Redakcja K24
Wymieniasz służbowy smartfon na nowy, a stary telefon z firmy chcesz zatrzymać dla siebie? To częsta sytuacja w jednoosobowych działalnościach. Organ interpretacyjny uznał jednak, że takie przekazanie może wymagać ewidencji na kasie fiskalnej. Dotyczy to także przedsiębiorcy, który dotąd kasy nie miał i nie musiał jej mieć. Poniżej wyjaśniamy, skąd ten obowiązek, jak go rozliczyć i co z późniejszą sprzedażą telefonu.
Stary telefon z firmy a VAT – kiedy przekazanie jest dostawą
Ustawa o VAT traktuje nieodpłatne przekazanie towarów należących do firmy na cele osobiste podatnika jak odpłatną dostawę. Warunek jest jeden: przy zakupie telefonu przysługiwało prawo do odliczenia VAT (całości lub części). W praktyce prawie każdy czynny podatnik VAT odlicza podatek przy zakupie służbowego smartfona. Dlatego późniejsze zabranie go do domu oznacza konieczność naliczenia VAT należnego.
Jeżeli natomiast kupiłeś telefon bez odliczenia VAT, na przykład jako podatnik zwolniony, przekazanie nie jest opodatkowane. W takim przypadku nie powstaje też problem z kasą fiskalną.
Jak ustalić podstawę opodatkowania
Przy nieodpłatnym przekazaniu nie liczysz VAT od pierwotnej ceny zakupu. Podstawą jest cena nabycia takiego samego lub podobnego towaru ustalona na moment przekazania. Innymi słowy, bierzesz pod uwagę aktualną wartość rynkową używanego telefonu w podobnym stanie. Warto przy tym zachować dowód wyceny, na przykład wydruk kilku ofert sprzedaży tego modelu.
Dlaczego potrzebna jest kasa fiskalna
Przedsiębiorca przekazujący telefon na cele prywatne „sprzedaje” go sobie jako osobie fizycznej nieprowadzącej działalności. Z punktu widzenia przepisów o kasach to więc dostawa na rzecz konsumenta. Co więcej, telefony komórkowe należą do towarów, przy których dostawie zwolnienie z kasy fiskalnej nie przysługuje. Nie ma tu znaczenia limit obrotu ani to, że firma dotąd obsługiwała wyłącznie klientów biznesowych.
W efekcie nawet jednorazowe przekazanie telefonu wymaga zaewidencjonowania na kasie. Jeśli chcesz sprawdzić ogólne zasady, przeczytaj, czy kasa fiskalna zawsze jest obowiązkowa. Z kolei listę sytuacji, w których kasa nie jest potrzebna, znajdziesz w tekście sprawdź, czy nie musisz posiadać kasy fiskalnej.
Skutki dla dalszej działalności
Rozpoczęcie ewidencji na kasie to nie zawsze jednorazowe zdarzenie. Utrata zwolnienia może oznaczać, że kolejne transakcje z osobami prywatnymi też trzeba rejestrować na kasie. Dlatego przed decyzją warto przeanalizować profil sprzedaży firmy. Ponadto kasa to dodatkowe koszty: zakup lub najem urządzenia, fiskalizacja i serwis.
Co konkretnie zrobić krok po kroku
- Sprawdź, czy odliczyłeś VAT przy zakupie. Jeśli nie, przekazanie nie podlega VAT i kasa nie jest potrzebna.
- Ustal wartość rynkową telefonu na dzień przekazania i udokumentuj ją.
- Zapewnij sobie kasę fiskalną przed przekazaniem, ponieważ obowiązek dotyczy już pierwszej takiej dostawy.
- Wystaw paragon na wartość brutto ustaloną od ceny rynkowej.
- Wykaż VAT należny w JPK_V7 za okres, w którym przekazałeś telefon.
- Wykreśl telefon z ewidencji środków trwałych albo wyposażenia, wpisując datę i przyczynę (przekazanie na cele osobiste).
Przykład liczbowy
Przedsiębiorca kupił telefon za 3000 zł netto i odliczył 690 zł VAT. Po dwóch latach podobne używane egzemplarze kosztują około 600 zł netto. Zatem podstawą opodatkowania jest 600 zł, a VAT należny wynosi 138 zł.
