Anna Kruk
Samofakturowanie w KSeF to temat bliski przedsiębiorcom, którzy nabywają towary lub usługi od podatnika, a następnie wystawiają w jego imieniu i na jego rzecz faktury. Sprawdź, czy wprowadzenie obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej i Krajowego Systemu e-Faktur zmieni coś w przepisach dotyczących tej procedury. Poznaj też korzyści z samofakturowania w KSeF!
Zasady samofakturowania
Transakcje zawierane pomiędzy podmiotami gospodarczymi w większości przypadków dokumentowane są fakturami. Zazwyczaj to sprzedawca wystawia fakturę papierową lub e-fakturę dla nabywcy towarów lub usług. Zdarza się jednak sytuacja odwrotna: gdy to nabywca wystawia w imieniu i na rzecz sprzedawcy fakturę. Mówimy wtedy o samofakturowaniu.
Samofakturowanie wymaga zgody obu stron oraz podpisania umowy regulującej tę procedurę. W umowie tej trzeba określić m.in. zasady zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Jak wynika z interpretacji indywidualnych organów podatkowych, strony mogą w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania faktur przy samofakturowaniu.
Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, nabywca towarów lub usług od podatnika może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury:
- dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
- zaliczkowe (zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy)
- w sytuacji, gdy miejscem dostawy towarów lub świadczenia usług jest terytorium kraju trzeciego (zgodnie z art. 106a pkt 2 lit. b ustawy)
Faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy może też wystawiać osoba trzecia, np. jego przedstawiciel podatkowy, czyli m.in. biuro rachunkowe.
Samofakturowanie w KSeF
Obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT, a dla przedsiębiorców zwolnionych z tego podatku – od 1 stycznia 2025 r., rządowy program do wystawiania faktur nie zmieni zasad wystawiania dokumentów przez nabywcę. Samofakturowanie w KSeF jest możliwe na takich samych zasadach, jak obecnie przy tradycyjnych e-fakturach.
Kluczową kwestią przy samofakturowaniu w KSeF jest nadawanie uprawnień osobom trzecim. Jednym z podstawowych uprawnień jest właśnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu i na rzecz podmiotu zarejestrowanego w systemie.
Aby samofakturowanie w KSeF było możliwe, sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienia do wystawiania w jego imieniu faktur ustrukturyzowanych. W tym zakresie ma dwie opcje do wyboru: może wskazać konkretną osobę lub całą firmę. Drugie rozwiązanie okazuje się korzystniejsze wtedy, gdy za samofakturowanie w KSeF odpowiedzialne będą różne osoby.
Ważne! Nadanie uprawnień nabywcy w Krajowym Systemie e-Faktur nie zwalnia stron od obowiązku podpisania umowy o samofakturowaniu. Najpierw taką umowę muszą podpisać. Dopiero później podatnik nadaje nabywcy uprawnienia w rządowym programie do wystawiania faktur.
Korzyści z samofakturowania w KSeF
Poza opisaną wyżej jedną czynnością, samofakturowanie w rejestrze faktur nie wymaga i nie będzie wymagało od stron żadnych dodatkowych obowiązków. Samofakturowanie w KSeF odbywa się na takiej samej zasadzie, co tradycyjne wystawianie faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy.
Co więcej, samofakturowanie w KSeF ułatwi pewne procedury. Przede wszystkim przyczyni się do usprawnienia weryfikacji e-faktur wystawionych przez nabywcę. Sprzedawca ma bowiem bieżący dostęp do dokumentów. Nie trzeba ich przesyłać mailem ani drukować. Nie ma też obawy, że współpracujący podmiot nadużyje swoich uprawnień i wystawi fakturę, której wystawić nie powinien. Sprzedawca ma bowiem dostęp do każdego dokumentu.
Z kolei w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń sprzedawca będzie mógł je zgłosić znacznie szybciej niż wtedy, gdy dokumenty przekazywane są w tradycyjny sposób. Dzięki temu współpraca pomiędzy podmiotami korzystającymi z KSeF okaże się sprawniejsza i bardziej efektywna.
