Koniec papierowych faktur – od kiedy obowiązkowe fakturowanie elektroniczne?

Koniec papierowych faktur to już pewnik. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe już w 2024 roku. Sprawdź, jak już teraz przygotować się do zmian i dlaczego faktura ustrukturyzowana nie jest wyłącznie narzędziem kontroli fiskusa, ale też ułatwieniem dla przedsiębiorców.

Kiedy koniec papierowych faktur?

Od początku 2022 r. w Polsce działa Krajowy System e-Faktur – system, za pośrednictwem którego przesyłane są faktury ustrukturyzowane. Ministerstwo Finansów dało podatnikom dwa lata na zapoznanie się z tym nowym narzędziem i wdrożenie go w swoich działalnościach. Obecnie fakturowanie z systemem KSeF jest dobrowolne. Stanie się jednak obowiązkowe już od 1 stycznia 2024 r.

Do tego czasu polscy przedsiębiorcy wciąż mają wybór. Mogą wystawiać faktury w formie papierowej, tradycyjne faktury elektroniczne (np. wysyłane w PDF), a także faktury ustrukturyzowane. Koniec papierowych faktur nadejdzie wraz z wprowadzeniem wymogu przesyłania e-faktur za pomocą KSeF, czyli wraz z końcem 2023 roku.

Zgodnie z projektem ustawy o zmianie ustawy o VAT, obowiązkowe e-fakturowanie obejmie nie tylko polskich podatników, ale też podmioty zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT na terytorium Polski.

E-fakturowanie po nowemu

Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że Krajowy System e-Faktur jest narzędziem analizy i kontroli transakcji zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Każda faktura ustrukturyzowana będzie sprawdzana pod kątem poprawności oraz zgodności ze strukturą logiczną FA(2) i FA_RR. Zostanie jej nadany numer identyfikacyjny, a następnie zostanie przesłana do odbiorcy.

Rozwiązanie to umożliwi fiskusowi kontrolowanie każdej faktury. Z drugiej strony jednak z przedsiębiorcy zostanie zdjęty dość uciążliwy obowiązek archiwizowania dokumentów. System KSeF będzie bowiem przechowywał faktury w formie elektronicznej – i to nie przez 5 lat, jak wymagają tego przepisy, ale przez 10 lat. W tym czasie podatnik będzie miał do nich stały dostęp, co znacznie uprości wiele procesów w firmie.

Koniec papierowych faktur wiąże się też z brakiem konieczności wysyłania plików JPK_FA na żądanie organu podatkowego. Administracja skarbowa tak naprawdę będzie miała cały czas dostęp do danych dotyczących transakcji. Wysyłanie żądań do przedsiębiorców o udostępnienie dokumentów przestanie być konieczne.

Ujednolicenie formy dokumentowania transakcji uprości też wiele procesów w firmie. Zdecydowanie łatwiejsze będzie użycie nowoczesnego oprogramowania, które automatycznie przetwarza dane zawarte w dokumentach elektronicznych. Prostsza i sprawniejsza będzie też komunikacja podatnika z księgowością. Wszystko to będzie można zyskać przy zachowaniu używanego obecnie oprogramowania do zarządzania sprzedażą. Pod warunkiem, że oprogramowanie to zostanie przez producenta dostosowane do nowych wymogów.

Kary za wystawianie papierowych faktur

Koniec papierowych faktur wiązał się będzie z sankcjami dla każdego przedsiębiorcy, który nie dostosuje się do zmian w przepisach. Niewystawianie faktur ustrukturyzowanych lub wystawienie ich w nieodpowiedniej postaci będzie się wiązało z nałożeniem kary pieniężnej do 100% wysokości VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem.

Sankcje zostaną nałożone w następujących przypadkach:

  • Udokumentowanie transakcji fakturą bez wykazanego podatku
  • Brak pośrednictwa systemu KSeF pomimo obowiązku
  • Wystawienie faktury niezgodnie z obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej
  • Nieprzesłanie e-faktury w terminie

Każdy z powyższych błędów będzie wiązał się z sankcją pieniężną na kwotę minimum 1000 zł. W przypadku awarii KSeF podatnik będzie miał 7 dni na przesłanie faktury. Jeśli tego nie zrobi, kara będzie wynosiła nie mniej niż 500 zł. Przepisy dotyczące sankcji wejdą w życie od 1 lipca 2024 r. Półroczny okres odroczenia kar ma umożliwić podatnikom skuteczne wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w działalnościach.