Redakcja K24
Prezydent podpisał nowelizację, która od 1 stycznia 2027 r. podnosi maksymalne stawki opłaty miejscowej i znosi wymóg blokujący jej pobór w wielu gminach. W efekcie więcej hoteli, pensjonatów i kwater prywatnych zostanie inkasentami. Dlatego warto już teraz uporządkować księgowanie opłaty miejscowej, bo błąd w ewidencji szybko przełoży się na zaległość wobec gminy. Poniżej pokazujemy, jak to zrobić krok po kroku.
Spis treści
ukryj
Co zmienia nowelizacja i kogo dotyczy
Najważniejsze są dwie zmiany. Po pierwsze, rosną maksymalne stawki opłaty. Po drugie, znika dotychczasowy wymóg, który ograniczał krąg gmin uprawnionych do jej pobierania. Do tej pory miejscowość musiała spełniać określone kryteria, m.in. dotyczące warunków klimatycznych. Co więcej, sama ustawa podaje tylko stawki maksymalne. Konkretną kwotę ustala rada gminy w uchwale.
W praktyce oznacza to, że stawkę i zasady poboru na 2027 r. sprawdzisz w uchwale swojej gminy. Uchwała wskazuje także inkasentów, terminy wpłat oraz wysokość wynagrodzenia za inkaso. Jeśli Twoja gmina dotąd nie pobierała opłaty, zapytaj w urzędzie, czy planuje ją wprowadzić. Szczegóły dotyczące samych obowiązków recepcji opisaliśmy w tekście o tym, co musi zrobić hotel i kwatera w związku z opłatą miejscową 2027.
Kto płaci, a kto pobiera
Opłatę płaci gość, czyli osoba fizyczna przebywająca dłużej niż dobę w celach turystycznych, wypoczynkowych lub szkoleniowych. Przedsiębiorca jej nie płaci z własnej kieszeni. Natomiast jako inkasent pobiera ją od gościa i przekazuje gminie. Ustawa przewiduje też zwolnienia, na przykład dla osób przebywających w szpitalach czy osób niewidomych i ich przewodników. Dlatego recepcja powinna znać listę zwolnień i dokumentować ich zastosowanie.
Księgowanie opłaty miejscowej – zasada podstawowa
Kluczowa reguła jest prosta. Pobrana opłata nie jest Twoim przychodem, ponieważ pobierasz ją w imieniu gminy. Przychodem jest wyłącznie wynagrodzenie za inkaso, czyli prowizja. Z tego wynika cały sposób ewidencji.
- Kwota opłaty – rozrachunek z gminą, a nie przychód.
- Prowizja inkasenta – przychód firmy, opodatkowany podatkiem dochodowym.
- Wpłata do gminy – rozliczenie rozrachunku, nie koszt.
Opłata miejscowa a VAT
W powszechnie przyjętej praktyce opłata pobierana przez inkasenta nie zwiększa podstawy opodatkowania VAT usługi noclegowej. Gość jest podatnikiem opłaty, a hotel jedynie ją pobiera. Mimo to sposób udokumentowania ma znaczenie. Najbezpieczniej wykazać opłatę jako odrębną pozycję na rachunku, z adnotacją, że nie podlega VAT. Ewentualnie możesz wystawić osobne pokwitowanie. Nie doliczaj jej do ceny noclegu, bo wtedy urząd może uznać ją za część wynagrodzenia. Więcej o tym, co szykuje się w VAT, przeczytasz w artykule o zmianach w VAT od 2027 roku.
Ewidencja w KPiR i na ryczałcie
Jeśli prowadzisz KPiR, pobranej opłaty nie wpisujesz do kolumny przychodów. Podobnie wpłaty do gminy nie ujmujesz w kosztach. Warto jednak prowadzić pomocniczy rejestr opłat. Wpisuj w nim datę, liczbę osób, liczbę dób, kwotę oraz zastosowane zwolnienia. Dzięki temu łatwo uzgodnisz stan z deklaracją lub rozliczeniem dla gminy.
Z kolei prowizję inkasenta wpisujesz do przychodów w dacie jej otrzymania lub potrącenia. Na ryczałcie postępujesz analogicznie. Prowizja jest przychodem, natomiast sama opłata pozostaje poza ewidencją przychodów. Sprawdź jednak, jaką stawkę ryczałtu zastosować do prowizji. Może ona różnić się od stawki właściwej dla usług zakwaterowania.
