Emil Zelma
Obowiązkowy KSeF budzi wiele pytań dotyczących ochrony informacji. Przedsiębiorcy zastanawiają się, jeśli chodzi o KSeF, kto widzi faktury, czy urzędnicy mają pełny wgląd do dokumentów oraz jak wygląda bezpieczeństwo danych. W praktyce dostęp do informacji zapisanych w systemie jest ściśle regulowany przepisami. Nie każdy użytkownik platformy może przeglądać wszystkie dokumenty, a dane są objęte ochroną wynikającą z przepisów o tajemnicy skarbowej.
Kto ma dostęp do danych w KSeF?
Krajowy System e-Faktur przechowuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane zapisane w formacie XML. Dostęp do dokumentów mają przede wszystkim strony transakcji, czyli wystawca i odbiorca. Oprócz nich przedsiębiorca może nadać odpowiednie uprawnienia w KSeF:
- swoim pracownikom (zwykle księgowemu),
- pełnomocnikom,
- podmiotom zewnętrznym (chodzi tu np. o biuro rachunkowe).
Nie oznacza to jednak, że każdy użytkownik systemu uzyskuje dostęp do wszystkich faktur. Każdy widzi wyłącznie dokumenty, do których otrzymał odpowiednie uprawnienia. W praktyce to przedsiębiorca decyduje, kto będzie odpowiadał za wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ich odbiór lub zarządzanie uprawnieniami.
| Warto wiedzieć Jednym z najważniejszych elementów ochrony danych jest właściwe zarządzanie dostępami. Przedsiębiorca powinien regularnie weryfikować, kto posiada uprawnienia w KSeF, zwłaszcza po zmianach kadrowych lub zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym. Warto stosować zasadę minimalnych uprawnień, czyli przyznawać użytkownikom wyłącznie taki zakres dostępu, jaki jest niezbędny do wykonywania obowiązków. Ogranicza to ryzyko nieautoryzowanego wykorzystania danych i zwiększa bezpieczeństwo firmy. |
Czy urząd skarbowy widzi wszystkie faktury?
To jeden z najczęściej powtarzanych mitów. Krajowa Administracja Skarbowa, owszem, ma możliwość korzystania z danych z KSeF, ale wyłącznie w ramach ustawowych obowiązków.
Oznacza to, że wgląd do dokumentów następuje podczas przeprowadzania:
- czynności sprawdzających,
- kontroli podatkowych,
- postępowań prowadzonych na podstawie przepisów odrębnych.
Urzędnicy nie mogą dowolnie przeglądać baz przedsiębiorców bez podstawy prawnej.
| Warto wiedzieć Dostęp do danych w KSeF jest ograniczony zakresem wykonywanych zadań. |
Tajemnica skarbowa KSeF chroni dane przedsiębiorców
Najważniejszym zabezpieczeniem jest tajemnica skarbowa KSeF, wynikająca z przepisów Ordynacji podatkowej. Obejmuje ona wszystkie dane z faktur oraz informacje dotyczące danych podatników zapisane w systemie.
Co istotne, obowiązek zachowania poufności dotyczy już nie tylko urzędników. Obejmuje on bowiem również informatyków oraz specjalistów odpowiedzialnych za utrzymanie systemu. Nawet jeśli nie są oni pracownikami administracji skarbowej, ponoszą odpowiedzialność za ujawnienie informacji. Jest to ważny element zwiększający bezpieczeństwo danych KSeF.
Jakie instytucje mogą otrzymać dostęp do faktur?
W określonych sytuacjach dostęp do faktur w KSeF mogą uzyskać także inne organy państwowe. Dotyczy to m.in.:
- sądów,
- prokuratury,
- komorników prowadzących postępowanie egzekucyjne w administracji,
- Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
- służb prowadzących postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe.
Każdy taki dostęp wynika jednak z przepisów prawa i jest ograniczony do konkretnego postępowania. Konkurencja, kontrahenci niezwiązani z transakcją ani osoby prywatne nie mają możliwości przeglądania dokumentów znajdujących się w systemie.
Przechowywanie faktur i sytuacje wyjątkowe
Jedną z największych zalet systemu jest to, że faktury są przechowywane w KSeF przez okres ustawowy. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie archiwizować dokumentów.
Przepisy przewidują również rozwiązania na wypadek awarii KSeF. W takich sytuacjach możliwe jest czasowe wystawianie dokumentów poza systemem, a następnie ich przekazanie po usunięciu problemów. Nadal mogą również występować szczególne przypadki obejmujące faktury poza KSeF, faktury w postaci papierowej czy faktury VAT RR, jeżeli przewidują to przepisy.
KSeF zapewnia wysoki poziom ochrony danych
Dzięki połączeniu zabezpieczeń technicznych, mechanizmów autoryzacji oraz przepisów o tajemnicy skarbowej dane w KSeF są skutecznie chronione. Rozwój AI w skarbówce może wspierać analizę ryzyka i wykrywanie nieprawidłowości, ale nie oznacza automatycznego przeglądania dokumentów wszystkich firm. W praktyce przedsiębiorca zachowuje kontrolę nad tym, komu nadaje dostęp do KSeF, a system ma zwiększać bezpieczeństwo i usprawniać rozliczenia, a nie ograniczać poufność danych.
Od 1 lutego 2026 obowiązkowy KSeF obejmuje największych podatników, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. objęto nim kolejne grupy przedsiębiorców. Nie zmienia to jednak podstawowej zasady – dostęp do e-faktur mają wyłącznie podmioty uprawnione.
Dobra wiadomość jest taka, że wszechobecna cyfryzacja nie oznacza wyłącznie nowych obowiązków. Przedsiębiorcy mogą bowiem korzystać z takich programów jak Mobilna Faktura, które usprawniają przygotowywanie dokumentów, zarządzanie kontrahentami oraz integrację z KSeF. Dzięki temu łatwiej kontrolować rozliczenia, ograniczyć liczbę błędów i sprawniej realizować obowiązek wystawienia faktury.
