Redakcja K24
Badania profilaktyczne w aktach osobowych to temat, przy którym małe firmy często popełniają drobne, ale łatwe do wychwycenia błędy. Orzeczenie trafia do złej części teczki, ginie w segregatorze z fakturami albo w ogóle nie trafia do akt. Poniżej wyjaśniamy, gdzie odłożyć każdy dokument z badań, jak go opisać i jak ująć koszt badań w księgach.
Jak zbudowane są akta osobowe
Akta osobowe stanowią część dokumentacji pracowniczej. Zasady ich prowadzenia określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca prowadzi je dla każdego pracownika osobno, w podziale na części oznaczone literami.
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie.
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach.
- Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
W każdej części dokumenty układasz w porządku chronologicznym. Ponadto numerujesz je kolejno i prowadzisz wykaz dokumentów zawartych w danej części. Dzięki temu kontroler szybko sprawdzi, czy w teczce czegoś nie brakuje.
Badania profilaktyczne w aktach osobowych – która część?
Kodeks pracy wyróżnia trzy rodzaje badań profilaktycznych: wstępne, okresowe i kontrolne. Każde kończy się orzeczeniem lekarskim. Natomiast miejsce orzeczenia w teczce zależy od momentu, w którym pracownik je uzyskał.
Badania wstępne – część A
Orzeczenie z badań wstępnych dotyczy etapu przed zatrudnieniem. Dlatego odkładasz je do części A, razem z kwestionariuszem kandydata i dokumentami o kwalifikacjach. Tak samo postępujesz, gdy przyjmujesz aktualne orzeczenie od poprzedniego pracodawcy zamiast kierować na nowe badanie wstępne. W takiej sytuacji do części A trafia przedstawione przez pracownika orzeczenie lub jego kopia.
Badania okresowe i kontrolne – część B
Badania okresowe i kontrolne odbywają się już w trakcie zatrudnienia. W efekcie ich orzeczenia odkładasz do części B. Badanie kontrolne pracownik wykonuje po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni z powodu choroby. Co więcej, każde kolejne orzeczenie okresowe dostaje własny numer w wykazie. Nie zastępuj więc starego orzeczenia nowym, tylko dołóż nowe na koniec części B.
Skierowania na badania
Skierowanie wystawia pracodawca. Jeśli zachowujesz jego egzemplarz lub kopię, odłóż ją do tej samej części co orzeczenie, którego dotyczy. W praktyce skierowanie na badanie wstępne trafia zatem do części A, a skierowanie na badanie okresowe lub kontrolne do części B. Taki układ pokazuje kontrolerowi całą ścieżkę: skierowanie, a następnie orzeczenie.
Czego nie wkładać do akt osobowych
Do akt trafia orzeczenie, czyli dokument stwierdzający brak lub istnienie przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Nie przechowujesz natomiast wyników badań, opisów diagnostycznych ani kart z gabinetu medycyny pracy. Te dane należą do dokumentacji medycznej, którą prowadzi lekarz. Pracodawca nie ma podstawy, aby je zbierać.
Podobnie faktura za badania nie trafia do teczki pracownika. Jest dowodem księgowym, więc przechowujesz ją w dokumentacji księgowej. Z kolei umowę z placówką medycyny pracy trzymaj w dokumentach firmy, a nie w aktach konkretnej osoby.
Praktyczna procedura krok po kroku
- Wystaw skierowanie z opisem stanowiska i czynników szkodliwych.
- Po badaniu odbierz orzeczenie i sprawdź datę ważności oraz nazwę stanowiska.
- Odłóż orzeczenie do właściwej części (A lub B) i nadaj mu kolejny numer.
- Dopisz dokument do wykazu w danej części.
- Wpisz termin kolejnego badania do kalendarza kadrowego, najlepiej z wyprzedzeniem około miesiąca.
Ostatni punkt jest ważny, ponieważ pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia. Zmiany w przepisach o badaniach omawialiśmy osobno w tekście o tym, czy nastąpiły zmiany w profilaktycznych badaniach lekarskich.
