Wdrożenie JPK_KR_PD wymaga czegoś więcej niż wygenerowania pliku z programu księgowego. Przedsiębiorca powinien wcześniej przeanalizować:
- plan kont,
- sposób prowadzenia ewidencji,
- przypisanie wymaganych znaczników.
W praktyce mapowanie kont księgowych jest jednym z najważniejszych etapów przygotowania do JPK CIT. Jeżeli jedno konto obejmuje operacje o różnym charakterze bilansowym lub podatkowym, może być konieczne rozwinięcie analityki. Zmiany powinny znaleźć odzwierciedlenie również w dokumentacji, dlatego polityka rachunkowości JPK_KR_PD, plan kont i konfiguracja systemu finansowo-księgowego muszą być ze sobą spójne.
JPK_KR_PD wymaga odpowiedniego przygotowania ksiąg rachunkowych
JPK_KR_PD służy przekazywaniu danych z ksiąg rachunkowych wraz z informacjami potrzebnymi do rozliczenia podatku dochodowego. Obowiązek raportowania jest wprowadzany etapami i obejmuje kolejne grupy podmiotów prowadzących księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych. Oznacza to, że obowiązkowy JPK dla spółek wpływa nie tylko na sposób przesyłania danych, ale także na organizację ewidencji księgowej.
Raportowanie obejmuje JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Pierwsza struktura zawiera:
- informacje pochodzące z ksiąg rachunkowych,
- dane związane z rozliczeniem podatku dochodowego.
JPK_ST_KR natomiast dotyczy ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przygotowanie do nowych obowiązków powinno więc obejmować zarówno księgę główną i plan kont, jak również ewidencję majątku. To ważny element procesu, jakim jest cyfryzacja księgowości.
Mapowanie kont należy zacząć od planu kont
Pierwszym etapem powinien być przegląd obecnego zakładowego planu kont. Trzeba sprawdzić, czy jego konstrukcja pozwala jednoznacznie raportować wymagane dane. Szczególnej uwagi wymagają konta obejmujące operacje o różnym charakterze podatkowym. Jeżeli na jednym koncie księgowane są jednocześnie:
- koszty podatkowe,
- wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów,
potrzebna może być dodatkowa analityka.
| Warto wiedzieć Dostosowanie planu kont powinno objąć konta bilansowe, konta wynikowe, konta rozrachunkowe i – jeżeli są wykorzystywane – konta pozabilansowe. Trzeba również sprawdzić powiązania kont analitycznych z kontami syntetycznymi. Celem nie jest rozbudowanie całego planu kont bez potrzeby, ale takie uporządkowanie ewidencji, aby dane wymagane przez JPK_KR_PD można było uzyskać bez ręcznego dzielenia zapisów dopiero podczas tworzenia pliku. |
Jak przypisać znaczniki i przeprowadzić mapowanie kont?
Kolejnym krokiem jest właściwe mapowanie kont. Do kont księgowych należy przypisać znacznik odpowiadający ich rzeczywistej funkcji. Znaczniki JPK_KR_PD pozwalają powiązać dane z ksiąg między innymi z odpowiednimi pozycjami:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat.
Nie należy kierować się wyłącznie numerem lub nazwą konta. Istotna jest treść ekonomiczna ujmowanych na nim operacji. Ten sam znacznik może być przypisany do kilku kont, natomiast konto aktywno-pasywne może wymagać oznaczeń odpowiadających jego prezentacji w aktywach i pasywach. W przypadku kont wynikowych znaczenie ma również wariant rachunku zysków i strat stosowany przez jednostkę. Jeżeli firma prowadzi ewidencję kosztów jednocześnie w zespołach 4 i 5, znaczniki kont trzeba odpowiednio uwzględnić w obu grupach.
| Warto wiedzieć Bardzo ważny jest także znacznik kont syntetycznych. Mapowanie nie powinno ograniczać się wyłącznie do najbardziej szczegółowych kont analitycznych. Firma powinna sprawdzić strukturę zależności między kontami oraz zgodność przypisanych oznaczeń z zasadami raportowania JPK_KR_PD. |
Znaczniki podatkowe wymagają dodatkowej kontroli
Osobnej analizy wymagają znaczniki podatkowe, ponieważ JPK_KR_PD zawiera informacje pozwalające powiązać wynik bilansowy z wynikiem podatkowym. Jeżeli firma wyodrębnia na kontach wynikowych:
- koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów,
- przychody niewchodzące do podstawy opodatkowania,
właściwe konta mogą wymagać dodatkowego oznaczenia podatkowego PD. Jeżeli takie rozliczenia prowadzone są przy wykorzystaniu kont pozabilansowych, również one muszą zostać uwzględnione.