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Cena zakupu netto (historyczna) | 3000 zł |
| Wartość rynkowa netto w dniu przekazania | 600 zł |
| VAT 23% | 138 zł |
| Wartość brutto na paragonie | 738 zł |
Przedsiębiorca nie dostaje żadnej zapłaty, mimo to VAT 138 zł płaci z własnych środków. Ponadto paragon dokumentuje czynność opodatkowaną, a nie faktyczny wpływ pieniędzy. Więcej o ujmowaniu sprzedaży z kasy w ewidencji przeczytasz w artykule kasa fiskalna w KPiR – najważniejsze zasady sprzedaży.
Czy przekazanie trzeba ująć w KPiR
Samo wycofanie telefonu na cele prywatne nie daje przychodu w PIT. Nie wpisujesz więc kwoty z paragonu do kolumny przychodów. Natomiast VAT należny od przekazania nie jest kosztem uzyskania przychodu. W ewidencji wyposażenia albo środków trwałych odnotowujesz z kolei likwidację pozycji z powodu wycofania.
Późniejsza sprzedaż telefonu – kasa nie, PIT tak
Gdy stary telefon z firmy trafi już do majątku prywatnego, jego późniejsza sprzedaż nie wymaga kasy fiskalnej. Sprzedajesz bowiem rzecz prywatną, a nie towar firmowy. Również VAT od takiej sprzedaży co do zasady nie wystąpi.
Inaczej wygląda jednak PIT. Ustawa o PIT przewiduje, że odpłatne zbycie składnika majątku wycofanego z działalności daje przychód z działalności gospodarczej. Dzieje się tak, jeśli sprzedaż nastąpi przed upływem 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania. Dotyczy to środków trwałych, a także niskocennych składników zaliczonych bezpośrednio w koszty.
Na przykład przedsiębiorca wycofał telefon w listopadzie, a w marcu sprzedał go na portalu ogłoszeniowym za 650 zł. Kwota 650 zł to przychód z działalności, który wpisuje do KPiR jako pozostały przychód. Jeśli wcześniej zaliczył cały koszt zakupu w koszty, nie odliczy już nic przy sprzedaży. W efekcie podatek zapłaci od całej kwoty według swojej formy opodatkowania.
Tę zasadę łatwo przeoczyć, ponieważ sprzedaż wygląda na zwykłą transakcję prywatną. Szersze omówienie rozliczeń prywatnych rzeczy znajdziesz w tekście o sprzedaży prywatnych rzeczy na aukcjach internetowych a PIT i VAT.
Jakie są skutki błędu
Pominięcie VAT od przekazania oznacza zaległość podatkową z odsetkami. Brak ewidencji na kasie, mimo obowiązku, grozi także utratą części prawa do odliczenia VAT od zakupów. Ponadto nieujawniony przychód z późniejszej sprzedaży telefonu to zaniżenie podatku dochodowego. Błąd najlepiej naprawić korektą JPK_V7 lub zeznania, zanim urząd wszcznie kontrolę.
Alternatywy dla przedsiębiorcy
Nie każdy chce kupować kasę fiskalną dla jednego telefonu. Dlatego warto rozważyć inne rozwiązania:
- Sprzedaż telefonu innej firmie z fakturą – wtedy kasa nie jest potrzebna, a przychód rozliczasz normalnie.
- Pozostawienie telefonu w firmie jako zapasowego urządzenia służbowego.
- Przekazanie do skupu elektroniki prowadzonego przez przedsiębiorcę, który przyjmie fakturę.
- Uzyskanie własnej interpretacji, jeśli Twoja sytuacja odbiega od typowej.
Każdy wariant ma inne skutki podatkowe. W praktyce przy tanich, kilkuletnich telefonach sprzedaż firmie zewnętrznej bywa najprostsza.
Podsumowanie
Stary telefon z firmy zabrany na cele prywatne to dla VAT dostawa, jeśli przy zakupie odliczyłeś podatek. Ponieważ odbiorcą jest osoba prywatna, a telefony nie korzystają ze zwolnienia, przekazanie trzeba nabić na kasę fiskalną. Podstawą VAT jest aktualna wartość rynkowa urządzenia. Późniejsza sprzedaż telefonu nie wymaga już kasy, jednak w ciągu 6 lat od wycofania daje przychód w PIT. Zanim więc zatrzymasz stary telefon z firmy, policz koszty kasy i porównaj je ze sprzedażą urządzenia innej firmie.
Zdjęcie: Avneet Mann / Unsplash
