Emil Zelma
Zatrudnianie to dla przedsiębiorcy coś znacznie więcej niż podpisanie dokumentów czy ustalenie wynagrodzenia. Zatrudnienie pracownika krok po kroku to m.in. wybór odpowiedniej umowy, zebranie danych i dokumentów, badania lekarskie, szkolenie BHP, zgłoszenie pracownika do ZUS oraz przygotowanie dokumentacji kadrowej.
Spis treści
ukryj
Krok 1. Pracodawca wybiera formę zatrudnienia i ustala koszty
Pierwsza decyzja dotyczy tego, na jakiej podstawie firma zamierza zatrudniać. Umowa o pracę oznacza nawiązanie stosunku pracy, a co za tym idzie – wymóg stosowania się do przepisów Kodeksu pracy. Można zawrzeć umowę na:
- okres próbny
- czas określony,
- czas nieokreślony.
Niezależnie od rodzaju umowy trzeba m.in. ustalić stanowisko, miejsce wykonywania obowiązków, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia oraz wynagrodzenie za pracę. Już na tym etapie warto policzyć, ile kosztuje zatrudnienie pracownika, ponieważ pensja brutto nie jest pełnym wydatkiem firmy. Koszt pracodawcy obejmuje również finansowane przez niego składki, a w określonych przypadkach także wpłaty na PPK czy inne świadczenia.
| Warto wiedzieć Forma zatrudnienia wpływa przy tym na sposób rozliczeń. Inaczej wygląda umowa o pracę, a inaczej umowa zlecenie, szczególnie gdy zleceniobiorca jest jednocześnie własnym pracownikiem danego przedsiębiorstwa. Dlatego koszty zatrudnienia w 2026 r. najlepiej analizować dla konkretnej osoby i konkretnej umowy, a nie wyłącznie według kwoty wynagrodzenia brutto. |
Krok 2. Kandydat przekazuje wymagane dokumenty i dane
Zanim nowa osoba trafi na pracowniczą listę płac, trzeba zebrać informacje potrzebne do przygotowania dokumentacji. Kandydat może zostać poproszony m.in. o dane identyfikacyjne i kontaktowe, a gdy jest to uzasadnione charakterem stanowiska, także o informacje dotyczące:
- wykształcenia,
- kwalifikacji,
- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Potrzebne mogą być świadectwa pracy, dyplomy i inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje. Zakres danych nie powinien być jednak rozszerzany dowolnie. Pracodawca powinien opierać się na przepisach Kodeksu pracy i rzeczywistych potrzebach związanych z zatrudnieniem.
W praktyce dokumenty związane z przyjęciem osoby do firmy obejmują także:
- kwestionariusze osobowe,
- informacje potrzebne do wypłaty wynagrodzenia (m.in. nr rachunku bankowego),
- PIT-2,
- oświadczenie pracownika dotyczące określonych uprawnień,
- dane potrzebne do zgłoszeń ubezpieczeniowych.
Dobrze przygotowany pakiet dokumentów ogranicza późniejsze poprawki i ułatwia założenie akt osobowych.
Krok 3. Badania lekarskie i szkolenie BHP przed rozpoczęciem pracy
W przypadku umowy o pracę bardzo ważnym punktem checklisty są badania lekarskie. Pracodawca wystawia skierowanie, w którym określa stanowisko oraz czynniki szkodliwe lub uciążliwe występujące w środowisku pracy. Badania profilaktyczne są finansowane przez pracodawcę. Co do zasady pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania obowiązków bez aktualnego orzeczenia potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy trzeba również przeprowadzić wymagane szkolenie BHP. Szkolenie pracownika obejmuje odpowiednie instruktaże, a jego odbycie powinno zostać udokumentowane. To jeden z tych elementów, których nie warto odkładać „na później”. Zatrudnienie pracownika wymaga bowiem wykonania określonych czynności jeszcze przed rozpoczęciem przez niego normalnej pracy.
Krok 4. Umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia
Kolejny etap to podpisanie umowy o pracę. Najbezpieczniej zawrzeć umowę na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Powinna ona wskazywać m.in. strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia, rodzaj i miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia obowiązków. Jeżeli umowa nie została wcześniej zawarta pisemnie, pracodawca musi najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy pisemnie potwierdzić ustalenia dotyczące stron, rodzaju i warunków umowy.
