Emil Zelma
Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą jeszcze korzystać z rozwiązania dobrze znanego z ostatnich lat. Paragon zawierający NIP nabywcy, przy spełnieniu określonych warunków (w szczególności chodzi tu o wartość transakcji), może być traktowany jako faktura uproszczona.
Od 1 stycznia 2027 zasady się jednak zmienią. Jeżeli sprzedaż na rzecz firmy zostanie zarejestrowana na kasie i paragon fiskalny będzie zawierał NIP, konieczne będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Warto więc już w 2026 roku uporządkować procedury sprzedażowe, aby po zakończeniu okresu przejściowego uniknąć błędów przy paragonach z NIP.
Spis treści
ukryj
Kiedy paragon z NIP jest fakturą uproszczoną?
Co do zasady kasa rejestrująca służy przede wszystkim do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- rolników ryczałtowych.
Sprzedaż na rzecz firm podlega natomiast obowiązkowi dokumentowania za pomocą faktur. Jeżeli jednak transakcja została zarejestrowana na kasie fiskalnej, możliwe jest wystawienie faktury dla przedsiębiorcy tylko wtedy, gdy paragon zawiera jego NIP. Wynika to z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT.
| Warto wiedzieć W takiej sytuacji nabywca powinien poinformować sprzedawcę o zakupie firmowym i podać NIP nabywcy przed zakończeniem transakcji. |
Szczególne znaczenie ma tutaj limit kwotowy. Jeżeli wartość transakcji nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro, a paragon zawiera NIP oraz pozostałe dane, taki dokument może stanowić fakturę uproszczoną. W praktyce paragon z NIP pełni więc jednocześnie funkcję faktury. Nie trzeba do niego wystawiać kolejnej standardowej faktury VAT, ponieważ obowiązek jej wystawienia został już zrealizowany poprzez wydanie faktury uproszczonej.
Paragon z NIP a KSeF w 2026 roku
Rok 2026 jest pod tym względem okresem przejściowym. W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 przepisy pozwalają podatnikom nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe. Wyłączenie obejmuje również paragony fiskalne z NIP uznawane za faktury uproszczone.
| Warto wiedzieć Paragon fiskalny z NIP nabywcy do kwoty 450 zł albo 100 euro może do końca 2026 roku nadal funkcjonować jako faktura uproszczona poza obowiązkowym KSeF. |
Nie ma obowiązku przesyłania takiego dokumentu do KSeF tylko dlatego, że nabywcą jest przedsiębiorca. Rozwiązanie to ma jednak charakter czasowy. Nie należy budować procedur sprzedażowych z założeniem, że pozostanie aktualne również w kolejnych latach.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Najważniejsza zmiana nastąpi 1 stycznia 2027. Wtedy zakończy się preferencja dotycząca faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragonów z NIP. Jeżeli przedsiębiorca zarejestruje na kasie sprzedaż na rzecz podatnika, a paragon fiskalny będzie zawierał jego NIP, będzie musiał udokumentować transakcję w KSeF.
| Warto wiedzieć Planowane zmiany dotyczą również transakcji nieprzekraczających 450 zł albo 100 euro. |
W praktyce oznacza to zasadniczą zmianę dla punktów handlowych i usługowych obsługujących zarówno konsumentów, jak i przedsiębiorców. Do 31 grudnia 2026 paragon z NIP może jeszcze stanowić fakturę uproszczoną i korzystać z wyłączenia z KSeF.
Od 1 stycznia 2027 przy sprzedaży B2B zarejestrowanej na kasie i potwierdzonej paragonem zawierającym NIP konieczne będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Takie stanowisko potwierdził również Dyrektor KIS w interpretacji z 14 listopada 2025 roku, nr 0114-KDIP1-3.4012.768.2025.1.PRM.
Jak rozliczyć taką sprzedaż w JPK VAT?
Zmiana sposobu dokumentowania nie oznacza, że sprzedaż będzie się opodatkowywać dwukrotnie. Sprzedaż na kasie fiskalnej ujmuje się w ewidencji VAT na podstawie raportu dobowego lub miesięcznego oznaczonego symbolem „RO”. Od 2027 roku faktura do paragonu KSeF do sprzedaży wcześniej zarejestrowanej na kasie będzie dodatkowo ujmowana w ewidencji za okres jej wystawienia. Będzie się stosować do tego oznaczenie „FP”. Faktura ta nie zwiększy jednak ponownie wartości sprzedaży ani podatku należnego, ponieważ odpowiednie kwoty uwzględnia już raport fiskalny.
| Warto wiedzieć Raport „RO” odpowiada za wykazanie wartości sprzedaży i VAT, natomiast faktura oznaczona „FP” pozwala prawidłowo wykazać dokument wystawiony do transakcji zarejestrowanej wcześniej na kasie. Przedsiębiorca powinien więc dopilnować, aby system sprzedażowy i księgowy prawidłowo rozpoznawał oba dokumenty. W przeciwnym razie jednym z możliwych błędów przy paragonach z NIP może być podwójne zwiększenie sprzedaży lub podatku należnego. |
Dobre oprogramowanie ułatwi przejście na nowe zasady
Biznes ułatwiają nie tylko prostsze przepisy i deregulacja, ale również narzędzia, które ograniczają ręczną obsługę dokumentów. Dobrym przykładem jest tu Mobilna Faktura, czyli program do fakturowania online obsługujący KSeF 2.0. Aplikacja ta:
- umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w KSeF z komputera, telefonu lub tabletu,
- pokazuje numer KSeF i status wysyłki,
- oferuje obsługę dokumentów sprzedażowych, ewidencji VAT i KPiR.
Przy rosnącej liczbie obowiązków związanych z fakturami elektronicznymi automatyzacja może ograniczyć zarówno czas pracy, jak i ryzyko pomyłek.
Paragon z NIP a KSeF – o czym pamiętać na przełomie 2026 i 2027 roku?
Najważniejsza jest granica między 31 grudnia 2026 a 1 stycznia 2027. Do końca 2026 paragon fiskalny z NIP może nadal stanowić fakturę uproszczoną wyłączoną z obowiązkowego KSeF. Ten okres przejściowy kończy się jednak wraz z końcem 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 sprzedaż na rzecz podatnika zarejestrowana na kasie i potwierdzona paragonem zawierającym NIP będzie wymagała wystawienia w KSeF.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania nie tylko sposobu, w jaki będą wystawiać faktury. Ważne są także procedury związane z kasami fiskalnymi oraz ewidencją VAT. Paragon z NIP a KSeF to więc nie tylko techniczna zmiana formatu dokumentu. Od 2027 roku trzeba prawidłowo połączyć kasę fiskalną, faktury KSeF oraz ewidencję JPK VAT, tak aby nie rozliczać transakcji handlowych podwójnie.