Akta elektroniczne a orzeczenia lekarskie
Akta osobowe możesz prowadzić w formie papierowej albo elektronicznej. Jednak przy formie elektronicznej papierowe orzeczenie trzeba odwzorować cyfrowo. Takie odwzorowanie opatrujesz kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną, co potwierdza zgodność z oryginałem. Dopiero wtedy cyfrowa kopia zastępuje papier w aktach.
Jeśli zmieniasz formę prowadzenia akt, zrób to dla całej teczki danego pracownika. Mieszanie form prowadzi do chaosu i utrudnia wykazanie kompletności dokumentacji podczas kontroli.
Skutki błędów przy dokumentacji badań
Źle odłożone orzeczenie samo w sobie rzadko powoduje poważne konsekwencje. Mimo to inspektor pracy może je wskazać w protokole jako nieprawidłowość w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Znacznie poważniejszy jest brak aktualnego orzeczenia. Dopuszczenie pracownika do pracy bez ważnych badań to wykroczenie przeciwko przepisom BHP. Kodeks pracy przewiduje za nie grzywnę od 1000 do 30 000 zł.
Ponadto brak orzeczenia komplikuje sytuację przy wypadku przy pracy. Pracodawca musi wtedy tłumaczyć, dlaczego dopuścił do pracy osobę bez potwierdzenia zdolności. Dlatego dobrze prowadzony kalendarz badań działa jak tania polisa.
Jak zaksięgować koszt badań profilaktycznych
Badania profilaktyczne finansuje pracodawca. Pracownik nie może ponosić ich kosztu. Jeśli jednak sam zapłacił, na przykład za część badania u okulisty, firma powinna mu to zwrócić. Szczegóły opisaliśmy w tekście o tym, czy firma musi zwrócić koszt badania okulistycznego.
Wydatek na badania jest kosztem uzyskania przychodu, ponieważ wynika z obowiązku ustawowego. W KPiR wpisujesz go w kolumnie pozostałych wydatków, a w pełnej księgowości ujmujesz go w usługach obcych. Usługi medycyny pracy zwykle są zwolnione z VAT, więc nie ma podatku do odliczenia. Co ważne, sfinansowanie badań nie stanowi przychodu pracownika, zatem nie wykazujesz go w PIT-11 ani w podstawie składek ZUS.
Przykład liczbowy
Firma zatrudnia 4 osoby. W październiku dwie z nich przechodzą badania okresowe, a jedna nowa osoba badania wstępne. Przykładowe ceny przedstawia tabela.
| Badanie | Liczba osób | Cena za osobę | Razem |
|---|---|---|---|
| Okresowe | 2 | 120 zł | 240 zł |
| Wstępne | 1 | 150 zł | 150 zł |
| Suma | 3 | – | 390 zł |
Placówka wystawia jedną fakturę na 390 zł ze zwolnieniem z VAT. Księgowa ujmuje 390 zł w kosztach w miesiącu, którego dotyczy faktura. Natomiast w kadrach do części B akt dwóch pracowników trafiają orzeczenia okresowe, a do części A akt nowej osoby – orzeczenie wstępne. Pełny obraz wydatków związanych z zatrudnieniem znajdziesz w zestawieniu: jakie koszty ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem.
Jak długo przechowywać orzeczenia
Orzeczenia dzielą los całych akt osobowych. Dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla wcześniejszych zatrudnień obowiązują inne zasady. Więcej o terminach dla różnych dokumentów przeczytasz w poradniku jak długo przechowywać dokumenty firmy.
Podsumowanie
Badania profilaktyczne w aktach osobowych układasz według prostej zasady. Orzeczenie wstępne trafia do części A, a orzeczenia okresowe i kontrolne do części B. Skierowanie odkładasz razem z orzeczeniem, którego dotyczy. Każdy dokument numerujesz i dopisujesz do wykazu. Nie przechowujesz natomiast wyników badań ani faktur w teczce pracownika. Koszt badań ujmujesz w kosztach firmy, bez przychodu po stronie pracownika. Przede wszystkim pilnuj terminów kolejnych badań, ponieważ brak ważnego orzeczenia grozi grzywną.
Zdjęcie: Wesley Tingey / Unsplash