Na samej umowie formalności się nie kończą. Informacja o warunkach zatrudnienia obejmuje m.in.:
- normy czasu pracy,
- zasady udzielania urlopu,
- informacje o rozliczaniu nadgodzin,
- częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- procedurę rozwiązania stosunku pracy.
Krok 5. Zgłoszenie pracownika do ZUS i PPK
Po nawiązaniu stosunku pracy trzeba zgłosić pracownika do ZUS. Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. W przypadku typowej umowy o pracę zgłoszenie pracownika odbywa się na formularzu ZUS ZUA. Jeżeli pracownik chce objąć ubezpieczeniem zdrowotnym uprawnionych członków rodziny, odpowiednie dane również przekazuje za pośrednictwem pracodawcy.
Osobnym punktem są Pracownicze Plany Kapitałowe. W zależności od wieku pracownika, okresu zatrudnienia, wcześniejszego uczestnictwa i ewentualnej deklaracji rezygnacji pracodawca powinien ustalić, czy oraz kiedy należy zapisać pracownika do PPK. Nie warto więc traktować PPK jako formalności wykonywanej automatycznie razem z ZUS – obowiązują tu odrębne terminy i zasady.
Krok 6. Akta osobowe pracownika i dokumentacja kadrowa
Akta osobowe pracownika trzeba prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Trafiają do nich m.in. dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, potwierdzenia odbycia szkolenia BHP, dokumentacja badań oraz oświadczenia pracownika. W kolejnych częściach akt przechowuje się także dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej, ustania zatrudnienia oraz kontroli trzeźwości pracownika, jeżeli taka dokumentacja powstaje.
Krok 7. Wynagrodzenie, premie i benefity trzeba prawidłowo rozliczać
Po zatrudnieniu zaczynają się regularne obowiązki pracodawcy związane z naliczaniem wynagrodzenia, składek ZUS i podatku. Jeżeli pracownik otrzymuje premię, nagrodę lub bonus, trzeba ustalić sposób rozliczenia świadczenia i moment ujęcia kosztu. Podobnej analizy wymagają benefity, np. dofinansowanie posiłków, ponieważ ich skutki podatkowe i składkowe zależą od rodzaju świadczenia oraz zasad jego finansowania.
Warto więc już podczas zatrudnienia nowego pracownika określić nie tylko podstawową pensję, lecz także zasady przyznawania dodatkowych składników wynagrodzenia. Pozwala to lepiej oszacować rzeczywisty koszt pracodawcy i ograniczyć problemy przy późniejszym naliczaniu płac.
Krok 8. Dobre oprogramowanie ogranicza liczbę ręcznych formalności
Prowadzenie firmy ułatwiają nie tylko zmiany i deregulacja przepisów, ale również odpowiednio dobrane narzędzia. Przykładem jest Mobilna Faktura, która łączy fakturowanie online z obsługą KSeF, KPiR, JPK, księgowości oraz funkcjami kadr i płac. System umożliwia też m.in. prowadzenie dokumentów, obsługę umów cywilnoprawnych i zleceniobiorców oraz korzystanie z danych firmy z poziomu przeglądarki. Automatyzacja takich procesów nie usuwa obowiązków pracodawcy, ale pozwala ograniczyć ręczne przepisywanie danych i uporządkować codzienną administrację.
Zatrudnienie pracownika krok po kroku – co sprawdzić na końcu?
Przed pierwszym dniem pracy warto jeszcze raz przejść przez całą procedurę i sprawdzić, czy:
- wybrano właściwą formę zatrudnienia?
- udało się zawrzeć umowę i zgromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy?
- pracownik ma aktualne orzeczenie lekarskie i przeszedł szkolenie BHP?
- pracownik otrzymał wymagane informacje i zapoznał się z regulacjami obowiązującymi w firmie?
- przygotowano akta osobowe pracownika i wykonano zgłoszenie do ZUS, a także czy zweryfikowano obowiązki dotyczące PPK?
Taka checklista sprawia, że zatrudnienie pracownika na umowę o pracę staje się uporządkowanym procesem zamiast serią przypadkowo wykonywanych formalności. Pracodawca powinien szczególnie pilnować czynności, które muszą zostać wykonane przed dopuszczeniem pracownika do pracy oraz tych, dla których przepisy przewidują konkretne terminy. Dzięki temu nowy pracownik może rozpocząć pracę zgodnie z przepisami, a firma od początku ma uporządkowaną dokumentację kadrową.
