Emil Zelma
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych rewolucji w polskim systemie podatkowym. Kluczowym elementem tej układanki jest token KSeF, czyli unikalny cyfrowy klucz. Pozawala on na bezpieczne i automatyczne przesyłanie danych między programem księgowym a systemem Ministerstwa Finansów.
Jak działa token autoryzacyjny w KSeF? W praktyce pełni on funkcję przepustki, która identyfikuje konkretny podmiot.
Czym są tokeny w KSeF?
Token w KSeF to unikalny ciąg znaków, który pełni rolę cyfrowego identyfikatora uprawnień przypisanego do konkretnego NIP-u. W przeciwieństwie do tradycyjnego logowania, gdzie musimy wykorzystać profil zaufany lub podpis kwalifikowany, raz wygenerowany token pozwala zewnętrznym aplikacjom (chodzi tu np. o system ERP czy program do fakturowania) na samodzielne uwierzytelnianie się.
Warto jednak pamiętać, że token ma swoje ograniczenia – przede wszystkim nie pozwala na pracę w trybie offline.
| Warto wiedzieć Jeśli system Ministerstwa Finansów napotka problemy techniczne lub my stracimy dostęp do internetu, sam token nie wystarczy do wystawienia e-faktury. Jest on bowiem ściśle powiązany z infrastrukturą online i służy do uwierzytelnienia w czasie rzeczywistym. |
Jak przygotować się do generowania tokenu w nowej wersji systemu?
Aby skutecznie wygenerować token KSeF, musimy najpierw wiedzieć, gdzie i jak się zalogować. Cały proces odbywa się w oficjalnym środowisku, jakim jest Aplikacja Podatnika KSeF. Od 1 lutego 2026 r. użytkownicy mają do dyspozycji odświeżoną wersję systemu, czyli KSeF 2.0.
Proces logowania wymaga od nas potwierdzenia tożsamości, co można zrobić, wykorzystując podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną.
| Warto wiedzieć Dla wielu mniejszych przedsiębiorców najwygodniejszą metodą pozostaje jednak profil zaufany. Po poprawnym wejściu do systemu uzyskujemy dostęp do zarządzania naszym kontem podatnika. Możemy w nim swobodnie zarządzać certyfikatami i dostępami dla osób trzecich. Jest to niezbędne dla poprawnej współpracy z biurem rachunkowym. |
Jak wygenerować token KSeF krok po kroku?
Sam proces nie jest skomplikowany od strony technicznej, o ile wiemy, jakie uprawnienia chcemy nadać:
- po zalogowaniu się na stronie ksef.podatki.gov.pl należy odnaleźć menu boczne i przejść do sekcji Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). To właśnie tam znajduje się przycisk pozwalający na generowanie tokenu KSeF. System poprosi nas o nadanie nazwy dla tego klucza – warto być tutaj precyzyjnym i wpisać na przykład „Token dla programu księgowego” lub „Token program Faktura VAT”. Taka nazwa ułatwi nam późniejsze zarządzanie dostępami, jeśli w przyszłości będziemy korzystać z wielu zintegrowanych systemów jednocześnie;
- po kliknięciu odpowiedniego przycisku system wyświetli nam gotowy ciąg znaków. To najważniejszy moment całego procesu: token jest widoczny tylko raz. Musimy go natychmiast skopiować i zapisać w bezpiecznym miejscu, ponieważ po zamknięciu okna nie będzie możliwości jego ponownego odczytania.
Podczas procesu tworzenia klucza musimy zdefiniować zakres uprawnień, jakie będzie on zapewniał. Najczęściej wybierane opcje to:
- wystawianie faktur,
- przeglądanie faktur.
Ta druga funkcja jest szczególnie istotna, ponieważ pozwala programowi na automatyczne pobieranie dokumentów kosztowych, które wystawili nam nasi kontrahenci. Dzięki temu nasza księgowa widzi wszystkie operacje niemal w czasie rzeczywistym. A zatem, odpada żmudny obowiązek, tj. przesyłanie plików PDF czy skanów papierowych dokumentów.
Jeśli jednak zauważysz, że podczas generowania wszystkie opcje poza zarządzaniem są zablokowane, może to oznaczać, że logujesz się jako podmiot niefizyczny (za pomocą pieczęci). W takiej sytuacji należy najpierw nadać odpowiednie uprawnienia konkretnej osobie fizycznej, która dopiero potem będzie mogła wygenerować token autoryzacyjny z pełnym dostępem do operacji fakturowych.
Bezpieczeństwo i zarządzanie dostępami w firmie
Mimo że token autoryzacyjny w KSeF ułatwia codzienne prowadzenie biznesu, wiąże się z nim duża odpowiedzialność. Należy traktować go jak klucz do sejfu z danymi finansowymi firmy. Nigdy nie powinniśmy:
- wysyłać go w wiadomości e-mail bez zabezpieczenia hasłem,
- udostępniać osobom, których tożsamości nie jesteśmy pewni.
Dobrą praktyką jest generowanie osobnych tokenów dla każdego narzędzia lub podmiotu. Może być to np. jeden token dla biura rachunkowego, inny dla własnego systemu magazynowego.
A co w przypadku zakończenia współpracy z danym biurem lub zmiany oprogramowania? Rozwiązanie jest proste: możemy w prosty sposób unieważnić konkretny klucz w KSeF bez wpływu na pozostałe integracje. Jeśli podejrzewasz, że doszło do wycieku danych, najlepiej jest natychmiast wygenerować nowy token i zaktualizować go we wszystkich połączonych systemach.
Podsumowanie
Aby wygenerować token, wystarczy mieć podpis kwalifikowany lub dostęp do profilu zaufanego. Choć obecna technologia oparta na tokenach jest bardzo wygodna, warto mieć na uwadze nadchodzące zmiany. Certyfikat KSeF będzie rozwiązaniem bardziej zaawansowanym, pozwalającym na pracę w sytuacjach awaryjnych bez dostępu do sieci.
Niemniej jednak, na obecnym etapie wdrożenia KSeF, to właśnie tokeny stanowią fundament komunikacji dla większości polskich firm i ich biur rachunkowych.
