Redakcja K24
Ministerstwo Finansów w projekcie ustawy UD473, będącym częścią pakietu „Deregulacja 2.0”, zapowiada dwie duże zmiany. Pierwsza to aplikacja KeKR, czyli darmowe narzędzie resortu, które ma zastąpić tradycyjne kasy rejestrujące. Druga to e-VAT, w którym fiskus sam przygotuje projekt deklaracji JPK_VAT. Na razie to wciąż projekt, a nie obowiązujące prawo. Mimo to wielu przedsiębiorców już dziś stoi przed konkretną decyzją: kupić nową kasę czy poczekać. W tym tekście skupiamy się właśnie na takich praktycznych wyborach.
Czym ma być aplikacja KeKR i kogo dotyczy
Projekt przewiduje, że sprzedawca zarejestruje sprzedaż detaliczną w bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez ministerstwo. W efekcie odpadnie koszt zakupu urządzenia, przeglądów serwisowych i wymiany sprzętu. Zmiana dotyczy przede wszystkim firm, które dziś ewidencjonują sprzedaż na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych.
Z drugiej strony projekt zakłada również wymianę starszych urządzeń. Dlatego część firm może stanąć przed obowiązkiem odejścia od kas, których dziś używa. Szczegóły, w tym harmonogram i lista wyjątków, zależą od ostatecznej wersji ustawy. Zatem przed podjęciem decyzji warto śledzić kolejne etapy prac legislacyjnych.
Więcej o tym, jak przygotować firmę i biuro rachunkowe do całego pakietu zmian, przeczytasz w tekście e-VAT i KeKR – przygotowanie do projektu UD473.
Kasa fiskalna teraz czy aplikacja KeKR później? Rachunek dla małej firmy
To najczęstsze pytanie, jakie słyszą dziś biura rachunkowe. Odpowiedź zależy od trzech rzeczy: czy masz już obowiązek ewidencji, ile kosztuje urządzenie i czy przysługuje Ci ulga na zakup kasy.
Sytuacja 1: musisz zacząć ewidencjonować teraz
Jeżeli przekroczyłeś limit zwolnienia albo sprzedajesz towary objęte obowiązkiem bez względu na obroty, nie możesz czekać na nowe przepisy. Obecne prawo wciąż obowiązuje. Brak kasy w terminie oznacza ryzyko utraty części prawa do odliczenia VAT oraz sankcji karnoskarbowych. W praktyce trzeba więc kupić urządzenie albo skorzystać z dostępnej dziś kasy wirtualnej, jeśli Twoja branża ma do niej prawo.
Sytuacja 2: Twoja kasa działa, ale jest stara
Tutaj masz więcej swobody. Jeśli urządzenie spełnia obecne wymogi, nie musisz go wymieniać z wyprzedzeniem. Natomiast warto sprawdzić termin najbliższego przeglądu i koszt ewentualnej naprawy. Kosztowna naprawa starej kasy tuż przed reformą zwykle się nie opłaca.
Przykład liczbowy
Podatnik VAT kupuje kasę online za 1 500 zł netto. Obecnie przepisy przewidują ulgę w wysokości 90% ceny netto, ale nie więcej niż 700 zł na jedną kasę. Zatem 90% z 1 500 zł to 1 350 zł, jednak limit ogranicza ulgę do 700 zł. Realny koszt urządzenia wynosi więc 800 zł netto, a do tego dochodzą przeglądy.
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Cena kasy netto | 1 500 zł |
| 90% ceny netto | 1 350 zł |
| Ulga po zastosowaniu limitu | 700 zł |
| Koszt po uldze | 800 zł |
Pamiętaj również o warunkach ulgi. Musisz zgłosić kasę i rozpocząć ewidencję w wymaganym terminie. Co więcej, w określonych sytuacjach ulgę trzeba zwrócić, na przykład przy zbyt wczesnym zaprzestaniu ewidencji. Dlatego zanim zrezygnujesz z kasy na rzecz nowego rozwiązania, sprawdź, czy nie powstanie obowiązek zwrotu. Projekt może też wprowadzić przepisy przejściowe w tej sprawie.
Jak ująć zakup kasy i ulgę w księgach
Księgowanie nie zmienia się do czasu wejścia w życie reformy. Kasę o wartości do 10 000 zł netto możesz zaliczyć bezpośrednio do kosztów. W KPiR wpisujesz ją w kolumnie pozostałych wydatków.
