Redakcja K24
Projekt e-VAT i KeKR to część pakietu „Deregulacja 2.0” i projektu ustawy oznaczonego numerem UD473. Ministerstwo Finansów chce, aby fiskus sam wstępnie wypełniał JPK_VAT. Ponadto planuje darmową aplikację, która ma zastąpić tradycyjne kasy rejestrujące. Brzmi jak mniej pracy, jednak za automatyzacją idą nowe obowiązki. Przede wszystkim chodzi o krótszy termin wystawiania faktur i możliwą wymianę starszych urządzeń. Poniżej wyjaśniamy, co to oznacza w codziennej księgowości.
Co zakłada projekt e-VAT i KeKR
Na razie mówimy o projekcie, a nie o obowiązującym prawie. Szczegóły, w tym terminy wejścia w życie, mogą się jeszcze zmienić w toku prac legislacyjnych. Mimo to kierunek jest jasny i warto go znać już teraz. Ogólny opis zmian znajdziesz w naszym tekście o tym, jak Ministerstwo Finansów automatyzuje rozliczenia. W tym artykule skupiamy się natomiast na praktyce.
e-VAT – deklaracja przygotowana przez fiskusa
Idea jest prosta. Skarbówka ma już dane o fakturach z KSeF. Dlatego może na ich podstawie przygotować projekt ewidencji i deklaracji JPK_VAT. Podatnik lub księgowy ma ten projekt sprawdzić, uzupełnić i zatwierdzić. W efekcie część ręcznego przepisywania danych zniknie.
KeKR – aplikacja zamiast kasy
Drugi filar to KeKR, czyli bezpłatna aplikacja ministerstwa. Ma ona pełnić funkcję kasy rejestrującej, na przykład na smartfonie lub tablecie. Dzięki temu mały sklep czy usługodawca nie musiałby kupować osobnego urządzenia. Oznacza to także mniejsze koszty serwisu i przeglądów.
e-VAT w praktyce: kto odpowiada za dane w JPK_VAT
Automatycznie przygotowana deklaracja nie przenosi odpowiedzialności na urząd. Podatnik nadal odpowiada za poprawność rozliczenia. Zatem każdy projekt JPK_VAT trzeba będzie zweryfikować, zanim się go zatwierdzi.
Fiskus widzi faktury, ale nie zna wszystkich okoliczności zakupu. Nie wie na przykład, czy samochód służy wyłącznie firmie. Nie wie też, czy zakup dotyczy sprzedaży zwolnionej. Z kolei część danych w ogóle nie trafia do KSeF, np. niektóre dokumenty wewnętrzne czy import usług.
Przykład: paliwo do auta używanego mieszanie
Firma kupuje paliwo za 1 230 zł brutto, w tym 230 zł VAT. Auto służy celom mieszanym, więc przysługuje odliczenie 50% podatku, czyli 115 zł. Jeśli projekt deklaracji wykaże pełne 230 zł, a księgowy tego nie poprawi, firma zawyży VAT naliczony o 115 zł. W skali roku i kilku pojazdów taka różnica szybko rośnie.
| Pozycja | Projekt e-VAT | Poprawne rozliczenie |
|---|---|---|
| Wartość brutto faktury | 1 230 zł | 1 230 zł |
| VAT z faktury | 230 zł | 230 zł |
| VAT do odliczenia | 230 zł | 115 zł |
| Różnica | 115 zł zawyżonego odliczenia |
W praktyce rola księgowego przesunie się więc z wpisywania danych na ich kontrolę. Warto już teraz opisywać faktury kosztowe tak, aby od razu było wiadomo, w jakiej części przysługuje odliczenie.
Krótszy termin na fakturę – co zmienić w firmie
Automatyczny JPK_VAT wymaga, aby faktury szybko trafiały do systemu. Dlatego projekt przewiduje skrócenie terminów ich wystawiania. Obecnie, co do zasady, fakturę można wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi. Nowy termin ma być krótszy, choć ostateczne brzmienie przepisu warto śledzić.
Przykładowo: dostawa nastąpiła 3 marca. Dziś faktura może powstać nawet 15 kwietnia. Po zmianie firma może mieć na to wyraźnie mniej czasu. To uderzy przede wszystkim w przedsiębiorców, którzy fakturują zbiorczo raz w miesiącu.
