskalnej.
Podobnie jak każdy inny przepis, tak i ten nie obejmuje wszystkich prowadzących działalność, a jedynie określoną grupę spełniającą dwa podstawowe warunki. Pierwszym z nich jest prowadzenie działalności gospodarczej, polegającej na sprzedaży towarów lub usług, na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zgodnie z tym zapisem do posiadania kasy fiskalnej jest zobowiązany nie tylko właściciel sklepu, ale również zakład krawiecki czy nawet lekarz oferujący odpłatnie swoje usługi w prywatnym gabinecie.
Kasa fiskalna nie dla wszystkich
Jak w każdej sytuacji tak i tutaj istnieją pewne wyjątki, które pozwalają na uniknięcie kosztów zakupu i niekiedy problematycznej obsługi czy ewidencjonowania paragonów. Te wyjątki stanowią drugi warunek posiadania kasy fiskalnej, a są nimi roczne obroty osiągane przez usługodawcę. Posiadaczem urządzenia musi się stać osoba przekraczająca w pierwszym roku działalności kwotę obrotu 20 tys. zł, a w każdym kolejnym 40 tys. Brak uzyskania tego pułapu jest podstawą do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Uzyskanie takiej informacji przed podjęciem działalności gospodarczej jest bardzo ważne, ponieważ za niedopełnienie obowiązku w określonym przez prawo terminie grożą bardzo wysokie kary. Jako przestępstwo skarbowe jest ono karane kwotą w wysokości 180 stawek dziennych. Warto też wiedzieć, że taką samą karą zostanie obłożony podatnik, który kasę posiada, ale nie wyda paragonu klientowi.
Kasa fiskalna jest kompleksowym urządzeniem, które posiada wbudowany system rejestracji sprzedaży, a więc korzystając z niej jednocześnie ewidencjonuje się wykonaną transakcję. W zasadzie dokumentowanie obrotów finansowych obowiązuje każdego przedsiębiorcę, istnieje jednak kilka takich sytuacji, w których jest on zwolniony z posiadania tego urządzenia. Najważniejszy z nich to spełnienie jednocześnie trzech warunków konkretnej transakcji nawet, jeśli jest to sprzedaż na rzecz osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej, a obroty przekraczają wymieniony wcześniej pułap.
Warunki te to świadczenie usługi udokumentowane fakturą, opłacenie usługi jednorazowym przelewem oraz liczba rocznych transakcji nieprzekraczająca 50, a liczba klientów nie przekraczająca 20. W przybliżeniu oznacza to, że z posiadania kasy fiskalnej są zwolnieni przedsiębiorcy, którzy wykonują zaledwie kilkadziesiąt rocznych zleceń, nawet, jeśli są one kosztowne. Może to być pracownia projektowa czy firma budowlana specjalizująca się w stawianiu kompletnych budynków.
Innym powodem do zwolnienia z posiadania urządzenia rejestrującego może być określony rodzaj wykonywanych usług. Przepisy prawa gospodarczego określają kilka takich dziedzin zwolnionych z obowiązku rejestracji. Zalicza się do nich m.in. usługi finansowe, firmy oferujące ubezpieczenia czy usługi związane ze zbieraniem odpadów. W przypadku prowadzenia tego typu działalności nie obowiązują żadne limity transakcji, klientów ani wysokości obrotów. Z drugiej strony istnieje też szereg takich dziedzin, które zostały objęte katalogiem wyłączeń i bez względu na ilość spełnianych warunków są bezwzględnie zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej. Taki obowiązek posiadają na przykład dostawcy płynnego gazu, wyrobów tytoniowych, metali szlachetnych i produkowanych z nich wyrobów, płyt CD i DVD, właściciele taksówek.
Od kiedy kasa fiskalna?
Kasa fiskalna nie obowiązuje od pierwszego dnia działalności. Kiedy się ją zakłada trudno oszacować wysokość obrotu, dlatego przez pierwsze miesiące nie ma obowiązku jej posiadania, ale trzeba kontrolować wysokość własnej sprzedaży. Kiedy wyniki wskazują, że nastąpi przekroczenie obrotów o 20 tys. wówczas powstaje konieczność zakupu urządzenia, na co przedsiębiorca ma miesiąc. Warto też pamiętać, że po zakupie trzeba dokonać fiskalizacji kasy, czyli trwałego zapisu numeru NIP podatnika do modułu fiskalnego, którego dokonuje serwisant. Przeprowadzoną fiskalizację należy zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego w ciągu 7 dni.