Pełna księgowość – przykładowe zapisy
W księgach rachunkowych opłatę ujmujesz na koncie rozrachunkowym, na przykład w zespole 2 jako rozrachunki publicznoprawne z gminą. Plan kont może przewidzieć osobne subkonto, co ułatwia kontrolę sald. Przykładowy schemat wygląda następująco:
- Pobranie opłaty od gościa: Wn Kasa lub Rachunek bankowy, Ma Rozrachunki z gminą – opłata miejscowa.
- Naliczenie prowizji: Wn Rozrachunki z gminą, Ma Pozostałe przychody operacyjne lub przychody ze sprzedaży (zgodnie z polityką rachunkowości).
- Wpłata do gminy: Wn Rozrachunki z gminą, Ma Rachunek bankowy.
Po wpłacie saldo konta rozrachunkowego powinno wynosić zero. Jeśli zostaje saldo, oznacza to niedopłatę lub nadpłatę. Dlatego warto uzgadniać to konto co miesiąc.
Przykład liczbowy
Załóżmy, że gmina ustaliła stawkę 4 zł za dobę, a prowizję inkasenta na 5%. To liczby wyłącznie przykładowe. Dwie osoby nocują 3 doby. Nocleg kosztuje łącznie 600 zł brutto z VAT 8%.
| Pozycja | Kwota | Ujęcie |
|---|---|---|
| Nocleg netto | 555,56 zł | Przychód |
| VAT 8% | 44,44 zł | VAT należny |
| Opłata miejscowa (2 os. × 3 doby × 4 zł) | 24,00 zł | Rozrachunek z gminą |
| Prowizja 5% | 1,20 zł | Przychód |
| Do wpłaty gminie | 22,80 zł | Rozliczenie rozrachunku |
Gość płaci zatem 624 zł. Przychód firmy wynosi 555,56 zł z noclegu oraz 1,20 zł z prowizji. Natomiast 22,80 zł trafia do gminy, o ile uchwała pozwala potrącić prowizję z wpłaty. Jeśli gmina wypłaca prowizję osobno, wpłacasz całe 24 zł.
Terminy i skutki błędów
Termin przekazania opłaty określa uchwała gminy. Często jest to rozliczenie miesięczne, jednak zasady bywają różne. Ustaw sobie przypomnienie, bo spóźniona wpłata rodzi odsetki za zwłokę.
Co ważniejsze, inkasent odpowiada całym majątkiem za opłatę niepobraną albo pobraną i niewpłaconą. Jeśli recepcja zapomni pobrać opłatę, gmina może żądać jej od przedsiębiorcy. W takiej sytuacji kwota staje się realnym kosztem firmy. Ponadto bezprawne niewpłacenie pobranych środków grozi odpowiedzialnością karną skarbową. Dlatego dokumentuj każde zwolnienie, na przykład kopią orzeczenia lub oświadczeniem gościa.
Błąd na rachunku poprawisz korektą. Jeśli wystawiasz rachunki, a nie faktury, przydatny będzie poradnik o korektach rachunków.
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.
- Sprawdź, czy gmina przyjęła uchwałę na 2027 r. i jaką stawkę w niej ustaliła.
- Ustal, czy jesteś wyznaczony jako inkasent oraz ile wynosi prowizja.
- Zaktualizuj cennik i system rezerwacyjny, aby opłata była odrębną pozycją.
- Załóż rejestr pomocniczy lub subkonto rozrachunkowe.
- Przeszkol recepcję ze zwolnień i dokumentowania pobytów.
- Uzgodnij z biurem rachunkowym sposób ewidencji prowizji.
Podsumowanie
Od 2027 r. więcej gmin będzie mogło pobierać opłatę miejscową, a jej stawki mogą wzrosnąć. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest prawidłowe księgowanie opłaty miejscowej. Pobrana kwota to rozrachunek z gminą, a nie przychód, natomiast przychodem jest prowizja inkasenta. Opłatę wykazuj odrębnie od noclegu, aby nie zawyżać podstawy VAT. Ponadto pilnuj terminów z uchwały, bo inkasent odpowiada za opłatę własnym majątkiem. Przygotowanie ewidencji jeszcze w grudniu oszczędzi Ci korekt i sporów z gminą.
Zdjęcie: Duskfall Crew / Unsplash
