Emil Zelma
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy już od 1 lutego 2026 roku. Wciąż jednak wiele elementów systemu nadal jest w fazie dostosowywania i konsultacji. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy mogą pozostać bierni. Warto już teraz wdrażać zmiany i aktualizować procesy księgowe, które wkrótce będą obsługiwane wyłącznie cyfrowo.
Spis treści
ukryj
Które faktury będą wyłączone z KSeF-u?
Nie każda faktura będzie musiała przechodzić przez system KSeF. Zgodnie z obecnym stanem prawnym obowiązek ustrukturyzowania nie obejmie faktur wystawianych przez podatników nieposiadających w Polsce:
- siedziby działalności gospodarczej,
- stałego miejsca jej wykonywania.
W szczególnych przypadkach wyłączone będą również podmioty posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju, o ile miejsce to nie ma żadnego związku z wystawioną fakturą. Innymi słowy, nie uczestniczy w sprzedaży towarów ani świadczeniu usług będących jej przedmiotem.
Jest to ważna informacja dla firm zagranicznych. Jeśli świadczą one usługi w sposób okazjonalny lub jednorazowy, nie trzeba przeprowadzać integracji z KSeF.
Obowiązek podawania przez przedsiębiorców numeru KSeF przy płatnościach i cel tego rozwiązania
Jedną z ważniejszych nadchodzących zmian będzie konieczność podawania numeru identyfikacyjnego faktury w systemie KSeF. Należy robić to na etapie dokonywania płatności. Przepis ten zacznie obowiązywać od 1 sierpnia 2026 roku. Jego głównym celem jest ograniczenie opóźnień w płatnościach pomiędzy kontrahentami, które są częstym problemem w relacjach B2B. Wprowadzenie tego mechanizmu ma również zwiększyć pewność obiegu dokumentów i eliminować błędy w identyfikacji faktur.
| Ważne Krajowy System e-Faktur stanie się nie tylko narzędziem ewidencyjnym, ale również instrumentem wspierającym transparentność i uczciwość obrotu gospodarczego. |
Struktura faktury w KSeF a możliwość korekt zbiorczych
Wśród nowych możliwości, jakie oferuje Krajowy System e-Faktur, warto zwrócić uwagę na uproszczenie fakturowania. Dotyczy to w szczególności faktur korygujących. Dzięki ujednoliconej strukturze FA podatnik może w jednym dokumencie ująć korekty odnoszące się do wielu faktur pierwotnych. Wymóg wskazania danych źródłowych faktur wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT (art. 106j ust. 2 i 3). Jest to spore udogodnienie dla firm wystawiających liczne dokumenty korygujące. Zamiast generować je pojedynczo, będą mogły korzystać ze zbiorczych zestawień.
Dodawanie załączników do e-faktury przez KSeF – elastyczność i praktyczne znaczenie
System KSeF nie przewiduje ograniczeń dotyczących branż, które mogą dołączać załączniki do faktur. Tymczasem, jest to ważna funkcja dla przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą paliw, mediów czy usług telekomunikacyjnych. W ich przypadku faktury zawierają często bardzo szczegółowe dane, takie jak jednostki miary, liczby towarów lub usług, czy dokładne ceny jednostkowe.
Wdrożenie funkcji dodawania załączników do e-faktur wystawionych w KSeF to odpowiedź na rzeczywiste potrzeby tych podmiotów i ukłon w stronę praktyki rynkowej, która często opiera się na zaawansowanej dokumentacji towarzyszącej.
| Ważne Aby móc wysyłać załączniki do faktur w KSeF, konieczne będzie jednak wcześniejsze zgłoszenie takiej potrzeby. Więcej na ten temat przeczytasz w jednym z naszych pozostałych tekstów – tutaj. |
Kiedy nie da się wystawić faktury w KSeF – rola NIP i obowiązki podatnika
W strukturze faktury FA w systemie KSeF nie ma możliwości pominięcia numeru NIP sprzedawcy. Jest to pole obowiązkowe, stanowiące fundament całego mechanizmu identyfikacji podmiotu w systemie. Bez niego nie tylko nie da się wystawić faktury. Bardzo utrudnione będzie również prawidłowe uwierzytelnienie oraz autoryzacja dokumentu.
Przedsiębiorcy muszą zatem zadbać o to, aby dane identyfikacyjne ich firmy były poprawne i aktualne. Brak lub błędny numer NIP automatycznie uniemożliwi korzystanie z KSeF, a tym samym wystawienie e-faktury.
Jakie tryby fakturowania przewiduje system KSeF – online i offline
Zasadą przyjętą w Krajowym Systemie e-Faktur jest wystawianie dokumentów w czasie rzeczywistym, z automatyczną wysyłką do KSeF i jego autoryzacją. Jednakże w wyjątkowych sytuacjach, określonych w ustawie o VAT (m.in. art. 106nh i 106nf), możliwe będzie zastosowanie trybu offline. Dotyczy to przede wszystkim awarii systemu lub braku dostępu do internetu. Tryb offline będzie dozwolony również w okresie przejściowym po 1 lutego 2026 r., kiedy to obligatoryjny KSeF zacznie obowiązywać.
Mimo to, Ministerstwo Finansów nie przewiduje wprowadzenia takiego trybu jako trwałej i powszechnie dostępnej alternatywy. Traktowany jest on raczej jako zabezpieczenie niż rozwiązanie równorzędne.
Warto wybrać takie oprogramowanie do wystawiania faktur, które zostanie dostosowane pod kątem KSeF
Przygotowując swoją firmę do wdrożenia KSeF, nie można zapominać o kwestii technicznej kompatybilności. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór takiego programu do fakturowania, którego producent już teraz pracuje nad pełnym dostosowaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. Pozwoli to uniknąć problemów przy integracji, zminimalizować ryzyko błędów przy wysyłce dokumentów oraz przyspieszyć adaptację pracowników do nowych realiów.
Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie to nie tylko oszczędność czasu, ale także gwarancja zgodności z przepisami, które w najbliższych miesiącach będą tylko zyskiwać na znaczeniu.