Błędy w mapowaniu kont mogą więc prowadzić nie tylko do problemów technicznych przy generowaniu pliku JPK_KR_PD, lecz także do niespójności danych dotyczących podatku dochodowego. Przed wysyłką warto wygenerować plik testowy i sprawdzić część RPD, która służy prezentacji różnic pomiędzy wynikiem bilansowym a podatkowym. Kontrola powinna obejmować zarówno poprawność techniczną struktury JPK, jak i zgodność danych z ewidencją księgową.
Polityka rachunkowości JPK_KR_PD powinna uwzględniać mapowanie
Techniczne przypisanie znaczników nie kończy przygotowania firmy. Polityka rachunkowości JPK_KR_PD powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi prowadzenia ksiąg. Warto określić w niej zasady:
- tworzenia nowych kont,
- rozwijania analityki,
- przypisywania znaczników do kont.
Dzięki temu nowe konto utworzone w trakcie roku nie zostanie pominięte podczas późniejszego raportowania.
Należy również ustalić odpowiedzialność za aktualizację mapowania. Firma powinna określić, kto zatwierdza przypisanie znaczników, kto aktualizuje mapowanie po zmianach zakładowego planu kont oraz kto kontroluje plik JPK_KR_PD przed wysyłką. Przydatnym rozwiązaniem jest tabela zawierająca:
- numer i nazwę konta,
- jego funkcję,
- właściwy znacznik,
- ewentualne oznaczenie podatkowe.
JPK_KR_PD w systemie trzeba przetestować
Przygotowanie do JPK_KR_PD powinno obejmować test systemu finansowo-księgowego na rzeczywistych danych. Program musi poprawnie przenosić znaczniki do struktury XML oraz obsługiwać dane wymagane przez JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Weryfikacji powinny podlegać również:
- środki trwałe,
- wartości niematerialne i prawne,
- operacje powodujące różnice pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym.
Samo techniczne wygenerowanie pliku nie potwierdza jeszcze jego poprawności. Trzeba porównać obroty, salda i zapisy księgowe z danymi źródłowymi oraz sprawdzić kompletność części podatkowej. Dopiero taki test pokazuje, czy JPK_KR_PD w systemie został rzeczywiście prawidłowo wdrożony.
Cyfryzacja księgowości wymaga dobrego oprogramowania
Rosnąca liczba cyfrowych obowiązków sprawia, że prowadzenie biznesu ułatwiają nie tylko zmiany przepisów, ale również odpowiednio dobrane narzędzia. Przykładem jest Mobilna Faktura, która umożliwia fakturowanie online oraz obsługę KSeF 2.0 z komputera i urządzeń mobilnych. Program ten wspiera również prowadzenie wybranych ewidencji i obsługę plików JPK.
| Warto wiedzieć Cyfryzacja księgowości daje największe korzyści wtedy, gdy dane są wprowadzane w uporządkowany sposób i mogą być później wykorzystywane w kolejnych procesach bez ręcznego przepisywania informacji. |
Przygotowanie do JPK_KR_PD warto rozpocząć przed końcem roku
Największym ryzykiem jest pozostawienie mapowania kont do momentu sporządzenia pliku. Jeżeli problem wynika z konstrukcji planu kont lub sposobu prowadzenia ewidencji, po zakończeniu roku jego poprawienie może wymagać czasochłonnej analizy zapisów.
Dlatego wdrożenie JPK CIT warto rozpocząć od przeglądu planu kont pod kątem nowych wymogów, rozdzielenia operacji wymagających odmiennego traktowania, przypisania znaczników oraz aktualizacji polityki rachunkowości. Następnie trzeba przetestować generowanie pliku JPK_KR_PD i zgodność danych z księgami. Dzięki temu wysyłka JPK_KR_PD staje się ostatnim etapem uporządkowanego procesu, a nie próbą dostosowania całego planu kont tuż przed terminem raportowania.
