Emil Zelma
Rola kierownika jednostki nie ogranicza się wyłącznie do reprezentowania organizacji (firmy) na zewnątrz. Jest to przede wszystkim osoba, która odpowiada za prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami. Kto, w świetle ustawy o rachunkowości, pełni to zadanie? Jakie są jego zadania?
Członek zarządu, wspólnik, a może właściciel firmy? Kto może być kierownikiem jednostki?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości kierownikiem jednostki jest zwykle członek zarządu lub innego organu zarządzającego. Jeżeli danym podmiotem kieruje organ wieloosobowy (standard w spółkach kapitałowych), to są nimi zwykle członkowie tego organu, zgodnie z umową/statutem spółki. Nie może być to jednak pełnomocnik spółki.
W spółkach jawnych oraz cywilnych opisywaną rolę pełnią są wspólnicy prowadzący sprawy spółki. Inaczej przedstawia się sytuacja, jeśli chodzi o spółki partnerskie, ponieważ wówczas może nim być:
- wspólnik zaangażowany w zarządzanie,
- zarząd.
W spółkach komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych rolę tę pełnią komplementariusze odpowiedzialni za prowadzenie spraw spółki. Najprościej wygląda sprawa w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, ponieważ kierownikami jednostek są wówczas sami przedsiębiorcy. Wreszcie, mogą być to również osoby, które pełnią funkcję likwidatora, syndyka w postępowaniu upadłościowym czy zarządcy w ramach postępowania restrukturyzacyjnego. Rola ta jest jednak wówczas czasowa.
| Ważne Niezależnie od formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji księgowej. |
Jakie są obowiązki kierownika jednostki?
Często postrzega się opisywaną funkcję wyłącznie w odniesieniu do podejmowania decyzji w zakresie finansów przedsiębiorstwa. W rzeczywistości jednak jego obowiązki w tym zakresie są znacznie szersze. Przede wszystkim to na nim spoczywa bowiem odpowiedzialność za opracowanie polityki rachunkowości w przedsiębiorstwie, w tym m.in. w zakresie:
- sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych,
- metody wyceny składników majątku firmowego,
- wyboru zakładowego planu kont (ZPK).
| Ważne Do obowiązków kierownika jednostki należy poinformowanie urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. o tym, że zajmie się tym zewnętrzne biuro rachunkowe). Kierownik jednostki ma na to 15 dni od dnia przekazania ksiąg. Zadaniem kierownika jednostki jest również zapewnienie dostępu do dokumentów na wypadek kontroli. |
Jeśli sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, to zawarcie umowy z firmą audytorską również należy do zadań kierownika jednostki.
Jednym z najważniejszych zadań, przed jakimi staje ta osoba, jest jednak sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego. Taki dokument przedstawia sytuację finansową przedsiębiorstwa. Jest on niezbędny np. podczas kontaktów z bankiem (np. w celu oceny zdolności kredytowej) czy potencjalnymi kontrahentami.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć m.in. w art. 4 a ustawy o rachunkowości:
„1. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe […] spełniały wymagania przewidziane w ustawie.
2. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z ust. 1„.
Odpowiedzialność za przedsiębiorstwo – konsekwencje prawne i finansowe
Pełnienie opisywanej przez nas funkcji wiąże się z realną odpowiedzialnością prawną. Ustawa o rachunkowości wprost wskazuje, że to właśnie on ponosi odpowiedzialność za:
- nieprowadzenie ksiąg rachunkowych,
- ich nierzetelność,
- brak sporządzenia obowiązkowego sprawozdania finansowego.
W przypadku wykrycia nieprawidłowości trzeba liczyć się z grzywną, a w niektórych przypadkach – nawet karą ograniczenia wolności. To właśnie w szczególności kierowników jednostki dotyczy art. 77 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym:
„Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego […]
– podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie”.
| Ważne Odpowiedzialność za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych nie przechodzi na biuro rachunkowe, nawet jeśli to ono wykonuje znaczną część obowiązków rachunkowych w imieniu firmy. Biuro rachunkowe może co najwyżej odpowiadać cywilnie na mocy zawartej umowy, ale to kierownik jednostki pozostaje osobą odpowiedzialną w rozumieniu przepisów prawa. |
Podsumowanie
Jak widać, rola kierownika jednostki w przedsiębiorstwie nie ogranicza się do zarządzania. W rzeczywistości odpowiada on również za rachunkowość danego podmiotu. Do jego zadań należy również sprawowanie kontroli nad tym, czy podlegli mu pracownicy właściwie realizują powierzone im obowiązki. Dlatego właśnie tak istotne jest, by każda osoba pełniąca tę funkcję miała pełną świadomość swoich obowiązków i konsekwencji wynikających z ich zaniedbania.
