Emil Zelma
Kilometrówka to mechanizm rozliczania kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów do celów służbowych. Od lat budzi ona zainteresowanie zarówno pracowników, jak i pracodawców. W praktyce oznacza to, że pracownik wykorzystujący np. prywatne auto może otrzymać zwrot kosztów za przejechane kilometry. Warunkiem jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.
W 2025 r. planowane są istotne zmiany w zasadach dotyczących kilometrówki. Mają one dostosować przepisy do:
- realiów rynku,
- wzrostu kosztów eksploatacji,
- pojawienia się nowych typów pojazdów (pod względem rodzaju napędu).
Resort infrastruktury przygotował projekt rozporządzenia. Ma on wejść w życie w połowie przyszłego roku. Jego celem jest m.in. aktualizacja stawek za 1 km przebiegu pojazdu, a także rozszerzenie katalogu pojazdów, które objęto regulacjami.
Spis treści
ukryj
Czym jest kilometrówka oraz ewidencja przebiegu pojazdu? Podstawowe informacje
Kilometrówka to w gruncie rzeczy dość prosty mechanizm. Pozwala on rozliczać przejazdy służbowe pracownika, który korzysta z prywatnego samochodu lub innego pojazdu. Podstawą jest tu ewidencja przebiegu pojazdu, czyli dokument zawierający informacje na temat:
- dat podróży służbowych,
- przejechanych tras,
- celu podróży,
- liczby przejechanych kilometrów.
To właśnie liczba przejechanych kilometrów, przemnożona przez urzędowo ustaloną stawkę za 1 km, stanowi podstawę do zwrotu kosztów. W przypadku jazd lokalnych możliwe jest także rozliczanie według miesięcznego limitu, uzależnionego od wielkości miejscowości, w której zatrudniony jest pracownik. Mechanizm ten pozostaje szczególnie ważny dla osób, które w ramach obowiązków służbowych często podróżują prywatnym pojazdem. Jest to ważne również dla pracodawców, którzy chcą te wydatki ująć w kosztach uzyskania przychodu.
| Ważne Ewidencja przebiegu pojazdu stanowi podstawę do tego, by rozliczyć zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych. Jej brak może skutkować problemami podatkowymi. Nie będzie bowiem możliwe zaliczenie wydatków w koszty uzyskania przychodu. |
Kilometrówka w 2025 – planowane zmiany
Nowelizacji ma ulec projekt rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Zmiany w rozliczeniach przewidują:
- podwyższenie stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu,
- objęcie regulacją pojazdów elektrycznych, hybrydowych oraz wodorowych.
Utrzymane zostanie zróżnicowanie w zależności od mocy silnika oraz rodzaju napędu. Dzięki temu nowa kilometrówka ma odzwierciedlać rzeczywiste koszty związane z eksploatacją.
Nowe stawki kilometrówki – jak będą wyglądać w praktyce?
Najważniejszą zmianą, którą przewiduje projekt rozporządzenia, jest dostosowanie stawek do współczesnych realiów rynkowych. Od lat stawki kilometrówki nie były aktualizowane. Prowadziło to do dysproporcji między faktycznymi kosztami utrzymania pojazdu a wysokością zwrotu przysługującego pracownikowi.
Nowe stawki zostały więc zróżnicowane m.in. w zależności od tego, jaki jest rodzaj napędu i moc silnika. Poniżej przedstawiamy nowe propozycje:
- samochód osobowy spalinowy o mocy do 75 kW będzie rozliczany po 1,04 zł za 1 km przebiegu, a powyżej tej mocy stawka wyniesie 1,34 zł za 1 kilometr;
- dla aut hybrydowych wartości będą niższe – odpowiednio 0,83 zł i 1,10 zł;
- pojazdy elektryczne i wodorowe będą rozliczane według stawki 0,60 zł za 1 km przebiegu;
- w przypadku motocykli planuje się 0,75 zł dla napędu spalinowego i 0,35 zł dla elektrycznego, a motorowery – 0,45 zł i 0,20 zł w zależności od rodzaju zasilania.
| Przykład Pan Marek wykorzystuje auto prywatne w celach służbowych, ponieważ regularnie dojeżdża na spotkania z klientami w okolicznych miastach. Jego samochód to pojazd spalinowy o mocy 90 kW, co oznacza, że zgodnie z planowanymi przepisami z 2025 r. będzie on rozliczany według stawki 1,34 zł za 1 km przebiegu. Załóżmy, że w danym miesiącu pan Marek pokonał w ramach obowiązków służbowych 850 kilometrów. Aby obliczyć przysługujący mu zwrot kosztów, należy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę. Wyliczenie wygląda następująco: 850 km × 1,34 zł = 1 139 zł Oznacza to, że pan Marek może otrzymać od pracodawcy zwrot kosztów w wysokości 1 139 zł. |
Rozliczenia podatkowe a kilometrówka w 2025
Pod względem podatkowym dotychczasowe rozwiązania pozostają niezmienione. Zwrot kosztów nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wynika to bezpośrednio z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.
Dla pracodawcy natomiast kwoty te stanowią koszt uzyskania przychodu, co oznacza, że kilometrówka 2025 zachowa dotychczasowe znaczenie także w kontekście rozliczeń podatkowych. W praktyce pracownik nadal będzie prowadzić ewidencję, a pracodawca zwracać koszty.
Kilometrówka w praktyce – co zmieni się dla pracownika i pracodawcy?
Dzięki nowym stawkom można będzie korzystniej dla pracownika rozliczać koszty związane z podróżami służbowymi prywatnym samochodem. Szczegółowa kilometrówka zapewnia przejrzystość rozliczeń, a do tego ułatwia kontrolę wydatków. W efekcie zmiany w zasadach obowiązujące od 2025 r. mają przynieść korzyści obu stronom.
Podsumowanie
Zmiany w kilometrówce w 2025 roku odzwierciedlają rosnące koszty utrzymania pojazdów, a także wyzwania związane z transformacją transportu drogowego. Nowe stawki za 1 km przebiegu pojazdu, objęcie regulacją pojazdów elektrycznych, hybrydowych i wodorowych oraz zachowanie dotychczasowych zasad podatkowych to zmiany, które mają sprawić, że mechanizm ten pozostanie aktualny i sprawiedliwy. Planowane zmiany mają wprowadzić większą równowagę między realnymi wydatkami a wysokością zwrotu.