Ulgę rozliczasz w deklaracji JPK_VAT, w polu przeznaczonym na kwotę wydatkowaną na zakup kas. Z kolei kwotę otrzymanej ulgi trzeba ująć w rozliczeniu podatku dochodowego. Jeżeli wcześniej zaliczyłeś wydatek do kosztów, odliczona ulga zmniejsza koszty albo zwiększa przychód. Ten krok łatwo przeoczyć, a błąd wychodzi zwykle dopiero podczas kontroli.
e-VAT: co oznacza automatyczny JPK_VAT w praktyce
Drugim filarem projektu jest e-VAT. Fiskus ma przygotowywać deklarację na podstawie danych, które już posiada, przede wszystkim z faktur w KSeF i z ewidencji sprzedaży. Podatnik lub księgowy zaakceptuje gotowy projekt albo go poprawi.
Brzmi to jak mniej pracy, jednak odpowiedzialność za prawidłowość rozliczenia nadal spoczywa na podatniku. Urząd nie zna Twoich decyzji o terminie odliczenia, proporcji ani korektach. Dlatego zestawienie od fiskusa trzeba porównać z własną ewidencją przed akceptacją.
Co sprawdzać w projekcie deklaracji
- Moment odliczenia VAT – czy faktura zakupowa trafiła do właściwego okresu, a nie do okresu jej wystawienia.
- Wydatki mieszane – na przykład samochód używany także prywatnie, gdzie odliczasz tylko część podatku.
- Faktury korygujące – czy zostały ujęte zgodnie z warunkami obniżenia podstawy opodatkowania.
- Sprzedaż detaliczna – czy dane z kasy lub aplikacji zgadzają się z utargiem.
- Transakcje spoza KSeF – import usług, nabycia wewnątrzwspólnotowe i inne pozycje, których system może nie widzieć.
Jeśli po wysyłce okaże się, że w pliku jest błąd, procedura korekty pozostaje kluczowa. Krok po kroku opisaliśmy ją w poradniku jak skorygować plik JPK_VAT.
Krótszy termin na fakturę – na co się przygotować
Projekt zapowiada też skrócenie terminów wystawiania faktur. Dziś, co do zasady, fakturę można wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi. Nowy termin określi dopiero ostateczna wersja ustawy. W praktyce każde skrócenie uderzy w firmy, które fakturują zbiorczo na koniec miesiąca albo czekają na protokoły odbioru.
Co możesz zrobić już teraz?
- Sprawdź, ile dni mija w Twojej firmie od wykonania usługi do wystawienia faktury.
- Ustal z klientami szybsze przekazywanie protokołów i potwierdzeń dostawy.
- Skróć wewnętrzny obieg dokumentów, na przykład akceptację zleceń przez kierownika.
- Przy fakturach okresowych rozważ wystawianie ich na początku okresu rozliczeniowego, jeśli przepisy to dopuszczają.
Takie zmiany warto wprowadzić niezależnie od losów projektu. Dzięki temu szybciej dostaniesz zapłatę, a ryzyko spóźnionej faktury spadnie. Aktualne terminy płatności i deklaracji znajdziesz w kalendarzu podatnika.
Skutki błędów w okresie przejściowym
Największe ryzyko pojawi się na styku starych i nowych zasad. Przedsiębiorca, który za wcześnie odstawi kasę, może naruszyć obowiązujące przepisy. Z kolei firma, która zignoruje zmiany, może nie zdążyć z wymianą urządzenia. Ponadto błędnie zaakceptowany projekt JPK_VAT to nadal Twoja deklaracja, więc zaległość i odsetki obciążą podatnika.
Biura rachunkowe powinny zatem już dziś przejrzeć listę klientów z kasami. Warto zanotować wiek urządzeń, daty przeglądów i to, czy klient korzystał z ulgi. Taka lista ułatwi planowanie, gdy pojawi się ostateczny harmonogram. Szerszy opis założeń projektu znajdziesz w artykule projekt e-VAT – jak MF automatyzuje rozliczenia.
Podsumowanie
Aplikacja KeKR i e-VAT to na razie zapowiedzi z projektu UD473, a nie obowiązujące prawo. Do czasu uchwalenia ustawy obowiązują obecne zasady ewidencji sprzedaży i rozliczania VAT. Jeśli musisz zacząć ewidencjonować teraz, kup kasę i skorzystaj z ulgi. Natomiast przy działającym, starszym urządzeniu nie spiesz się z wymianą ani kosztowną naprawą. Równolegle skróć obieg dokumentów, ponieważ krótszy termin na fakturę zaskoczy przede wszystkim firmy fakturujące zbiorczo. Wreszcie pamiętaj, że gotowy JPK_VAT od fiskusa trzeba sprawdzić, bo odpowiedzialność za rozliczenie nadal ponosi podatnik.
Zdjęcie: Blake Wisz / Unsplash
