Jak zapobiec nieuprawnionym transakcjom w firmie? 

Nieuprawnione transakcje w firmie to wyzwanie, z którym zmaga się coraz więcej przedsiębiorstw. W dobie rozwijającej się cyfryzacji i złożoności procesów finansowych, firmy muszą podejmować zaawansowane kroki, aby chronić swoje finanse i infrastrukturę. Poniżej omówimy najważniejsze kroki, które pomogą skutecznie zapobiegać oszustwom i nieautoryzowanym transakcjom.

1. Silne procedury autoryzacji transakcji

Jednym z najważniejszych elementów ochrony przed nieuprawnionymi transakcjami jest stworzenie wieloetapowego systemu autoryzacji. W firmie każda operacja finansowa powinna być zatwierdzana przez odpowiednie osoby. Im większa transakcja, tym więcej osób powinno uczestniczyć w procesie weryfikacji i autoryzacji. Dobrą praktyką jest wdrożenie limitów kwotowych, powyżej których wymagana jest dodatkowa zgoda np. zarządu lub dyrektora finansowego. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi technologicznych, takich jak oprogramowanie do monitorowania i śledzenia transakcji, może pomóc w szybkim wykrywaniu anomalii w zachowaniu systemów finansowych​.

Przykład: W przypadku dużych korporacji, każda płatność powyżej 100 tys. zł może wymagać dodatkowej autoryzacji członka zarządu, co zwiększa kontrolę nad przepływami finansowymi.

2. Zabezpieczenia technologiczne

Nowoczesne technologie, takie jak wieloskładnikowe uwierzytelnianie (MFA) i UEBA (analityka zachowań użytkowników), to kluczowe narzędzia w walce z cyberprzestępczością. MFA wymaga od użytkownika potwierdzenia tożsamości na kilku poziomach – np. poprzez hasło i kod SMS. Narzędzia UEBA analizują zachowania pracowników, identyfikując nietypowe aktywności, takie jak logowanie w nietypowych godzinach lub z nowego urządzenia, co pozwala na natychmiastową reakcję i zapobiega nieautoryzowanym transakcjom​.

3. Kontrola dostępu

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie ściśle kontrolowanego dostępu do systemów i zasobów finansowych. Nie każdy pracownik powinien mieć pełny dostęp do wszystkich danych. Wprowadzenie ograniczeń, zgodnych z rolą i odpowiedzialnością pracowników, minimalizuje ryzyko nieautoryzowanych działań. Warto także okresowo przeglądać uprawnienia, aby upewnić się, że są one zgodne z aktualnymi potrzebami​.

4. Zasada rozdzielania obowiązków

Rozdzielanie obowiązków (ang. segregation of duties) jest jednym z najstarszych, ale wciąż skutecznych narzędzi w zapobieganiu oszustwom. Zasada ta polega na tym, że poszczególne etapy procesu finansowego są przypisane różnym osobom – np. jedna osoba inicjuje płatność, a inna ją zatwierdza. Taki podział zadań utrudnia manipulowanie systemem finansowym​.

Przykład: Pracownik odpowiedzialny za fakturowanie nie powinien jednocześnie zatwierdzać płatności. Dzięki temu redukuje się ryzyko wprowadzenia fałszywych faktur do systemu.

5. Outsourcing usług księgowych

Zlecanie usług księgowych zewnętrznym firmom może pomóc w zwiększeniu bezpieczeństwa transakcji. Profesjonalne firmy outsourcingowe korzystają z zaawansowanych narzędzi i mają szerokie doświadczenie w monitorowaniu procesów finansowych, co pozwala na lepsze wykrywanie oszustw oraz skuteczniejszą reakcję na zagrożenia. Dodatkowo, zewnętrzni dostawcy są w stanie wdrożyć najnowsze technologie zabezpieczeń, co zmniejsza ryzyko nieuprawnionych transakcji​.

6. Szkolenia pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa

Oprócz zaawansowanych technologii, warto pamiętać o roli człowieka w systemie bezpieczeństwa. Regularne szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa i ochrony danych osobowych pomogą pracownikom lepiej zrozumieć zagrożenia i zapobiec przypadkowym naruszeniom bezpieczeństwa. Wielu ataków można uniknąć, jeśli pracownicy będą świadomi takich zagrożeń jak phishing czy socjotechnika​.

7. Przestrzeganie przepisów prawnych

Ważnym aspektem zabezpieczania się przed nieautoryzowanymi transakcjami jest stosowanie się do obowiązujących przepisów prawnych. W Unii Europejskiej kluczową rolę odgrywa dyrektywa PSD2, która nakłada na firmy obowiązek stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz autoryzacji transakcji płatniczych. Dzięki temu klienci są lepiej chronieni, a firmy mają obowiązek zwrotu środków, jeśli dojdzie do nieautoryzowanej transakcji, chyba że naruszone zostały zasady bezpieczeństwa​.

8. Przykłady i najczęstsze zagrożenia

Współczesne oszustwa finansowe mogą przybierać różne formy. Przykładem może być wyłudzanie danych uwierzytelniających (phishing) lub próby oszustw z wykorzystaniem fałszywych faktur. W Polsce firmy coraz częściej stają się celem ataków socjotechnicznych, w których przestępcy podszywają się pod kontrahentów lub pracowników działu finansowego, aby uzyskać dostęp do firmowych kont lub nakłonić do przelania środków na nieprawdziwe konta bankowe​.

Korekta faktury – jaki jest właściwy termin??

9. Monitorowanie i raportowanie

Nieustanne monitorowanie transakcji finansowych oraz raportowanie jakichkolwiek nieprawidłowości jest kluczowe. Systemy analizy danych mogą w czasie rzeczywistym wykrywać anomalie w przepływach finansowych, a regularne raporty mogą pomóc w identyfikacji słabych punktów w systemie. Przykładem są systemy UEBA, które analizują zachowania użytkowników i wychwytują odstępstwa od normy​.

Nieuprawnione transakcje – Podsumowanie

Zabezpieczenie firmy przed nieuprawnionymi transakcjami wymaga wieloaspektowego podejścia. Ważne jest zarówno wdrożenie zaawansowanych technologii, jak i edukacja pracowników oraz regularne przeglądy procesów finansowych. Ostatecznym celem jest stworzenie środowiska, w którym każda transakcja jest bezpieczna, a ryzyko oszustwa – minimalne. Zasady takie jak MFA, UEBA, rozdzielanie obowiązków czy outsourcing księgowości to niezbędne elementy skutecznej ochrony finansów przedsiębiorstwa. Zabezpiecz firmę przed ryzykiem, jakie niosą nieuprawnione transakcje – wprowadź odpowiednie środki ochrony już dziś.