Co warto przygotować:
- harmonogram fakturowania – zamiast jednego terminu w miesiącu częstsze wystawianie faktur,
- obieg dokumentów – protokoły odbioru i zestawienia robocizny muszą szybciej trafiać do osoby, która wystawia fakturę,
- umowy z klientami – zapisy o rozliczeniach miesięcznych mogą wymagać aktualizacji,
- zastępstwa – urlop jednej osoby nie może blokować sprzedaży.
KeKR a obecne kasy rejestrujące – czy wymieniać sprzęt
Na razie nie ma powodu, aby w pośpiechu pozbywać się kasy online. Obecne urządzenia działają na dotychczasowych zasadach. Jednak projekt zakłada, że starsze modele mogą wymagać wymiany. Dlatego przed zakupem nowej kasy lub podpisaniem długiej umowy serwisowej warto się zatrzymać.
Sprawdź przede wszystkim:
- jaki typ kasy masz i kiedy kończy się jej okres użytkowania,
- na jak długo zawarłeś umowę serwisową i czy możesz ją wcześniej rozwiązać,
- czy kasa jest środkiem trwałym, który wciąż amortyzujesz,
- czy korzystałeś z ulgi na zakup kasy i jakie warunki musisz jeszcze spełnić.
Ostatni punkt jest istotny. Przy uldze na kasę obowiązują określone warunki dotyczące jej używania. Zanim więc przejdziesz na aplikację, upewnij się, że rezygnacja z urządzenia nie spowoduje obowiązku zwrotu ulgi.
Jeśli kasa jest środkiem trwałym, a przestajesz jej używać, rozważ likwidację w ewidencji. Niezamortyzowaną wartość księguje się wtedy zgodnie z zasadami podatku dochodowego, a sam fakt likwidacji warto udokumentować protokołem.
Co zrobić już teraz – lista dla firmy i biura rachunkowego
Zmiany z projektu nie zaczną obowiązywać z dnia na dzień. Mimo to przygotowanie warto rozłożyć w czasie. Szerszy kontekst daje nasz przewodnik po zmianach w VAT, e-VAT i e-kontrolach. Natomiast konkretne kroki są następujące:
- uporządkuj dane w KSeF – błędne faktury sprzedażowe przełożą się wprost na projekt deklaracji,
- przygotuj listę zakupów z ograniczonym odliczeniem, np. samochody, noclegi, gastronomia,
- zidentyfikuj transakcje spoza KSeF, które co miesiąc trzeba dopisać ręcznie,
- w biurze rachunkowym ustal z klientami, kto i do kiedy zatwierdza projekt JPK_VAT,
- zinwentaryzuj kasy rejestrujące i umowy serwisowe.
Warto także śledzić cały pakiet zmian. Więcej o pozostałych propozycjach przeczytasz w tekście o pakiecie deregulacyjnym.
Skutki błędów – czego nie zmieni automatyzacja
Zatwierdzenie błędnego projektu deklaracji to nadal błąd podatnika. Skutki mogą być takie jak dziś: zaległość podatkowa, odsetki za zwłokę, a w poważniejszych przypadkach odpowiedzialność karna skarbowa. Co więcej, szybszy przepływ danych oznacza, że urząd szybciej wychwyci rozbieżności.
Gdy błąd już się zdarzy, trzeba złożyć korektę. Procedurę opisujemy w poradniku, jak skorygować plik JPK_VAT. Termin złożenia JPK_VAT, czyli co do zasady 25. dzień miesiąca po okresie rozliczeniowym, obecnie się nie zmienia. Jednak w przyszłości warto planować kontrolę projektu deklaracji kilka dni przed tym terminem.
Podsumowanie
Projekt e-VAT i KeKR ma zmniejszyć biurokrację i koszty, zwłaszcza w małych firmach. Fiskus przygotuje projekt JPK_VAT, a darmowa aplikacja może zastąpić kasę rejestrującą. Odpowiedzialność za rozliczenie zostaje jednak po stronie podatnika. Dlatego kluczowe będą: kontrola odliczeń, szybsze fakturowanie i rozsądne decyzje o sprzęcie. Na razie to projekt, więc warto przygotować procesy, ale z zakupami i rozwiązywaniem umów poczekać na ostateczny kształt przepisów.
Zdjęcie: Campaign Creators / Unsplash
